Impression sécurisée : Comment imprimer des documents confidentiels en toute sécurité
8 façons efficaces d'imprimer des documents confidentiels en toute sécurité
Avant de vous présenter des méthodes infaillibles pour imprimer vos documents confidentiels en toute sécurité, il est essentiel que vous compreniez les points de vulnérabilité de vos impressions. Imaginez le parcours d'une impression : des vulnérabilités existent avant, pendant et après l'impression. Pour protéger vos impressions, il est donc indispensable de les sécuriser à chaque étape de leur cycle de vie.
1. Autorisation d'impression sécurisée
C'est le principe fondamental de l'impression sécurisée. La fonction « Secure Print Release » empêche l'impression automatique des documents. Ces derniers restent en attente dans une file d'attente jusqu'à ce que l'utilisateur se présente devant l'imprimante pour les récupérer. L'impression ne se déclenche que lorsque l'utilisateur confirme sa présence.
2. Impression à la demande (également appelée impression à la demande)
L'impression sécurisée peut sembler contraignante, car il faudrait se rendre systématiquement à la même imprimante. C'est là que l'impression à la demande ou l'impression « Localisez-moi » s'avèrent utiles. Avec l'impression « Localisez-moi », votre tâche d'impression est placée dans une file d'attente virtuelle sur toutes les imprimantes compatibles de votre lieu de travail. Elle ne s'imprimera que sur l'imprimante à laquelle vous vous rendrez après vous être authentifié avec votre identifiant.
3. Authentification de l'utilisateur
Toute impression sécurisée repose sur l'authentification. Pour récupérer un document, vos utilisateurs doivent vérifier leur identité afin de confirmer qu'il s'agit bien d'eux, la personne ayant lancé l'impression. L'impression sécurisée et l'impression « Trouver-moi » sont possibles grâce à l'authentification utilisateur . Voici les différentes manières de configurer l'authentification dans votre environnement d'impression.
Autorisation par lecteur de carte - Les utilisateurs s'authentifient à l'aide d'une carte/d'un porte-clés/d'un badge de sécurité
Déverrouillage du code PIN - Les utilisateurs s'authentifient à l'aide d'un code numérique personnalisé.
Téléphone mobile - Les utilisateurs vérifient en libérant leur compte avec leur téléphone mobile
Nom d'utilisateur/mot de passe - Les utilisateurs s'authentifient avec leurs informations personnelles confidentielles.
Authentification à deux facteurs (2FA)
Pour renforcer votre authentification , vous pouvez configurer l'authentification à deux facteurs (2FA). Cette option est disponible pour de nombreux services téléphoniques, bancaires et logiciels. Pour vérifier votre identité, vous devez fournir deux formes d'authentification, qui peuvent être une combinaison de celles mentionnées ci-dessus (par exemple, un code PIN et une carte/un porte-clés/un badge de sécurité).
4. Sécurisez votre imprimante multifonction avec un logiciel embarqué
Améliorez l'expérience utilisateur de votre imprimante grâce à un logiciel de gestion d'impression intégré. Ce logiciel automatise des fonctionnalités telles que l'authentification des utilisateurs pour l'impression sécurisée et l'impression à distance. Sécuriser votre imprimante multifonction avec un logiciel de gestion d'impression centralisé simplifie son utilisation pour les utilisateurs, tout en offrant aux administrateurs système une console d'administration centralisée pour la configuration et la mise en œuvre de protocoles et de paramètres sécurisés.
5. Chiffrement
Le chiffrement est la pierre angulaire des technologies de communication sécurisées. C'est pourquoi nous utilisons les services bancaires mobiles en ligne sans hésiter. Toutes les données sont brouillées lors de l'impression grâce à un logiciel de gestion d'impression, ce qui renforce la protection de votre environnement d'impression. Nos solutions cloud natives PaperCut Hive et PaperCut Pocket sont dotées d'un chiffrement de bout en bout : toutes les métadonnées sont chiffrées au repos et en transit à l'aide d'une clé en trois parties. Avec nos solutions auto-hébergées, PaperCut NG et PaperCut MF, les documents sensibles et confidentiels sont protégés par le chiffrement des fichiers spouleur à l'aide de l'algorithme AES-256-GCM, qui utilise également des clés multiparties : chaque tâche d'impression possède ainsi une clé de chiffrement unique.
6. Imprimer les politiques
Définissez des règles et des directives pour garantir les meilleures pratiques d'impression sécurisée par défaut. Les administrateurs système peuvent configurer de simples rappels contextuels ou appliquer automatiquement des règles telles que le marquage numérique et la signature numérique (voir ci-dessous).
7. Documenter les soins post-mortem
Protéger vos informations confidentielles après l'impression est sans doute l'aspect le plus délicat de la sécurité d'impression. Les logiciels de gestion d'impression vous offrent diverses options pour sécuriser vos documents imprimés une fois qu'ils sont sur papier :
Journalisation - Consultez l'origine, l'heure, l'utilisateur et les détails du document pour une tâche d'impression.
Archivage - consulter le document original si nécessaire
Rapports - des informations personnalisables sur votre environnement d'impression
Tatouage numérique et signature numérique : traçabilité et identification de l’utilisateur et de la source du travail d’impression
Découvrez-en plus sur les outils de visibilité d'impression de PaperCut pour la sécurité des documents.
8. Parlez-en à votre partenaire d'impression
Nous vous recommandons vivement de discuter avec votre partenaire d'impression des mesures à prendre pour sécuriser vos documents confidentiels. Ce sont des experts de terrain qui accompagnent régulièrement des organisations de toutes tailles et de tous secteurs pour répondre à leurs différents besoins en matière de protection des informations confidentielles et sensibles.
Lisez l'article original de PaperCut Software. Kieron Byatt ici.
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