Assurer la sécurité des enseignants et des élèves grâce à l'impression de votre école

La sécurité a toujours été primordiale dans les établissements scolaires. Cela englobe la sécurité des données (que nous avons abordée plus en détail ici ), mais aussi le bien-être physique des élèves, des enseignants et du personnel.

La COVID étant presque derrière nous, nous devons réfléchir à l'impression et à son impact sur la santé publique. Après tout, l'impression est l'un des derniers points de contact physique dans un monde numérique. Nous en avons toujours besoin, et nous devons continuer à le faire en toute sécurité.

En matière d’impression, il existe trois domaines d’intervention prioritaires pour protéger votre école :

1. Impression sans contact

2. Éviter l'encombrement de l'imprimante

3. Activation simple pour l'impression à domicile

Où que vous soyez et où que vous travailliez, les administrateurs système ont besoin d'outils pour déployer des mesures de sécurité rapidement et de manière flexible, en fonction des besoins individuels de leur école.

Les fonctionnalités de PaperCut, comme l'impression « Localisez-moi » , et les outils comme l'impression mobile PaperCut répondent à ces trois exigences de sécurité. Mais voyons d'autres mesures que vous pouvez prendre pour sécuriser l'environnement d'impression de votre établissement scolaire.

Comprendre les risques liés à la sécurité de l'impression

Les deux principaux risques liés à l'impression en milieu scolaire sont les fuites de données et la transmission de germes au niveau de l'imprimante multifonction. Ces deux risques concernent les élèves et le personnel et nécessitent des solutions légèrement différentes. Si votre école possède une imprimante 3D, il existe également un risque de brûlures, d'émissions et de particules ultrafines. L'impression 3D est un véritable nid de guêpes à base de résine.

L’important est de reconnaître que les salles d’impression et les MFD des écoles peuvent être risqués – l’astuce consiste à anticiper les risques et à mettre en place des mesures de contrôle.

Mise en œuvre de pratiques d'impression sécurisées dans les écoles

La sécurité informatique dans les écoles est assez standard, et nous supposons que vous disposez déjà d'une équipe informatique qui surveille l'accès au réseau. Mais ne négligez pas votre environnement d'impression, surtout si vous utilisez l'impression cloud via Internet. C'est un vecteur d'attaque évident pour les pirates informatiques et une vulnérabilité courante dans les systèmes scolaires, notamment avec des centaines d'utilisateurs, des appareils dispersés et des élèves imprimant depuis chez eux via leur routeur Wi-Fi.

Voici quelques conseils pour mettre en œuvre des pratiques d’impression sécurisées dans les écoles :

1. Mettre en place des contrôles d'accès. Pour commencer, vous devez restreindre l'accès à l'impression en mettant en place des systèmes d'authentification des utilisateurs. Idéalement, à chaque étape, de la création à la publication des travaux d'impression. Cela garantit que seuls les étudiants et le personnel autorisés peuvent accéder aux ressources d'impression.

2. Enseignez les bases. C'est logique dans un établissement scolaire, non ? Un environnement d'impression est toujours aussi sûr que ses utilisateurs. Assurez-vous donc que les élèves et le personnel sont tous formés aux pratiques d'impression sûres. Cela inclut la sécurité des données et la sécurité physique. Créez des affiches pour votre salle d'impression avec des points simples que les élèves peuvent suivre.

3. Utilisez des quotas d'impression. Ce conseil est judicieux pour plusieurs raisons (notamment le coût !), mais c'est aussi une mesure de sécurité pratique. Les quotas d'impression permettent d'éviter les impressions excessives, réduisant ainsi le risque que des informations sensibles soient laissées sans surveillance sur le MFD. Vous pouvez également sensibiliser les étudiants et le personnel à la réduction des impressions inutiles.

4. Pensez numérique. Encouragez l'utilisation de documents numériques partout où vous le pouvez. Cela peut impliquer d'investir dans des outils de collaboration numérique, comme Slack ou Google Classroom. L'impression sera parfois nécessaire, mais pour le reste, vous pouvez probablement utiliser une application.

Améliorer la sécurité d'impression grâce à un logiciel de gestion d'impression

Comment un logiciel de gestion d'impression contribue-t-il à la sécurité des impressions ? Plusieurs pistes. Un logiciel de gestion d'impression vous permet de contrôler votre flux d'impression. Plus vous maîtrisez ce contrôle, plus vous pouvez réduire les risques liés aux impressions scolaires, qu'elles soient numériques ou physiques.

Voici comment la gestion de l’impression peut rendre l’impression scolaire plus sûre :

1. Lancement d'impression sans contact. Dans un monde post-COVID, le lancement d'impression sécurisé sans contact est plus important que jamais. Les pavés tactiles des MFD sont un vecteur majeur de transmission de germes – pensez au nombre de doigts qui les touchent chaque jour – alors trouvons une meilleure solution. Grâce à un logiciel de gestion d'impression, vous pouvez lancer des travaux en toute sécurité à l'aide d'une carte magnétique, d'un lancement d'impression mobile ou de terminaux de lancement rapide. Beaucoup plus propre.

2. Évitez la congestion au niveau de l'imprimante multifonction. Grâce à un logiciel de gestion d'impression comme PaperCut, vous pouvez répartir la charge d'impression. Cela permet d'éviter que les impressions ne saturent une seule machine ou que plusieurs utilisateurs ne se regroupent autour de la même imprimante multifonction. La répartition de la charge peut être effectuée manuellement, chaque utilisateur choisissant une imprimante libre, ou automatiquement via Impression Find-Me .

3. Imprimez depuis chez vous, où que vous soyez. Vous pouvez utiliser PaperCut Pocket ou PaperCut Hive pour suivre vos impressions au travail ET à la maison. C'est facile à configurer et il suffit d'utiliser l'application mobile pour imprimer vos impressions à domicile.

La sécurité des impressions dans les établissements scolaires n'est pas figée. Elle doit évoluer en fonction des besoins de l'organisation et des dernières tendances en matière de technologies d'impression. Il est donc important d'adopter une démarche d'évaluation continue. Les audits annuels sont utiles, mais les contrôles trimestriels ou mensuels sont encore plus pertinents. Vous trouverez plus d'informations sur l'audit des impressions ici , mais en résumé, il s'agit de vérifier : le volume d'impressions de vos utilisateurs, leur efficacité, le coût pour l'établissement et les mesures à prendre (le cas échéant) pour sécuriser votre environnement d'impression.

Pour en savoir plus sur le logiciel PaperCut, cliquez ici .