Administrateurs système : 11 astuces pour contourner les problèmes d’impression !

Peu de professionnels comprennent vraiment la situation difficile des administrateurs système. En théorie, vous n'avez qu'une seule tâche. Mais cette tâche vous oblige à endosser de multiples rôles. 

Bien sûr, vous devrez gérer des systèmes. Mais vous serez également amené à gérer des environnements virtualisés, des serveurs, des réseaux et des appareils de toutes sortes. Nous savons aussi, de façon avérée, que les administrateurs système seront chargés de tâches comme l'installation des bureaux et la réparation des lave-vaisselle en panne. Et si l'un de ces éléments ne fonctionne pas (oui, même le lave-vaisselle !), vous devrez tout savoir à ce sujet. 

Nous savons aussi que, parmi tous les éléments que vous gérez, il y a une technologie qui vous cause constamment des maux de tête : les imprimantes. Qu'il s'agisse de problèmes de compatibilité, de mises à jour de pilotes ou de connectivité, nous sommes prêts à parier que les imprimantes font partie de vos tâches les moins appréciées. Et c'est un euphémisme.

Eh bien, ça tombe bien ! S'il y a bien une chose que PaperCut Software maîtrise, ce sont les imprimantes. Il se trouve aussi que nombre de nos collaborateurs, des ingénieurs de support technique aux développeurs de logiciels, étaient autrefois administrateurs système. 

Nous comprenons donc les difficultés rencontrées par les administrateurs système. C'est pourquoi nous avons compilé nos 11 meilleures astuces d'impression pour vous simplifier la vie. Car faciliter le quotidien des administrateurs système est ce qui nous motive chaque matin.

D'abord, éteignez-le puis rallumez-le… Je plaisante. Enfin, presque… On en reparlera…

1. Pilotes d'impression universels

L'un des principaux inconvénients liés à la gestion des imprimantes est la nécessité constante d'installer et de mettre à jour les pilotes pour chaque périphérique. Cela peut s'avérer particulièrement complexe si vous possédez un grand nombre d'imprimantes ou si vous travaillez dans un environnement où de nouvelles imprimantes sont fréquemment ajoutées. 

Une solution à ce problème consiste à utiliser des pilotes d'impression universels (UPD). Conçus pour fonctionner avec une large gamme d'imprimantes, ces pilotes sont souvent fournis par les fabricants eux-mêmes. Grâce aux UPD, vous n'aurez plus besoin d'installer et de mettre à jour constamment les pilotes de chaque imprimante de votre parc, ce qui simplifiera la gestion de votre parc.

2. Pilotes d'imprimante génériques du fabricant

Puisqu'on parle de pilotes, si les pilotes UPD ne fonctionnent pas, faites simple et utilisez des pilotes d'imprimante génériques. S'ils sont disponibles, bien sûr. Ce sont des versions simplifiées des pilotes d'imprimante complets, généralement dépourvues des images et fonctionnalités superflues. 

Plus important encore, leur taille est généralement bien inférieure (en termes de taille des fichiers du package de pilote) à celle du pilote complet de l'imprimante. Ainsi, le déploiement de pilotes via Microsoft Point and Print ne ralentira pas les connexions VPN de mauvaise qualité. Au fait, si vous n'êtes pas au courant des nouvelles règles concernant Microsoft Point and Print, notamment le problème d'impression, consultez notre article explicatif sur la faille de sécurité du spouleur Windows .

3. Pilote d'imprimante couleur générique MS Publisher

En dernier recours, simplifiez tout.

Utilisez cette solution de contournement comme exemple. Trouvez un pilote ancien, éprouvé, simple et conforme aux normes d'impression. Si cela fonctionne, testez progressivement différents paramètres, ports et protocoles pour identifier l'origine du problème.

Il se peut que le protocole utilisé ne soit pas pris en charge par le périphérique. L'utilisation d'un ancien pilote compatible PCL5 devrait permettre le fonctionnement de la plupart des fonctions sur n'importe quel périphérique.

4. Assistant d'installation d'imprimante Windows 

Oui, toujours au niveau des pilotes. C'est souvent là que commencent les problèmes d'imprimante. Ça paraît évident, mais c'est pour ça que ça fonctionne. Installez toujours le pilote via l'assistant d'installation Windows. N'utilisez surtout pas le fichier .exe du fabricant : il installe une multitude d'autres choses, s'affiche à chaque impression et essaie de vous vendre du toner et autres informations.

Certains fabricants abusent de la communication bidirectionnelle et vérifient l'imprimante à chaque action, ce qui la ralentit. La communication bidirectionnelle ne devrait être nécessaire qu'une seule fois, pour installer les options de finition et les bacs. Ensuite, désactivez-la dans les paramètres du pilote.

N'utilisez jamais, au grand jamais (avec la voix d'André 3000), le pilote que Windows installe automatiquement. Sauf si on est en 1998 et que vous avez une HP LaserJet 4100. Si un pilote est téléchargé sous forme de fichier .exe, extrayez-le dans un dossier temporaire. Ensuite, exécutez l'assistant d'installation de pilotes Windows séparément. Vous pouvez aussi décompresser le fichier .exe avec un logiciel de décompression pour obtenir les pilotes.

Compte tenu de tout cela, une petite mise en garde : si le logiciel print management.msc est installé sur votre PC, utilisez-le pour installer les pilotes et les imprimantes, et n’utilisez pas l’assistant d’installation d’imprimante.

5. Imprimantes virtuelles

Passons aux pilotes. Ils ne poseront aucun problème si vous utilisez des imprimantes virtuelles, c'est-à-dire des logiciels qui convertissent les documents en format imprimable. L'utilisation d'une imprimante virtuelle vous dispense d'installer et de gérer des imprimantes physiques. 

Les imprimantes virtuelles peuvent s'avérer particulièrement utiles pour créer des documents PDF ou d'autres fichiers électroniques faciles à partager et à diffuser. De plus, elles contribuent à réduire le gaspillage de papier et les coûts d'impression. 

6. Contrôle d'accès à l'imprimante

Au-delà de la simple impression, les imprimantes peuvent présenter des risques de sécurité si elles ne sont pas correctement gérées. Pour réduire les risques d'accès non autorisé, il est important de configurer un contrôle d'accès. Cela peut se faire en exigeant des utilisateurs qu'ils saisissent un nom d'utilisateur et un mot de passe avant de pouvoir imprimer. 

De plus, vous pouvez configurer des politiques de contrôle d'accès qui limitent les personnes autorisées à imprimer sur des imprimantes spécifiques, contribuant ainsi à garantir que seuls les utilisateurs autorisés aient accès aux documents sensibles.

7. Micrologiciel de l'imprimante à jour

Comme tout autre appareil technologique, les imprimantes nécessitent des mises à jour régulières pour fonctionner correctement. Il est important de maintenir le micrologiciel de l'imprimante à jour afin d'assurer son fonctionnement efficace et sécurisé. En mettant régulièrement à jour le micrologiciel, vous réduisez les risques de failles de sécurité et améliorez les performances d'impression.

8. VLAN (Réseau local virtuel)

Encore une astuce de sécurité. (Jeu de mots volontaire.) Pour renforcer la sécurité de votre environnement d'impression, placez vos imprimantes sur un VLAN. Les VLAN assurent une séparation logique des périphériques sur un réseau et contribuent à minimiser les risques d'accès non autorisé ou de brèches de sécurité. 

En plaçant les imprimantes sur un VLAN distinct, vous pouvez limiter leur accès aux seuls utilisateurs ou appareils autorisés. Cela permet de prévenir les accès non autorisés et les attaques susceptibles d'exploiter les vulnérabilités du micrologiciel ou du logiciel de l'imprimante. De plus, un VLAN distinct permet de contrôler le trafic réseau et de prioriser les tâches d'impression pour optimiser les performances.

En résumé : seuls les serveurs autorisés peuvent accéder à vos appareils. Cela réduit la surface d’attaque de votre réseau, notamment contre les attaques directes, et limite également les impressions non autorisées et le gaspillage de papier.

9. Paramètres par défaut du pilote d'imprimante

Cette astuce est simple, mais très utile. En gardant tout ce qui précède à l'esprit : il est important de comprendre la différence entre définir les paramètres par défaut du pilote d'imprimante pour l' utilisateur actuel et pour tous les utilisateurs de votre serveur d'impression. 

Les paramètres par défaut du pilote d'imprimante sont ceux utilisés par ce dernier lors de l'impression d'un document. Ces paramètres peuvent inclure des options telles que le format du papier, l'orientation, la qualité et le mode recto verso. Configurer correctement les paramètres par défaut du pilote d'imprimante permet d'améliorer les performances d'impression et de réduire le gaspillage de papier. 

Vous voyez donc comment le fait de définir involontairement des paramètres par défaut pour tous les utilisateurs peut être plus nuisible qu'utile. 

10. Aucun espace dans le nom des actions.

Si vos noms de partage contiennent des espaces, les clients Windows les gèrent correctement. En revanche, si vous utilisez des clients Mac ou Linux qui impriment via votre serveur d'impression Windows en SMB, la présence d'espaces dans les noms de partage peut engendrer des problèmes de compatibilité et de fonctionnement. Cela peut provoquer des erreurs ou des difficultés d'accès ou d'utilisation de la ressource partagée. 

De plus, les espaces dans le nom des parts peuvent compliquer la saisie ou la mémorisation, surtout si le nom est long ou complexe. Optez donc pour un nom court et concis : vous n’aurez aucun souci à vous faire.

11. Logiciel de gestion d'impression

Les logiciels de gestion d'impression constituent un outil précieux et éprouvé pour les administrateurs système gérant un vaste parc d'imprimantes et de photocopieurs. 

Les logiciels de gestion d'impression peuvent fournir des fonctionnalités de surveillance permettant d'obtenir des mises à jour en temps réel sur les performances de l'imprimante, notamment les niveaux d'encre, les consommables de papier et les messages d'erreur. 

En utilisant les fonctions de surveillance de l'imprimante, vous pouvez rapidement identifier et résoudre les problèmes d'imprimante avant qu'ils ne prennent de l'ampleur.

Article original de Kieron Byatt de PaperCut Software.

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