9 raisons pour lesquelles les solutions de gestion d'impression sont essentielles dans l'éducation
Les écoles rencontrent des problèmes d'impression spécifiques.
Contrairement aux lieux de travail classiques, les établissements scolaires disposent souvent de deux réseaux pour l'impression : un réseau principal pour les élèves et un réseau secondaire pour les enseignants et le personnel. Les imprimantes sont généralement connectées à l'un ou l'autre de ces réseaux, ou réparties sur les deux, selon leur utilisation par les élèves.
Sur ces deux réseaux, il y a énormément d'utilisateurs . Et beaucoup d'entre eux impriment rarement. Et quand les étudiants impriment, c'est presque toujours à la dernière minute. C'est souvent source de stress. Ils auraient dû apprendre à imprimer avant d'en avoir un besoin urgent, mais les adolescents ne sont pas vraiment réputés pour leur sens de l'organisation !
Gouverner cet univers de l'impression sans solution de gestion des impressions est une tâche ardue pour les équipes informatiques.
Voici les 9 raisons essentielles pour lesquelles les écoles ont besoin d'un logiciel de gestion d'impression.
1. Impression BYOD
L'ère technologique moderne a complètement bouleversé le monde du travail. Et cela est décuplé pour les établissements scolaires. Non seulement ces derniers doivent répondre aux besoins d'utilisateurs connectés à deux réseaux différents, mais ils doivent également prendre en charge la quasi-totalité des systèmes d'exploitation et des types d'appareils disponibles.
Les imprimantes ne sont pas des ordinateurs. Leur puissance de calcul est limitée et, pour prendre en charge tous les types d'appareils personnels (BYOD), elles ont besoin d'un coup de pouce. C'est là qu'intervient un logiciel de gestion d'impression. PaperCut offre une compatibilité multiplateforme depuis plus de 15 ans et continue de se développer. Notre priorité est de permettre à vos utilisateurs d'imprimer quel que soit leur appareil : Windows, Mac, Chromebook, Apple, Android, etc.
Des solutions comme Mobility Print et Print Deploy de PaperCut permettent l'impression BYOD (Bring Your Own Device) pour tous les systèmes d'exploitation et appareils lorsqu'elles sont associées à PaperCut MF.
2. Visibilité
Un logiciel de gestion d'impression vous offre instantanément une visibilité complète . Il simplifie la tâche de vos administrateurs système et leur donne un accès immédiat aux données, leur permettant ainsi de prendre des décisions éclairées quant aux améliorations à apporter à votre environnement d'impression.
La simple possibilité d'imprimer et de consigner l'activité d'impression est la première étape pour transformer le système d'impression de votre établissement scolaire, actuellement chaotique, en un système performant. Comment ? Grâce à un logiciel de gestion d'impression, vos administrateurs système contrôlent et supervisent leur environnement d'impression depuis une interface centralisée. C'est particulièrement pratique pour les établissements scolaires multi-campus disposant de plusieurs appareils. Ce type de logiciel permet à vos administrateurs système et responsables informatiques de gérer leurs impressions depuis la console d'administration de leur choix. Ils n'ont plus besoin d'intervenir physiquement sur les imprimantes, sauf en cas de nécessité.
3. Facilité d'utilisation
L'impression était autrefois une opération directe entre un ordinateur et une imprimante. Les écoles possèdent plusieurs imprimantes. Élèves, enseignants et personnel arrivent à l'école avec une variété d'appareils et de systèmes d'exploitation différents. Mais tous s'attendent à ce qu'appuyer sur « Imprimer » soit aussi simple qu'appuyer sur « Enregistrer » ou sur le « + » sur TikTok.
Les logiciels de gestion d'impression offrent la simplicité attendue par les utilisateurs et appréciée des administrateurs système : imprimer en quelques clics seulement, avec un minimum d'intervention de l'équipe informatique. L'une des fonctionnalités clés qui garantit une expérience d'impression fluide est l'impression « Find-Me » . Celle-ci envoie les travaux d'impression des utilisateurs vers une file d'attente virtuelle unique, qui les distribue ensuite depuis l'imprimante la plus proche. Ainsi, les enseignants, les élèves et le personnel peuvent imprimer où et quand ils le souhaitent.
Tous les services sont assurés par un logiciel intégré unique aux imprimantes multifonctions, de sorte que, quel que soit l'appareil utilisé par les utilisateurs de votre établissement scolaire, l'expérience d'impression est exactement la même.
4. Économisez de l'argent
Si l'impression n'est pas contrôlée et qu'elle est laissée à l'abandon, elle consomme rapidement vos consommables. Les impressions oubliées ou non récupérées, les documents en couleur sans discernement et les impressions recto verso peuvent coûter cher à votre établissement scolaire en papier, en encre et en toner.
Mais rien de tout cela n'est intentionnel. C'est une simple distraction, une erreur que nous commettons tous. C'est un peu comme laisser la lumière allumée dans une chambre ou ne pas se rendre compte que le robinet de la salle de bain goutte légèrement.
Un logiciel de gestion d'impression permet à votre établissement scolaire de définir des règles d'impression afin de limiter le gaspillage. Vous pouvez automatiser des paramètres tels que l'impression en niveaux de gris (noir et blanc) ou l'impression recto verso.
Ensuite, nos quotas d'impression pour les étudiants éliminent les impressions excessives, garantissant ainsi que les étudiants prennent conscience de la quantité d'impressions qu'ils peuvent effectuer et n'en abusent donc pas en imprimant des documents qui peuvent rester numériques.
5. Recouvrer les coûts
Au-delà des économies réalisées, les écoles ne veulent pas fonctionner à perte sur le papier, l'encre, le toner, la consommation d'électricité et tous les consommables liés à l'impression.
Le logiciel de gestion d'impression s'intègre aux passerelles de paiement et aux bornes interactives afin que les utilisateurs prennent directement en charge les coûts liés à leurs impressions et photocopies au sein de votre établissement. Que vos élèves paient en espèces, par carte, PayPal, Blackboard ou tout autre service de paiement, cela n'a aucune importance.
Les outils de gestion des impressions , de facturation et d'allocation des coûts permettent de payer directement vos frais d'impression, au lieu de grever constamment vos budgets opérationnels.
6. Sécurité des données et des documents
Les établissements scolaires abritent de nombreuses informations sensibles. Les enseignants et le personnel doivent se protéger ainsi que leurs élèves lorsqu'ils impriment des documents. Si la sécurité d'impression constitue un élément essentiel de la protection globale contre les attaques, les logiciels de gestion d'impression protègent principalement l'établissement contre les fuites et les déversements de données.
L'une des mesures de sécurité les plus efficaces et les plus simples à mettre en œuvre pour sécuriser l'environnement d'impression de votre établissement scolaire est la mise en place d'une file d'attente d'impression sécurisée . Grâce à cette fonctionnalité, vos documents ne s'impriment pas automatiquement. Ils doivent être autorisés et confirmés par l'utilisateur sur l'imprimante multifonction. Cela permet d'éviter les risques liés à des documents oubliés ou dupliqués, susceptibles d'entraîner des conséquences graves pour la sécurité.
Ensuite, tout un système de fonctionnalités et d'outils protège vos données et la sécurité de vos documents à chaque étape du cycle de vie de l'impression : sécurisation des informations avant, pendant et après l'impression.
7. Sécurité des élèves et de l'établissement scolaire
Cela ressemble à de la sécurité, mais c'est un tout autre sujet. La COVID-19 a mis en lumière les processus liés à la sécurité dans les écoles. Votre environnement d'impression joue un rôle essentiel dans le bien-être physique et mental de vos élèves, enseignants et personnel. Les logiciels de gestion d'impression permettent une impression sans contact, évitant ainsi à votre établissement de toucher plusieurs surfaces pour récupérer les documents imprimés.
Les administrateurs peuvent configurer les fonctionnalités de sécurité de PaperCut, telles que la libération sécurisée des impressions, ou les fonctionnalités de facilité d'utilisation, telles que l'impression Find-Me, afin que les utilisateurs puissent libérer leur travail à l'aide d'un badge à glisser.
8. Réduire les déchets et l'empreinte carbone
Le développement durable est une priorité pour de nombreux établissements scolaires et universitaires. Vos impressions représentent un autre domaine potentiellement source de gaspillage et peuvent avoir un impact sur la planète. Les politiques et la tarification des impressions mentionnées précédemment présentent également des avantages en matière de développement durable.
La mission de PaperCut est d'éliminer le gaspillage dans les environnements d'impression. Nos fonctionnalités permettent non seulement une impression plus intelligente, mais aussi une impression responsable. Notre logiciel de gestion d'impression garantit que tous vos travaux d'impression sont optimisés. Vous réalisez ainsi des économies tout en préservant l'environnement.
« L’introduction de PaperCut a permis de réduire par dix le gaspillage de papier des élèves. » – Chris Hill, responsable informatique, Colchester Royal Grammar School, Royaume-Uni
9. Libère du temps pour les équipes informatiques
Nous avons beaucoup parlé des utilisateurs d'imprimantes dans les écoles. Les enseignants, les élèves et le personnel s'attendent à ce que leurs impressions soient instantanées. Garantir cette rapidité permet de gagner du temps pour les héros méconnus du monde professionnel : les administrateurs système et les responsables informatiques.
Les logiciels de gestion d'impression automatisent de nombreuses tâches fastidieuses liées à la maintenance d'un environnement d'impression. Plus votre système d'impression est simple, plus vos utilisateurs et vos équipes informatiques sont satisfaits.
Le déploiement des pilotes et des files d'impression fait partie de ces tâches manuelles que les administrateurs système cherchent constamment à automatiser. Avec la fonctionnalité Print Deploy de PaperCut MF/NG, ce n'est plus un rêve. Déployez automatiquement et instantanément les files d'impression et les pilotes pour tous les utilisateurs, quel que soit leur emplacement, sur Mac, Windows, Chromebook, Linux et bien d'autres plateformes. Attribuez des imprimantes aux utilisateurs en un clic et réduisez de moitié le nombre de tickets d'assistance.
Cet article a été rédigé par Kieron Byatt, journaliste spécialisé en technologie chez PaperCut Software.
Consultez l' article original ici.
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