Systemadministratoren: Die 11 besten Tricks für Druckprobleme!

Nur wenige Berufstätige verstehen wirklich die schwierige Lage eines Systemadministrators. Man hat zwar im Grunde nur eine Aufgabe, aber diese eine Aufgabe erfordert, dass man unzählige Rollen übernimmt. 

Natürlich müssen Sie Systeme verwalten. Aber Sie werden auch für die Verwaltung virtualisierter Umgebungen, Server, Netzwerke und Geräte aller Art zuständig sein. Wir wissen auch, dass Systemadministratoren Aufgaben wie das Einrichten von Schreibtischen und die Reparatur defekter Geschirrspüler übernehmen werden. Und wenn etwas davon nicht funktioniert (ja, sogar der Geschirrspüler), wird von Ihnen erwartet, dass Sie sich damit bestens auskennen. 

Wir wissen auch, dass es unter all den Dingen, die Sie verwalten und administrieren, eine Technologie gibt, die Ihnen ständig Kopfzerbrechen bereitet: Drucker. Ob Kompatibilitätsprobleme, Treiberaktualisierungen oder Verbindungsprobleme – wir wetten, dass Drucker zu Ihren unbeliebtesten Aufgaben gehören. Und das ist noch höflich ausgedrückt.

Da haben Sie Glück. Wenn es etwas gibt, was PaperCut Software versteht, dann sind es Drucker. Und viele unserer Mitarbeiter, von technischen Support-Ingenieuren bis hin zu Softwareentwicklern, waren früher Systemadministratoren. 

Wir verstehen die Herausforderungen von Systemadministratoren. Deshalb haben wir unsere 11 besten Tipps und Tricks für Druckprobleme zusammengestellt, um Ihnen die Arbeit zu erleichtern. Denn die Arbeit von Systemadministratoren zu vereinfachen, motiviert uns jeden Morgen.

Zuerst aus- und wieder einschalten… Nur ein Scherz. Naja, fast… Mehr dazu später…

1. Universelle Druckertreiber

Einer der größten Nachteile beim Umgang mit Druckern ist die ständige Notwendigkeit, Treiber für jedes Gerät zu installieren und zu aktualisieren. Dies kann besonders aufwendig sein, wenn man eine große Anzahl von Druckern hat oder in einem Umfeld arbeitet, in dem häufig neue Drucker hinzugefügt werden. 

Eine Lösung für dieses Problem bieten universelle Druckertreiber (UPD). Diese Treiber sind für die Verwendung mit einer Vielzahl von Druckern konzipiert und werden häufig von den Druckerherstellern selbst bereitgestellt. Durch die Verwendung von UPDs entfällt die Notwendigkeit, Treiber für jeden einzelnen Drucker in Ihrer Umgebung ständig zu installieren und zu aktualisieren, was den Verwaltungsaufwand deutlich reduziert.

2. Hersteller: Generische Druckertreiber

Wo wir gerade bei Treibern sind: Falls die UPDs nicht funktionieren, verwenden Sie am besten generische Druckertreiber. Natürlich nur, wenn diese verfügbar sind. Es handelt sich dabei um vereinfachte Versionen der vollständigen Druckertreiber, bei denen in der Regel die ansprechenden Grafiken und Funktionen entfernt wurden, die kaum jemand nutzt. 

Am wichtigsten ist jedoch, dass sie in der Regel deutlich kleiner sind (bezogen auf die Größe der Treiberpaketdateien) als der vollständige Treiber für den jeweiligen Drucker. Daher wird die Treiberbereitstellung über Microsoft Point and Print auch bei langsamen VPN-Verbindungen nicht beeinträchtigt. Falls Sie die neuen Regeln für Microsoft Point and Print (Print Nightmare) noch nicht kennen, lesen Sie bitte unsere Erklärung zum Windows-Spooler-Exploit .

3. Generischer MS Publisher-Farbdruckertreiber

Wenn alles andere fehlschlägt, vereinfache alles.

Nutzen Sie diese Vorgehensweise als Beispiel. Suchen Sie einen älteren, bewährten Treiber, der die gängigen Druckstandards erfüllt. Funktioniert dieser, erweitern Sie schrittweise die Einstellungen, Ports und Protokolle, um die Fehlerursache zu finden.

Möglicherweise stellen Sie fest, dass das von Ihnen verwendete Protokoll vom Gerät nicht unterstützt wird. Die Verwendung eines älteren, PCL5-kompatiblen Treibers sollte für die meisten Funktionen auf jedem Gerät funktionieren.

4. Windows-Druckerinstallationsassistent 

Ja, es liegt immer noch an den Treibern. Die meisten Druckerprobleme beginnen damit. Klingt selbstverständlich, aber genau deshalb funktioniert es. Installieren Sie immer nur den Treiber über den normalen Windows-Druckerinstallationsassistenten. Verwenden Sie nicht die .exe-Datei des Herstellers, die 42 weitere Programme installiert, bei jedem Druckvorgang ein Popup öffnet und versucht, Ihnen Toner und andere Produkte zu verkaufen.

Manche Hersteller übertreiben es mit der bidirektionalen Kommunikation (BDI) und überprüfen den Drucker bei jeder Aktion, was ihn verlangsamt. BDI wird normalerweise nur einmal benötigt, um die Finishing-Optionen und Papierfächer zu installieren. Danach können Sie diese in den Treibereinstellungen deaktivieren.

Niemals*,* wirklich niemals (in Andre 3000-Stimme) den Treiber verwenden, den Windows automatisch installiert. Es sei denn, es ist 1998 und Sie besitzen einen HP LaserJet 4100. Wenn ein Treiber als .exe-Datei heruntergeladen wird, extrahieren Sie ihn in einen temporären Ordner. Führen Sie dann den Windows-Treiber-Assistenten separat aus. Alternativ können Sie die .exe-Datei mit einem ZIP-Programm entpacken, um die eigentlichen Treiber zu erhalten.

Vor diesem Hintergrund noch ein wichtiger Hinweis: Falls auf Ihrem PC die Datei print management.msc installiert ist, verwenden Sie diese zur Installation von Treibern und Druckern und nicht den Druckerassistenten.

5. Virtuelle Drucker

Kommen wir nun zu den Treibern. Diese stellen kein Problem dar, wenn Sie virtuelle Drucker verwenden – also Softwareanwendungen, die Dokumente in ein druckbares Format umwandeln. Durch die Verwendung eines virtuellen Druckers entfällt die Notwendigkeit, physische Drucker zu installieren und zu verwalten. 

Virtuelle Drucker sind besonders nützlich, wenn PDF-Dokumente oder andere elektronische Dateien erstellt werden müssen, die sich leicht teilen oder verteilen lassen. Außerdem tragen sie dazu bei, Papierverschwendung zu reduzieren und Druckkosten zu senken. 

6. Druckerzugriffskontrolle

Neben dem eigentlichen Druckvorgang können Drucker bei unsachgemäßer Verwaltung Sicherheitsrisiken bergen. Um das Risiko unbefugten Zugriffs zu minimieren, ist die Einrichtung einer Zugriffskontrolle für Drucker unerlässlich. Dies kann beispielsweise durch die Eingabe eines Benutzernamens und eines Passworts vor dem Drucken erfolgen. 

Darüber hinaus können Sie Zugriffskontrollrichtlinien einrichten, die einschränken, wer auf bestimmten Druckern drucken darf. Dies trägt dazu bei, sicherzustellen, dass nur autorisierte Benutzer Zugriff auf sensible Dokumente haben.

7. Aktuelle Drucker-Firmware

Wie jede andere Technologie benötigen auch Drucker regelmäßige Updates, um einwandfrei zu funktionieren. Es ist wichtig, die Drucker-Firmware aktuell zu halten, damit der Drucker effizient und sicher arbeitet. Durch regelmäßige Firmware-Updates können Sie das Risiko von Sicherheitslücken verringern und die Druckleistung verbessern.

8. VLAN (Virtuelles lokales Netzwerk)

Hier kommt ein weiterer Sicherheitstrick zum Vorschein. (Wortspiel beabsichtigt.) Um die Sicherheit Ihrer Druckumgebung zu erhöhen, sollten Sie Ihre Drucker in einem VLAN betreiben. VLANs sorgen für eine logische Trennung der Geräte in einem Netzwerk und tragen dazu bei, das Risiko unbefugten Zugriffs oder von Netzwerkangriffen zu minimieren. 

Durch die Platzierung von Druckern in einem separaten VLAN können Sie den Zugriff auf diese Geräte auf autorisierte Benutzer oder Geräte beschränken. Dies hilft, unbefugten Zugriff oder Angriffe zu verhindern, die Schwachstellen in der Drucker-Firmware oder -Software ausnutzen könnten. Darüber hinaus können Sie durch die Platzierung von Druckern in einem separaten VLAN den Netzwerkverkehr steuern und Druckaufträge priorisieren, um eine bessere Leistung zu erzielen.

Kurz gesagt: Nur autorisierte Server haben Zugriff auf Ihre Geräte. Dadurch wird die Angriffsfläche Ihres Netzwerks verringert, insbesondere gegen direkte Angriffe, und unautorisiertes Drucken/Papierverschwendung reduziert.

9. Standardeinstellungen des Druckertreibers

Dieser Tipp ist klein, aber mit großem Nutzen. Beachten Sie daher Folgendes: Verstehen Sie den Unterschied zwischen der Festlegung von Druckertreiber-Standardeinstellungen für den aktuellen Benutzer und für alle Benutzer Ihres Druckservers. 

Die Standardeinstellungen des Druckertreibers sind die Einstellungen, die der Druckertreiber beim Drucken eines Dokuments verwendet. Dazu gehören Optionen wie Papierformat, Ausrichtung, Qualität und Duplexmodus. Die richtigen Standardeinstellungen des Druckertreibers können die Druckleistung verbessern und Papierabfall reduzieren. 

Man kann also erkennen, dass das unbeabsichtigte Festlegen von Standardeinstellungen für alle Benutzer mehr schaden als nutzen kann. 

10. Keine Leerzeichen in den Namen der Anteile

Windows-Clients kommen mit Leerzeichen in Freigabenamen problemlos zurecht. Bei Mac- oder Linux-Clients, die über SMB auf Ihren Windows-Druckserver zugreifen, führen Leerzeichen in Freigabenamen jedoch zu unnötigen Kompatibilitäts- und Funktionsproblemen. Dies kann Fehler oder Schwierigkeiten beim Zugriff auf die freigegebene Ressource verursachen. 

Außerdem können Leerzeichen in Freigabenamen das Eintippen und Merken des Freigabenamens erschweren, insbesondere bei langen oder komplexen Namen. Halten Sie ihn daher kurz und prägnant, dann werden Sie zufrieden sein.

11. Druckverwaltungssoftware

Druckmanagement-Software ist ein bewährtes und unschätzbares Werkzeug für Systemadministratoren, die eine große Umgebung mit Druckern und Kopierern verwalten. 

Druckmanagement-Software bietet Überwachungsfunktionen, die Echtzeit-Statusaktualisierungen zur Druckerleistung liefern, einschließlich Tintenstand, Papiervorrat und Fehlermeldungen. 

Durch die Nutzung von Druckerüberwachungsfunktionen können Sie Druckerprobleme schnell erkennen und beheben, bevor sie zu einem größeren Problem werden.

Originalartikel von Kieron Byatt von PaperCut Software.

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