Les 8 principaux avantages d'un logiciel de gestion d'impression (Blog PaperCut)

Vous avez donc récemment entendu parler de la gestion des impressions . Et vous vous demandez maintenant à quoi sert un logiciel de gestion des impressions.

Je vais vous révéler un secret bien gardé. Aucun chef d'entreprise ni responsable informatique ne se dit : « J'ai besoin d'un logiciel de gestion d'impression. » En réalité, ils savent qu'ils ont des problèmes d'impression spécifiques qu'ils souhaitent résoudre. Simplement, ils ne savent pas comment s'y prendre.

C'est là qu'intervient le logiciel de gestion d'impression.

Voici les principales solutions offertes par les logiciels de gestion d'impression.

1. Visibilité des impressions : analyse et supervision du comportement des utilisateurs

Tout juste sorti de son emballage (bon, les logiciels ne sont plus vendus en boîte), un logiciel de gestion d'impression offre aux administrateurs informatiques une vue d'ensemble des comportements d'impression au sein de l'organisation. Ils peuvent ainsi analyser qui imprime quoi, quand, où, pourquoi et comment.

Ces données permettent au personnel informatique de mieux comprendre leur environnement d'impression. Ils peuvent ensuite les utiliser pour que toutes les impressions au sein de votre entreprise soient réfléchies, sécurisées, fiables et durables.

2. Impression facile : BYOD et activation simplifiée

Chaque lieu de travail compte des dizaines d'appareils et de systèmes d'exploitation. Les imprimantes sont légion. Et elles ne sont pas toujours à portée de main. Un logiciel de gestion d'impression simplifie l'utilisation et facilite le travail des utilisateurs finaux comme des administrateurs informatiques.

Le logiciel intégré à l'imprimante multifonction améliore vos capacités d'impression. Pour satisfaire pleinement les utilisateurs, il est essentiel de simplifier au maximum l'activation de l'impression, c'est-à-dire de faciliter l'impression dès le départ. L'impression « Trouver mon imprimante » offre un confort optimal : les utilisateurs peuvent imprimer sur n'importe quelle imprimante en s'authentifiant avec leur identifiant.

Des fonctionnalités comme Print Deploy simplifient grandement le déploiement automatique des pilotes d'imprimante et des files d'attente sur les appareils pour les administrateurs système. L'impression BYOD (Bring Your Own Device) est possible partout et depuis n'importe quel appareil grâce à des outils gratuits comme Mobility Print .

3. Numérisation intégrée : automatisation et optimisation des flux de travail numériques

La numérisation semble assez simple. On plaque le document contre la vitre, on appuie sur le bouton, et hop ! le document physique est numérisé et disponible sur Internet. Mais c'est un peu plus complexe que cela.

Les emplacements de numérisation peuvent prendre de nombreuses formes et tailles. Le logiciel de gestion d'impression intégré aux imprimantes multifonctions peut s'intégrer à votre réseau local, à vos messageries électroniques et à vos services de stockage cloud.

La numérisation intégrée améliore vos fonctionnalités de numérisation sur imprimante multifonction et optimise l'automatisation de votre espace de travail. Dropbox, Google Drive, SharePoint Online, Box, Evernote : quel que soit l'emplacement de numérisation dans le cloud, le logiciel de gestion d'impression rend vos flux de travail instantanés.

4. Impression sécurisée : sécurité des documents et des tâches d’impression

Le simple document imprimé ou numérisé est un élément crucial de la sécurité de votre organisation. Les imprimantes partagées peuvent potentiellement accroître la surface d'attaque de votre lieu de travail, augmentant ainsi les risques de fuites de données et de non-conformité. Les impressions oubliées ou jetées sont courantes et compréhensibles, mais elles présentent des risques de sécurité.

Les logiciels de gestion d'impression vous permettent de protéger vos documents avant, pendant et après l'impression. Des fonctionnalités comme l'autorisation d'impression sécurisée exigent une confirmation d'identité avant l'envoi de la tâche. Le marquage numérique/les signatures numériques et l'historique d'impression garantissent la traçabilité de chaque document imprimé.

Les logiciels de gestion d'impression offrent des fonctionnalités de sécurité fondamentales et avancées afin de garantir une confidentialité absolue et la conformité de vos flux de données.

5. Impression dans le cloud : architecture de cloud privé et public

Les entreprises modernes évoluent dans le cloud. Si de nombreuses organisations ont encore besoin de serveurs et d'infrastructures locales, la quasi-totalité des lieux de travail utilisent les services cloud pour stimuler leur créativité et communiquer.

Les logiciels de gestion d'impression peuvent s'intégrer et prendre en charge l'environnement cloud de votre entreprise. Des solutions de gestion d'impression sont disponibles pour les clients recherchant une solution d'impression hébergée sur un cloud privé ou sur un cloud public .

Comme mentionné précédemment, il existe également des intégrations avec les services de stockage cloud et des fonctionnalités telles que la reconnaissance optique de caractères (OCR) . Tout cela signifie que la gestion complète des impressions est accessible dans les environnements cloud, quelle que soit votre configuration.

6. Maîtrise des coûts : réduire la taille des factures et économiser de l’argent

Les travaux d'impression non récupérés se transforment en duplicatas. Impression recto seulement. Impressions couleur involontaires. Les factures d'impression peuvent rapidement devenir astronomiques.

Un logiciel de gestion d'impression réduit considérablement les coûts et optimise vos dépenses d'impression. Les politiques d'impression avec impression recto verso par défaut et impression en niveaux de gris/noir et blanc vous permettent de réaliser des économies immédiates. Certaines fonctionnalités, comme les quotas d'impression et les passerelles de paiement, vous permettent de couvrir directement vos frais d'impression.

Une fois que vous avez une visibilité complète de votre environnement d'impression grâce à un logiciel de gestion d'impression, vous pouvez alors contrôler et organiser la production de vos documents afin que toutes les dépenses soient essentielles et qu'il n'y ait aucun gaspillage.

7. Réduction des déchets : réduire l'empreinte environnementale

L'impression irréfléchie n'a pas seulement un impact financier, elle est aussi néfaste pour la planète.

L'impression sécurisée et l'impression localisée sont des outils formidables pour une impression simple et sécurisée. Ils présentent également des avantages environnementaux. Grâce à la gestion des délais d'impression, si un imprévu vous empêche d'accéder à l'imprimante/multifonction entre le moment où vous appuyez sur le bouton d'impression et celui où vous récupérez votre document, aucun papier, encre ou électricité n'est gaspillé.

Moins de déchets d'impression signifie un impact écologique réduit. Et grâce à notre programme PaperCut Grows , plus vous imprimez, plus vous plantez d'arbres, faisant de votre impression un geste écologique positif . De nos jours, les entreprises sont de plus en plus incitées à adopter des pratiques durables.

Les logiciels de gestion d'impression permettent à votre entreprise de s'assurer que vos impressions contribuent non seulement à préserver la planète, mais aussi à investir dans son avenir.

8. Gagnez du temps, améliorez l'efficacité et augmentez la productivité.

Les logiciels de gestion d'impression offrent de nombreux avantages transversaux. Les outils et fonctionnalités qui améliorent la sécurité de votre organisation, réduisent les coûts et rendent votre environnement de travail plus durable contribuent, en fin de compte, à accroître l'efficacité et la productivité de l'ensemble de votre entreprise.

Même des outils simples comme la numérisation rapide sur l'imprimante multifonctions permettent de simplifier les flux de travail de vos utilisateurs. De plus, l'administration centralisée de votre environnement d'impression permet à votre équipe informatique de consacrer moins de temps à la maintenance des imprimantes et davantage à des projets informatiques à fort impact sur le long terme.

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Cet article a été rédigé par Kieron Byatt de PaperCut Software.
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