Résoudre le dilemme de l'impression dans les espaces de coworking
Les espaces de coworking fleurissent partout dans le monde. Ce secteur devrait connaître une croissance rapide , portée par la demande croissante d'espaces de travail flexibles à l'instar des plateformes populaires WeWork, The Wing et Industrious.
Il y a cependant une toute petite chose qui frustre les utilisateurs : l'impression.
Aujourd'hui, je vais régler ce tout petit problème une fois pour toutes. Mais d'abord, un peu de contexte…
Les espaces de coworking sont partout
Selon coworker.com, on compte 1 794 espaces de coworking aux États-Unis, plus de 500 au Royaume-Uni et 300 en Australie. L'offre est très variée : espaces de coworking pour une utilisation occasionnelle, espaces décontractés pour des séjours de longue durée ou encore espaces de travail très professionnels. Gitnux recense environ 18 700 espaces de coworking dans le monde, un chiffre qui pourrait atteindre 41 975 d'ici fin 2024.
J'ai travaillé plusieurs fois dans un espace de coworking en Nouvelle-Zélande et j'ai adoré ! C'était un lieu de collaboration, d'apprentissage et de développement durable. Non seulement les espaces de coworking offrent un lieu de travail, mais ils offrent souvent des avantages. Il y avait un véritable esprit de communauté. J'ai rencontré des gens intéressants à la machine à café et il y avait un adorable chien, Roxy.
Je n'ai jamais utilisé d'imprimante à l'espace de coworking. C'était tout simplement trop intimidant. Souvent, je ne maîtrisais pas les paramètres de l'imprimante. Cela entraînait des erreurs d'impression : impression recto verso, orientation incorrecte de la page, paramètres d'impression erronés… Une tâche aussi simple qu'imprimer le compte rendu d'une réunion pouvait se transformer en cauchemar, aussi bien pour moi que pour les personnes gérant le système d'impression. Et si j'avais autant de mal en tant qu'utilisatrice, j'imagine la frustration que cela devait être pour les pauvres informaticiens et administrateurs système !
Solutions d'impression dans les espaces de coworking
Quels sont les problèmes rencontrés par les utilisateurs lors de l'impression dans les espaces de coworking ? Parmi les problèmes d'impression les plus courants, on trouve :
Problèmes de connectivité : il arrive que l'imprimante ne soit pas correctement connectée au réseau, ce qui provoque des erreurs d'impression.
Déploiement du pilote : si les pilotes d’imprimante ne sont pas installés correctement ou sont obsolètes, cela peut entraîner des problèmes d’impression.
Faible niveau d'encre ou de toner : les espaces de coworking sont souvent très sollicités par les imprimantes, ce qui peut entraîner des niveaux d'encre ou de toner faibles. Cela peut entraîner des impressions de mauvaise qualité, voire empêcher toute impression.
Compatibilité des imprimantes : les espaces de coworking peuvent disposer d'imprimantes de différents fabricants, et des problèmes de compatibilité peuvent survenir lors de l'impression à partir de différents appareils.
Heureusement, PaperCut fonctionne uniquement dans les espaces de coworking. Voici comment PaperCut peut simplifier la vie de tous les utilisateurs d'un espace de coworking.
Recouvrement des coûts
Dans ces environnements, la gestion des impressions est essentielle pour la récupération des coûts. Il existe différentes manières de facturer les impressions effectuées par les particuliers et les entreprises.
Par exemple, vous pouvez allouer un quota par utilisateur/entreprise et intégrer le coût à ses frais mensuels. S'ils atteignent leur limite, vous pouvez facturer leurs impressions supplémentaires. Avec plus de 50 rapports accessibles en un clic, vous bénéficiez d'une visibilité complète sur toutes les impressions de votre environnement.
Il est également possible d'intégrer PaperCut à un logiciel de gestion d'espaces de coworking, afin de simplifier encore davantage la facturation des utilisateurs et l'encaissement des paiements, ce qui m'amène à…
Intégrations
Intégrez #PaperCut à des systèmes de facturation tiers ou à des passerelles de paiement, telles que PayPal.
Par exemple, vous avez peut-être entendu parler de Nexudus, une plateforme commune de gestion des espaces de coworking. Ils ont fait le gros du travail pour leurs clients et ont créé une intégration avec le logiciel PaperCut. Vous pouvez autoriser les utilisateurs à afficher un solde négatif sur leur compte PaperCut et il extraira ces données pour automatiser la facturation des clients, non seulement l'impression mais aussi la location de l'espace. Vous n'avez donc pas besoin de calculer manuellement les coûts d'impression via PaperCut.
Officiellement, il existe plus de 50 intégrations PaperCut disponibles (officieusement, on en compte des centaines).
Impression mobile et BYOD (Apportez votre propre appareil)
Mobility Print - notre solution BYOD - est une véritable bouée de sauvetage dans un environnement de coworking. Vous pouvez littéralement imprimer à partir de n'importe quel appareil que vous apportez dans l'espace de coworking. Smartphones, tablettes, ordinateurs portables, Chromebooks, etc.
En quelques étapes simples, les utilisateurs peuvent rapidement trouver et imprimer sur n'importe quelle imprimante, sans l'aide d'un technicien. Pas besoin de trouver de pilotes, pas besoin de se connecter à des domaines, et le plus intéressant est que chaque utilisateur devra vérifier son identité avant de pouvoir imprimer. Cela garantit un suivi et une facturation précis de toutes les impressions, simplifiant ainsi la création de rapports et le recouvrement des coûts. Trop facile.
Pour les utilisateurs qui fréquentent un espace de coworking et ont besoin d'imprimer depuis chez eux pour récupérer leurs documents sur place, la fonctionnalité Cloud Print permet d'imprimer à distance. Imprimez depuis l'extérieur du réseau sur vos appareils Windows, Chromebook et Mac. Lancez l'impression depuis votre appareil à la maison, faites une pause-café, puis récupérez votre document à votre arrivée à l'espace de coworking. L'impression cloud à portée de main, où que vous soyez.
Solution intégrée et autorisation d'impression sécurisée
Avez-vous déjà appuyé sur CRL+P et sprinté jusqu'à l'imprimante pour que personne ne voie ce que vous imprimez ? Ces jours sont révolus depuis longtemps avec PaperCut MF et l'impression sécurisée. Vous pouvez lancer votre travail d'impression en toute sécurité lorsque vous êtes devant l'imprimante via un mot de passe, un code PIN ou une carte magnétique. C'est essentiel lorsque vous partagez un bâtiment avec d'autres entreprises et que vous cachez des idées de démarrage secrètes.
La solution intégrée assure également le suivi des tâches de copie et vous ouvre les portes de la numérisation . Numérisez facilement vers un e-mail, un dossier ou un stockage cloud et transformez vos documents numérisés en documents intelligents, modifiables et indexables, pour une récupération d'informations plus facile que jamais.
PaperCut pour les espaces de coworking est tout simplement logique. Moins de temps à s'inquiéter de l'impression, plus de temps à travailler.
Blog écrit par
Jess Graves : PaperCut Logiciel
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