Voici pourquoi vous devriez passer à l'automatisation des flux de travail

Toute entreprise utilise des flux de travail. Il s'agit des séquences d'actions mises en œuvre pour organiser les tâches quotidiennes et garantir l'atteinte d'un objectif précis. Ces flux peuvent prendre la forme d'une liste de contrôle ou d'une série de tâches successives. Ils sont couramment utilisés pour les processus routiniers ou répétitifs qui se déroulent quotidiennement au sein des organisations.

Mais il ne s'agit pas seulement d'utiliser des flux de travail. Il s'agit de les automatiser.

Une étude de 2021 a révélé que 94 % des employés de PME interrogés déclaraient effectuer des tâches répétitives et chronophages. L'étude indiquait également que 90 % des travailleurs du savoir estimaient que l'automatisation avait amélioré leur travail et que 66 % d'entre eux affirmaient qu'elle avait accru leur productivité.

Dans les organisations, chaque service peut utiliser un système d'automatisation des flux de travail, notamment le marketing, la finance, les ressources humaines, les opérations et les ventes. Ce système sert généralement à automatiser les tâches répétitives qui ne nécessitent pas de prise de décision complexe.

Qu'est-ce que l'automatisation des flux de travail ?

En résumé, l'automatisation des flux de travail consiste à utiliser un logiciel pour réaliser des tâches et des activités sans intervention humaine. Adopter des flux de travail automatisés est un excellent moyen de gagner du temps et de l'argent en réduisant les tâches manuelles répétitives et les risques d'erreur. Concrètement, cela rend le travail plus rapide, plus facile et plus fiable. Voici quatre excellentes raisons d'opter pour l'automatisation des flux de travail.

1. Rationalisation des processus

Les flux de travail manuels peuvent impliquer de nombreux échanges de documents entre employés. Leur numérisation peut engendrer un volume important de courriels. Non seulement cela représente un gaspillage et une inefficacité, mais cela impacte également la façon dont le personnel concerné gère d'autres aspects de ses fonctions. L'automatisation des flux de travail réduit ces allers-retours et contribue à améliorer la performance des processus en les rationalisant. Avec Willow360 , par exemple, il serait possible de permettre aux fournisseurs de signer électroniquement des contrats qui seraient ensuite téléchargés sur SharePoint.

2. Réduire le risque d'erreur

Les flux de travail automatisés ne dépendent pas de l'intervention humaine et sont donc beaucoup moins sujets aux erreurs que les flux de travail manuels. De nombreuses entreprises qui optent pour l'automatisation sont souvent surprises de constater la précision et la fiabilité accrues des résultats obtenus. Cette réduction drastique des erreurs a un impact considérable sur l'entreprise : elle permet non seulement de gagner du temps et de l'énergie, mais aussi d'améliorer la productivité, le chiffre d'affaires et la satisfaction client.

3. Améliorer la sécurité et la conformité

En supervisant les aspects opérationnels et d'accès des flux de travail, les systèmes automatisés améliorent la conformité et la sécurité dans tous les domaines de l'entreprise. Grâce à l'automatisation, la sécurité est considérablement renforcée lors du traitement de l'information et de la gestion des données sensibles qui doivent être acheminées par les canaux appropriés. De plus, la dépendance vis-à-vis des connaissances individuelles en matière de stockage et de traitement des informations est réduite : des instructions claires sur les actions à entreprendre et les échéances sont fournies, ce qui allège la charge de travail de chacun.

4. Responsabiliser les employés dans leur travail

Lorsque les processus adéquats sont mis en place, les employés comprennent ce que l'on attend d'eux et sont bien mieux armés pour anticiper et accomplir leurs tâches. L'automatisation des flux de travail apporte de la clarté et fournit aux employés les outils nécessaires pour être proactifs dans leurs missions. Le temps et les efforts consacrés au traitement de l'information sont considérablement réduits, permettant ainsi au personnel de se concentrer sur la fourniture d'un service client optimal.

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