Gestion d'impression cloud native complète pour les entreprises
Le télétravail nous permet de travailler de n'importe où. Mais pendant longtemps, même avec l'arrivée du Wi-Fi à domicile et des réseaux sécurisés basés sur le cloud, imprimer un document physique impliquait généralement de se trouver devant une imprimante.
C'était un vrai casse-tête. Non seulement pour ceux qui devaient se déplacer uniquement pour imprimer, mais aussi du point de vue de l'efficacité de l'entreprise. Il n'existait aucun moyen simple et centralisé de gérer la mobilité et l'impression à distance, ni de déployer rapidement les pilotes et les mises à jour de sécurité sur un vaste réseau, ni de gérer la collaboration BYOD, ni même de se débarrasser des serveurs d'impression traditionnels.
Eh bien, cette époque est révolue. La gestion de l'impression dans le cloud et les solutions de travail à distance ont profondément transformé la manière dont les organisations gèrent leurs documents et leurs collaborateurs. Cette technologie est en plein essor. Aujourd'hui, 70 % des entreprises effectuent plus de la moitié de leurs opérations via le cloud, et le taux d'adoption de l'impression dans le cloud devrait atteindre 55 % d'ici 2025 .
Alors, explorons la gestion de l’impression dans le cloud et comment vous pouvez l’utiliser pour accélérer votre organisation.
La mobilité de l'impression est arrivée
Pendant des années, l'impression mobile a constitué le chaînon manquant du puzzle du télétravail. Les employés devaient encore manipuler des documents physiques, et il n'existait aucun moyen simple et sécurisé d'enregistrer les tâches à distance, notamment sur les appareils personnels. Tout cela a changé. Dans un monde post-COVID, les plateformes de travail à distance sont devenues monnaie courante, et les entreprises recherchent des technologies permettant aux utilisateurs de faire tout ce qu'ils font sur place, y compris imprimer.
Avantages de la gestion de l'impression dans le cloud pour le travail à distance
Les solutions de travail à distance reposent sur deux piliers essentiels : la flexibilité et la sécurité. Une fois ces deux aspects maîtrisés, tout le reste s’organise naturellement. Heureusement, la gestion de l’impression dans le cloud facilite à la fois l’impression sécurisée et la flexibilité du bureau. Vous bénéficiez ainsi du meilleur des deux mondes.
Imprimez où que vous soyez. Avec une connexion internet et une imprimante compatible, le monde s'offre à vous. C'est tout l'avantage de l'impression cloud. Les entreprises de tous horizons peuvent désormais imprimer leurs documents depuis leur domicile, un espace de coworking ou tout autre lieu disposant d'une connexion internet. Une flexibilité accrue.
Compatible avec tous les appareils . La gestion d'impression dans le cloud est généralement compatible avec tous les appareils (et si ce n'est pas le cas, changez de fournisseur). Cela signifie qu'elle fonctionne avec quasiment tous les appareils, y compris les téléphones portables, les tablettes, les ordinateurs portables et les ordinateurs de bureau. Une simple connexion internet suffit.
Oubliez le VPN . Les solutions d'impression traditionnelles offraient certaines fonctionnalités à distance, mais elles reposaient généralement sur des réseaux privés virtuels (VPN) complexes. L'impression dans le cloud, quant à elle, ne nécessite pas de VPN, ce qui simplifie considérablement le processus pour les télétravailleurs.
Intégration avec le stockage cloud . L'impression cloud s'intègre parfaitement aux services de stockage cloud tels que Google Drive, Dropbox et Microsoft OneDrive. Les télétravailleurs peuvent désormais accéder à leurs documents, les relire et les imprimer directement depuis le cloud. Fini les transferts de fichiers locaux !
Gestion centralisée des impressions . La gestion des impressions dans le cloud vise à centraliser le contrôle. Correctement mise en œuvre, elle offre aux responsables informatiques un point d'accès unique pour suivre les tendances, l'utilisation des imprimantes, les niveaux de consommables, les données d'impression, les contrôles d'accès et les paramètres des périphériques. Cela allège la charge de travail du service informatique, ce qui est toujours un avantage.
Sécurité . Lorsque vous entendez parler d'« impression dans le cloud », vous pensez peut-être immédiatement à un « risque de sécurité ». Mais cela n'est vrai que si la solution est mal implémentée. La gestion d'impression dans le cloud, comme PaperCut, intègre un chiffrement WebRTC de bout en bout , garantissant ainsi la sécurité de vos métadonnées d'impression.
Les défis de l'impression à distance
L'impression à distance a ouvert une nouvelle ère de travail, mais elle présente certains inconvénients. Ceux-ci ne sont pas forcément rédhibitoires, et la plupart peuvent être atténués grâce à des systèmes adaptés. Il est toutefois important de les mentionner :
Dépendance à Internet . Impossible d'y échapper. Internet est à la fois le principal atout et le talon d'Achille de l'impression dans le cloud. En cas de panne d'Internet, l'impression à distance est impossible.
Problèmes de sécurité . La transmission de travaux d'impression sensibles via le cloud est une affaire sérieuse, c'est pourquoi la plupart des solutions de gestion d'impression dans le cloud utilisent une combinaison de chiffrement de bout en bout, d'authentification de l'utilisateur, de libération d'impression sécurisée et d'identifiants biométriques.
Confidentialité des données et conformité . Si vous travaillez dans un secteur réglementé, comme la santé ou la finance, des lois strictes encadrent probablement votre utilisation du cloud. Les entreprises doivent impérativement maîtriser ces aspects et choisir des solutions d'impression cloud conformes à la législation en vigueur .
Formation des utilisateurs . La migration d'une grande organisation vers le cloud représente toujours un défi, surtout si les utilisateurs ont longtemps utilisé des systèmes hérités. L'impression ne fait pas exception. Si la plupart s'accordent à dire que les solutions cloud sont globalement plus simples, il est probable qu'un investissement en temps et en énergie dans la formation soit nécessaire pour faciliter une migration réussie.
Personnalisez vos paramètres
L'un des principaux avantages d'une solution de gestion d'impression cloud performante réside dans la possibilité de personnaliser les paramètres d'impression de chaque utilisateur. En d'autres termes, vos responsables informatiques bénéficient d'un contrôle total et précis. Les utilisateurs peuvent se voir attribuer des limites d'impression, des budgets d'impression ou différents niveaux d'autorisation, en fonction des besoins de l'organisation.
Travail à distance et productivité
Ah, le problème évident et tabou ! Malgré les nombreuses études (et elles sont nombreuses ) démontrant que le télétravail améliore la productivité des employés, 85 % des dirigeants d’entreprise pensent le contraire. Il semble s’agir d’un désaccord insurmontable qu’il faudra absolument résoudre si l’on veut que le télétravail ou le travail hybride ait une chance de perdurer.
Pour l'instant, il convient de noter que l'impression à distance améliore indéniablement la productivité des employés , ne serait-ce que parce qu'elle leur permet d'accomplir davantage en moins de temps. Une raison de plus pour passer au cloud.
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