10 outils d'impression indispensables pour un environnement de bureau hybride (blog PaperCut)

L'impression dans un bureau hybride est un sujet qui donne des sueurs froides aux responsables informatiques. Non pas à cause d'obstacles techniques, mais plutôt parce qu'ils anticipent une avalanche de demandes d'assistance… Et c'est un aspect souvent négligé lorsqu'il s'agit d'impression en environnement hybride : il faut trouver un équilibre entre l'accessibilité pour les utilisateurs, la sécurité et le contrôle. Imaginez des enfants dans un bac à sable : vous voulez qu'ils puissent jouer en toute sécurité (sans surveillance), mais les limites de cet espace doivent être clairement définies. On ne peut pas y entrer et en sortir à sa guise.

Alors, de quoi avez-vous besoin pour un environnement de travail hybride qui fonctionne sans accroc ? Considérez ceci comme votre liste de courses.

Logiciel de gestion d'impression basé sur le cloud

Comment garantir le bon fonctionnement de l'impression dans les environnements hybrides ? La solution : les services d'impression cloud. Il vous faut un logiciel de gestion d'impression natif du cloud qui offre aux utilisateurs un accès simplifié tout en assurant aux administrateurs système une visibilité maximale et un contrôle optimal de l'ensemble du réseau. L'objectif est de disposer d'un tableau de bord centralisé capable de gérer l'ensemble des opérations, du déploiement des pilotes à la sécurité des terminaux et au dépannage. Vous pouvez ainsi faire évoluer votre environnement d'impression cloud sans submerger votre service informatique sous une avalanche de tickets.

Solutions d'impression sécurisées

Dans la plupart des environnements d'impression, lorsqu'une tâche est envoyée à l'imprimante, l'impression démarre automatiquement. Ce mode d'impression est inadapté au travail hybride, car rien ne garantit que l'utilisateur sera présent devant l'imprimante multifonction ou même dans les locaux. Il est donc nécessaire de mettre en place un système d'impression sécurisée , où les tâches d'impression ne peuvent être lancées que par des utilisateurs autorisés. Plusieurs solutions existent, mais on observe généralement une combinaison d'authentification à deux facteurs (2FA) par code PIN et carte magnétique. Pour une solution plus mobile, il est également possible de configurer l'impression mobile .

Capacités d'impression mobile

Le BYOD est là pour durer, et l'époque où l'impression se limitait à l'ordinateur de bureau est bel et bien révolue. Les employés doivent pouvoir imprimer depuis n'importe quel appareil et n'importe où, même leur tablette ou leur mobile. C'est là que l'impression mobile entre en jeu. Une solution comme Mobility Print de PaperCut offre des services d'impression réseau dans des environnements informatiques hétérogènes, permettant aux appareils gérés et non gérés d'imprimer en toute sécurité depuis n'importe quelle imprimante du réseau.

N'oubliez pas que vous devez combiner cette technologie avec une stratégie de gestion des appareils mobiles (MDM). Cela vous permettra de suivre et de gérer l'activité d'impression, tout en contrôlant les appareils et les données.

Gestion du parc d'imprimantes

Si vous prévoyez d'utiliser un environnement de bureau hybride, votre équipe informatique a besoin d'une solution de gestion de parc d'imprimantes. Celle-ci leur permet de suivre plusieurs imprimantes réparties sur différents sites, depuis une interface unique. Elle doit également inclure des outils utiles tels que l'état des imprimantes, l'analyse prédictive, les données d'utilisation, les niveaux de consommables, les calendriers de maintenance et les alertes automatiques en cas d'intrusion ou de bourrage papier. Consultez ce guide sur la gestion d'un parc d'imprimantes dans un environnement multisite pour plus d'informations.

Caractéristiques de durabilité environnementale

La plupart des organisations se fixent aujourd'hui des objectifs ESG. Sachant que l'impression peut représenter une part importante de vos déchets électroniques , c'est un moyen très efficace de rendre votre bureau hybride plus durable. Pour commencer, configurez l'impression recto verso et en noir et blanc par défaut. Si vous utilisez des quotas , facturez davantage les utilisateurs pour les impressions plus gourmandes en ressources. Vous pouvez également choisir des imprimantes à faible consommation énergétique, exploiter les données d'utilisation pour optimiser le parc d'imprimantes et utiliser l'équilibrage de charge pour garantir une efficacité maximale.

Solutions automatisées de gestion des approvisionnements

La gestion automatisée des consommables consiste à optimiser l'ensemble du processus d'approvisionnement en toner, papier et autres consommables. Avec PaperCut , par exemple, vous pouvez suivre les consommables d'imprimante par utilisateur, service ou appareil, consulter vos niveaux d'encre et de toner en temps réel et réapprovisionner automatiquement pour éviter le surstockage, le tout sans quitter votre bureau. De plus, cela réduit les temps d'arrêt système : vous ne risquez plus de vous retrouver à court d'encre lorsqu'une imprimante tombe en panne.

Outils de gestion et de suivi des coûts

Dans un bureau hybride où l'on n'a pas toujours accès au matériel, il est essentiel de maîtriser les coûts d'impression pour éviter qu'ils ne s'emballent. La solution la plus simple consiste à mettre en place des quotas d'impression et à générer des rapports d'utilisation basiques. Vous pourrez ainsi identifier rapidement qui imprime quoi et repérer les utilisateurs ou services les plus gourmands en ressources. Comme toujours, nous recommandons également d'utiliser autant que possible des outils de gestion documentaire numérique afin de réduire au maximum le nombre d'impressions. L'impression doit rester le dernier recours, et non la première option. Tout n'a pas besoin d'être un document papier.

Interfaces d'impression conviviales

Pour satisfaire vos utilisateurs et faciliter le travail de votre équipe informatique, il vous faut une solution d'impression hybride avant tout simple d'utilisation. L'objectif est de fournir aux utilisateurs tout le nécessaire pour imprimer, et rien de plus. Le processus doit être fluide et sans accroc. Un nouvel utilisateur doit pouvoir installer l'application, trouver une imprimante, charger un document, sélectionner ses options d'impression, puis imprimer en toute sécurité et valider le document, le tout sans avoir à contacter le service informatique.

Intégration avec les outils de collaboration

Si vous travaillez dans un environnement hybride, il y a de fortes chances que vous utilisiez déjà de nombreux outils de collaboration, de gestion de projet, de messagerie instantanée et de gestion documentaire. La bonne nouvelle, c'est que la plupart des services de gestion d'impression (dont PaperCut) se synchronisent avec les plateformes les plus utilisées, comme Teams ou Slack . Vous pouvez ainsi partager et imprimer des documents directement depuis votre environnement de collaboration existant. Vous pouvez également numériser des documents et les intégrer directement à vos canaux de communication habituels.

Convivial, vous vous souvenez ?

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