Administradores de sistemas: ¡Las 11 mejores soluciones para evitar problemas de impresión!

Pocos profesionales entienden realmente la difícil situación del administrador de sistemas. Su trabajo es uno solo… técnicamente. Sin embargo, ese trabajo requiere que desempeñe muchas funciones. 

Claro, tendrás que administrar sistemas. Pero también se te pedirá que administres entornos virtualizados, servidores, redes y dispositivos de todo tipo. Además, sabemos con certeza que los administradores de sistemas también se encargarán de tareas como instalar escritorios y reparar lavavajillas de oficina averiados. Y si algo falla (sí, incluso el lavavajillas), se espera que sepas todo al respecto. 

También sabemos que, de entre todas las cosas que gestionas y administras, hay un dispositivo tecnológico que causa constantes dolores de cabeza: las impresoras. Ya sea que estés solucionando problemas de compatibilidad, actualizaciones de controladores o conectividad, apostamos a que las impresoras están entre tus tareas menos favoritas. Y eso siendo generosos.

Pues estás de suerte. Si hay algo que PaperCut Software conoce bien, son las impresoras. Además, muchos de nuestros empleados, desde ingenieros de soporte técnico hasta desarrolladores de software, fueron administradores de sistemas. 

Comprendemos las dificultades del administrador de sistemas. Por eso, hemos recopilado nuestros 11 mejores trucos de impresión para facilitarle la vida. Porque simplificar el trabajo del administrador de sistemas es lo que nos motiva a levantarnos cada mañana.

Primero, apágalo y vuélvelo a encender… Es broma. Bueno, más o menos… Ya les cuento…

1. Controladores de impresión universales

Uno de los mayores inconvenientes de trabajar con impresoras es la necesidad constante de instalar y actualizar los controladores de cada dispositivo. Esto puede resultar especialmente complicado si se tiene un gran número de impresoras o si se trabaja en un entorno donde se añaden nuevas impresoras con frecuencia. 

Una solución a este problema consiste en usar controladores de impresión universales (UPD). Estos controladores están diseñados para funcionar con una amplia gama de impresoras y, a menudo, los proporcionan los propios fabricantes. Al usar UPD, se evita la necesidad de instalar y actualizar constantemente los controladores de cada impresora, lo que simplifica la gestión.

2. Controladores de impresora GENÉRICOS del fabricante

Ya que estamos hablando de controladores, si los UPD no funcionan, lo mejor es usar controladores de impresora genéricos. Si están disponibles, claro. Son versiones simplificadas de los controladores de impresora completos, pero suelen tener eliminadas las imágenes y funciones que casi nadie usa. 

Lo más importante es que suelen ser mucho más pequeños (en cuanto al tamaño de los archivos del paquete de controladores) que el controlador completo de cualquier impresora. Por lo tanto, la implementación de controladores mediante Microsoft Point and Print no ralentizará las conexiones VPN lentas. Ah, pero si no conoces las nuevas reglas de Microsoft Point and Print, es decir, el problema de impresión, lee nuestra explicación sobre la vulnerabilidad del administrador de impresión de Windows .

3. Controlador de impresora a color genérico de MS Publisher

Cuando todo lo demás falle, simplifica todo.

Utilice esta solución alternativa como ejemplo. Busque un controlador antiguo, básico y compatible con los estándares de impresión. Si funciona, vaya ampliando gradualmente la solución y probando diferentes configuraciones, puertos y protocolos para identificar dónde reside el problema.

Es posible que el protocolo que está utilizando no sea compatible con el dispositivo. El uso de un controlador antiguo compatible con PCL5 debería funcionar para la mayoría de las funciones en cualquier dispositivo.

4. Asistente para la instalación de impresoras de Windows 

Sí, seguimos hablando de controladores. Ahí es donde empiezan la mayoría de los problemas de impresora. Parece obvio, pero por eso funciona. Instala siempre solo el controlador mediante el asistente de instalación de impresoras de Windows. No uses el archivo .exe del fabricante, que instala otras 42 cosas, aparece cada vez que imprimes e intenta venderte tóner y otra información.

Algunos fabricantes abusan de la comunicación bidireccional (bidi) y comprueban la impresora cada vez que se realiza una acción, lo que ralentiza el proceso. La comunicación bidireccional solo es necesaria una vez: para instalar las opciones de acabado y las bandejas. Después, desactívala en la configuración del controlador.

Jamás*,* jamás de los jamases (con la voz de Andre 3000) uses el controlador que Windows instala automáticamente. A menos que estemos en 1998 y tengas una HP LaserJet 4100. Si un controlador se descarga como un archivo .exe, extráelo a una carpeta temporal. Luego, ejecuta el asistente de controladores de Windows por separado. O bien, descomprime el .exe con un programa de compresión para obtener los controladores.

Teniendo todo esto en cuenta, una advertencia: si el equipo tiene instalado print management.msc, utilícelo para instalar los controladores y las impresoras, y no utilice el asistente de impresión.

5. Impresoras virtuales

Dejando a un lado los controladores, no supondrán un problema si utilizas impresoras virtuales, es decir, cualquier aplicación que convierta documentos a un formato imprimible. Al usar una impresora virtual, evitas tener que instalar y gestionar impresoras físicas. 

Las impresoras virtuales resultan especialmente útiles cuando se necesita crear documentos PDF u otros archivos electrónicos que se puedan compartir o distribuir fácilmente. Además, ayudan a reducir el consumo de papel y los costes de impresión. 

6. Control de acceso a la impresora

Más allá de permitir la impresión en sí, las impresoras pueden presentar riesgos de seguridad si no se gestionan adecuadamente. Para reducir el riesgo de acceso no autorizado, es importante configurar el control de acceso a la impresora. Esto se puede lograr exigiendo a los usuarios que introduzcan un nombre de usuario y una contraseña antes de poder imprimir. 

Además, puede configurar políticas de control de acceso que restrinjan quién puede imprimir en impresoras específicas, lo que ayuda a garantizar que solo los usuarios autorizados tengan acceso a documentos confidenciales.

7. Firmware de la impresora actualizado

Al igual que cualquier otro dispositivo tecnológico, las impresoras requieren actualizaciones periódicas para garantizar su correcto funcionamiento. Es importante mantener actualizado el firmware de la impresora para asegurar que opere de manera eficiente y segura. Al actualizar regularmente el firmware, se reduce el riesgo de vulnerabilidades de seguridad y se mejora el rendimiento de impresión.

8. VLAN (Red de Área Local Virtual)

Otro consejo de seguridad. Para reforzar la seguridad de tu entorno de impresión, coloca tus impresoras en una VLAN. Las VLAN proporcionan una separación lógica de los dispositivos en una red y ayudan a minimizar el riesgo de accesos no autorizados o brechas de seguridad. 

Al colocar las impresoras en una VLAN independiente, puede limitar el acceso a estos dispositivos únicamente a usuarios o dispositivos autorizados. Esto ayuda a prevenir accesos no autorizados o ataques que podrían aprovechar vulnerabilidades en el firmware o software de la impresora. Además, al colocar las impresoras en una VLAN independiente, puede controlar el tráfico de red y priorizar las tareas de impresión para un mejor rendimiento.

En resumen: solo los servidores autorizados pueden acceder a sus dispositivos. Esto reduce la superficie de ataque de su red, especialmente frente a ataques directos, y también reduce la impresión no autorizada y el desperdicio de papel.

9. Valores predeterminados del controlador de la impresora

Este consejo es sencillo, pero ofrece grandes beneficios. Teniendo en cuenta todo lo anterior: comprenda la diferencia entre configurar los valores predeterminados del controlador de impresora para el usuario actual y para todos los usuarios de su servidor de impresión. 

La configuración predeterminada del controlador de la impresora son los ajustes que este utiliza al imprimir un documento. Estos ajustes pueden incluir opciones como el tamaño del papel, la orientación, la calidad y el modo de impresión a doble cara. Configurar correctamente la configuración predeterminada del controlador de la impresora puede ayudar a mejorar el rendimiento de la impresión y reducir el desperdicio de papel. 

Como puede verse, establecer valores predeterminados para todos los usuarios de forma involuntaria podría ser más perjudicial que beneficioso. 

10. No se permiten espacios en los nombres de las acciones.

Si los nombres de tus recursos compartidos contienen espacios, los clientes de Windows los gestionan correctamente. Sin embargo, si tienes clientes Mac o Linux que utilizan SMB para imprimir a través de tu servidor de impresión de Windows, los espacios en los nombres de los recursos compartidos generan problemas innecesarios de compatibilidad y funcionalidad. Esto puede provocar errores o dificultades al intentar acceder al recurso compartido o utilizarlo. 

Además, los espacios en los nombres de los recursos compartidos pueden dificultar su escritura o memorización, sobre todo si el nombre es largo o complejo. Así que, para evitarlo, procura que sea corto y conciso.

11. Software de gestión de impresión

El software de gestión de impresión es una herramienta invaluable y de probada eficacia para los administradores de sistemas que gestionan un gran entorno de impresoras y copiadoras. 

El software de gestión de impresión puede proporcionar funciones de monitorización que ofrecen actualizaciones en tiempo real sobre el estado de la impresora, incluyendo los niveles de tinta, el suministro de papel y los mensajes de error. 

Al utilizar las funciones de monitorización de la impresora, puede identificar y solucionar rápidamente los problemas de la impresora antes de que se conviertan en un problema mayor.

Artículo original de Kieron Byatt de PaperCut Software.

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