Impresión segura: Cómo imprimir documentos confidenciales de forma segura

8 maneras seguras de imprimir documentos confidenciales

Antes de explicarte las mejores maneras de imprimir tus documentos confidenciales de forma segura, primero quiero que entiendas todos los puntos vulnerables de tus trabajos de impresión. Piensa en el proceso de impresión. Existen vulnerabilidades antes, durante y después de imprimir. Para proteger tus trabajos de impresión, debes asegurarlos en cada etapa del ciclo de vida de la impresión. 

1. Autorización de impresión segura

Este es el fundamento de la impresión segura. La Liberación Segura de Impresión significa que sus trabajos no se imprimen automáticamente. Esperan en una cola de espera y liberación hasta que los usuarios estén literalmente frente a la impresora, donde recogerán sus trabajos. El documento solo se imprimirá cuando el usuario confirme su presencia para recoger la impresión. 

2. Impresión "Búscame" (también conocida como Impresión "Pull")

La función de Impresión Segura puede parecer un poco engorrosa. Por ejemplo, tendrías que ir hasta la misma impresora cada vez. Ahí es donde la impresión remota o la función "Encuéntrame" resultan útiles. Con esta última, tu trabajo de impresión se guarda en una cola virtual en todas las impresoras habilitadas de tu oficina. Solo se imprimirá en la impresora a la que vayas y te autentiques con tu identificación.

3. Autenticación de usuario

Toda impresión segura se basa en la autenticación. Para recopilar un documento, sus usuarios deben verificar su identidad para confirmar que son ellos, quienes presionaron imprimir, quienes recopilan el documento. Tanto la versión de impresión segura como la impresión Find-me/Pull son posibles gracias a la autenticación del usuario. Estas son las distintas formas en que puede configurar la autenticación en su entorno de impresión.

Liberación del lector de tarjetas: los usuarios se verifican con una tarjeta/llavero/insignia de seguridad.

Liberación del número PIN: los usuarios se verifican con un código numérico personalizado.

Teléfono móvil: los usuarios verifican la información enviando su teléfono móvil.

Nombre de usuario/contraseña: los usuarios se verifican con sus datos personales confidenciales. 

Autenticación de dos factores/2FA

Para duplicar la seguridad de su autenticación , puede configurar la A2F. Esto se ve en muchos servicios de telefonía, banca y software. Para verificar su identidad, debe proporcionar dos métodos de autenticación, que pueden ser una combinación de los anteriores (es decir, PIN y una tarjeta/llave/credencial de seguridad).

4. Proteja su MFD con software integrado.

Transforme la experiencia de usuario de su impresora con el software de gestión de impresión integrado. Este software automatiza funciones como la autenticación de usuario para la impresión segura y la impresión remota. Proteger su impresora multifuncional con un software de gestión de impresión centralizado facilita su uso y proporciona a los administradores de sistemas una consola de administración centralizada desde la que pueden implementar protocolos y configuraciones seguras para el dispositivo.

5. Cifrado

El cifrado es la base de la tecnología de comunicaciones seguras. Por eso utilizamos la banca móvil por internet sin pensarlo dos veces. Todos los datos se cifran durante el proceso de impresión con software de gestión de impresión, lo que añade una capa adicional de protección a su entorno de impresión. Nuestras soluciones nativas en la nube PaperCut Hive y PaperCut Pocket cuentan con cifrado de extremo a extremo, donde todos los metadatos se cifran en reposo y en movimiento con una clave de tres partes. Con nuestras soluciones alojadas en servidores propios, PaperCut NG y PaperCut MF, los documentos sensibles y confidenciales se pueden proteger con el cifrado de archivos de cola mediante el algoritmo AES-256-GCM, que también utiliza claves multiparte, lo que significa que cada trabajo de impresión tiene una clave de cifrado única.

6. Políticas de impresión

Establezca reglas y directrices para garantizar las mejores prácticas de impresión segura por defecto. Los administradores de sistemas pueden configurar recordatorios emergentes sencillos o aplicar automáticamente reglas como el marcado de agua y la firma digital (que se describen a continuación). 

7. Documentar los cuidados después de la muerte

Proteger la información confidencial después de imprimir es posiblemente la parte más complicada de la seguridad de impresión. El software de gestión de impresión ofrece diversas opciones para proteger los documentos impresos una vez que se han convertido en papel:

• Registro: consulte el origen, la hora, el usuario y los detalles del documento de un trabajo de impresión.

• Archivado: consulte el documento original si es necesario.

• Informes: información personalizable sobre su entorno de impresión

• Marcas de agua y firmas digitales: rastrean e identifican al usuario y la fuente del trabajo de impresión.

Obtenga más información sobre las herramientas de visibilidad de impresión de PaperCut para la seguridad de los documentos.

8. Habla con tu socio de impresión

Le recomendamos encarecidamente que hable con su proveedor de impresión sobre cómo proteger sus documentos confidenciales. Son los expertos que trabajan directamente con organizaciones de todo tipo y tamaño para ayudarles con sus necesidades de protección de información confidencial y sensible. 

Lea el artículo original de PaperCut Software Kieron Byatt aquí.

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