Mantenga a los profesores y estudiantes seguros con la impresión de sus escuelas
La seguridad siempre ha sido importante para las escuelas. Esto incluye aspectos como la seguridad de los datos (que hemos tratado con más detalle aquí ), pero también el bienestar físico de los estudiantes, los profesores y el personal.
Con el COVID principalmente en el espejo retrovisor, debemos pensar en la impresión y en cómo se relaciona con la salud pública. Al fin y al cabo, la impresión es uno de los últimos puntos de contacto físicos en el mundo digital. Todavía lo necesitamos, y todavía tenemos que hacerlo de manera segura.
Cuando se trata de impresión, hay tres áreas de enfoque para proteger su escuela:
Impresión sin contacto
Evitar la congestión en la impresora
Habilitación sencilla para imprimir desde casa
Dondequiera que estés, y dondequiera que trabajes, los administradores de sistemas necesitan herramientas para implementar medidas de seguridad de forma rápida y flexible, en función de las necesidades individuales de su escuela.
Las funciones de PaperCut, como la impresión Find-Me , y herramientas como PaperCut Mobility Print, cumplen con los tres requisitos de seguridad. Pero veamos otras medidas que puedes tomar para que el entorno de impresión de tu escuela sea más seguro.
Comprender los riesgos de la seguridad de impresión
Los dos grandes riesgos de la impresión escolar son las filtraciones de datos y la transmisión de gérmenes en la impresora multifuncional. Ambos suponen un riesgo para los alumnos y el personal, y ambos requieren soluciones ligeramente diferentes. Si su escuela tiene una impresora 3D, también puede existir el riesgo de quemaduras, emisiones y partículas ultrafinas. La impresión 3D es un tema aparte, con sus propios problemas relacionados con las resinas.
Lo importante es reconocer que las salas de impresión escolares y los MFD pueden ser riesgosos: el truco es anticiparse a los riesgos y poner en marcha medidas de control.
Implementación de prácticas de impresión seguras en las escuelas
La seguridad de TI en las escuelas es bastante estándar, y suponemos que ya tiene un equipo de TI que monitorea el acceso a la red. Pero no descuides tu entorno de impresión, especialmente si utilizas la impresión habilitada para la nube a través de Internet. Es un vector de ataque obvio para los piratas informáticos, y es una vulnerabilidad común en los sistemas escolares, particularmente con cientos de usuarios, diferentes dispositivos volando por todo el lugar y estudiantes imprimiendo desde casa a través de su enrutador WIFI.
Estos son algunos consejos para implementar prácticas de impresión seguras en las escuelas:
1. Implementar controles de acceso. Para empezar, es necesario restringir el acceso a la impresión mediante la implementación de sistemas de autenticación de usuarios. Preferiblemente en cada paso: creación de trabajos de impresión y liberación de impresión. Esto garantiza que solo los estudiantes y el personal autorizados puedan acceder a los recursos de impresión.
2. Enseñe lo básico. Tiene sentido en una escuela, ¿verdad? Un entorno de impresión es tan seguro como sus usuarios, así que asegúrese de que los estudiantes y el personal estén capacitados en prácticas de impresión seguras. Esto incluye la seguridad de los datos y la seguridad física. Haga carteles para su sala de impresión con puntos simples que los estudiantes puedan seguir.
3. Utilice cuotas de impresión. Este es un buen consejo por varias razones (¡no menos importante!), pero también es una medida de seguridad útil. Las cuotas de impresión ayudan a evitar la impresión excesiva, lo que reduce el riesgo de que la información confidencial quede desatendida en el MFD. También puede educar a los estudiantes y al personal para minimizar los trabajos de impresión innecesarios.
4. Piensa en digital. Es una buena idea promover el uso de documentos digitales siempre que puedas. Esto podría significar invertir en algunas herramientas de colaboración digital, como Slack o Google Classroom. A veces será necesario imprimir, pero para todo lo demás, es muy probable que puedas usar una aplicación.
Mejora de la seguridad de impresión a través del software de gestión de impresión
Entonces, ¿cómo ayuda el software de gestión de impresión a la seguridad de la impresión? De varias maneras. El software de gestión de impresión consiste en obtener el control de su flujo de trabajo de impresión. Y cuanto más control tenga, más podrá aliviar los riesgos de la impresión escolar, tanto digital como física.
Así es como la gestión de impresión puede hacer que la impresión escolar sea más segura:
1. Liberación de impresión sin contacto. En un mundo post-COVID, la liberación de impresión segura y sin contacto es más importante que nunca. Los paneles táctiles MFD son un gran vector para la transmisión de gérmenes, solo piense en cuántos dedos los tocan todos los días, así que busquemos una mejor manera. Con el software de gestión de impresión, puede liberar trabajos de forma segura mediante una tarjeta magnética, una liberación de impresión móvil o terminales de liberación rápida. Mucho más limpio.
2. Evite la congestión en el equipo multifuncional. Con un software de gestión de impresión como PaperCut, puede implementar el balanceo de carga para distribuir los trabajos de impresión. Esto ayuda a evitar que los trabajos de impresión saturen una sola máquina o que se acumulen varios alrededor del mismo equipo multifuncional. El balanceo de carga de la impresora se puede realizar manualmente, donde cada usuario selecciona una impresora libre, o automáticamente mediante Impresión Find-Me .
3. Imprime desde casa donde puedas. Puedes usar PaperCut Pocket o PaperCut Hive para controlar las impresiones tanto en el trabajo como en casa. Es fácil de configurar y solo requiere la aplicación móvil para imprimir desde casa.
La seguridad de la impresión en los centros educativos no es estática. Debe adaptarse a las necesidades de la organización y a las últimas tendencias en tecnología de impresión. Por ello, es recomendable adquirir el hábito de la evaluación continua. Las auditorías anuales son útiles, pero las revisiones trimestrales o mensuales son aún mejores. Puede encontrar más información sobre auditorías de impresión aquí , pero, en esencia, debe comprobar: cuánto imprimen sus usuarios, si imprimen de forma eficiente, cuánto le cuesta y qué medidas puede tomar (si las hay) para que su entorno de impresión sea más seguro.
Aquí encontrará más información sobre el software PaperCut .