Sicheres Drucken: So drucken Sie vertrauliche Dokumente sicher

8 beste Möglichkeiten, vertrauliche Dokumente sicher auszudrucken

Bevor ich Ihnen die sichersten Methoden zum Drucken Ihrer vertraulichen Dokumente zeige, möchte ich Ihnen zunächst alle potenziellen Schwachstellen Ihrer Druckaufträge verdeutlichen. Stellen Sie sich den gesamten Ablauf eines Druckauftrags vor. Es gibt Schwachstellen vor, während und nach dem Drucken. Um Ihre Druckaufträge zu schützen, müssen Sie sie in jeder Phase des Druckprozesses absichern. 

1. Sichere Druckfreigabe

Das ist die Grundlage für sicheres Drucken. Sichere Druckfreigabe bedeutet, dass Ihre Druckaufträge nicht automatisch an den Drucker gesendet werden. Sie werden in einer Warteschlange zwischengespeichert und freigegeben, bis Ihre Benutzer direkt am Drucker stehen und ihre Druckaufträge abholen. Das Dokument wird erst gedruckt, wenn ein Benutzer bestätigt, dass er zur Abholung bereit ist. 

2. Find-me Printing (auch bekannt als Pull Printing)

Die Funktion „Sicherer Druckauftrag“ klingt zunächst umständlich, da man jedes Mal zum selben Drucker laufen müsste. Hier kommt die Funktion „Drucken per Knopfdruck“ oder „Drucken an einem bestimmten Ort“ ins Spiel. Mit „Drucken an einem bestimmten Ort“ wird Ihr Druckauftrag in einer virtuellen Warteschlange an allen kompatiblen Druckern in Ihrem Unternehmen gespeichert. Er wird nur an dem Drucker gedruckt, den Sie aufsuchen, und authentifiziert sich mit Ihrem Ausweis.

3. Benutzerauthentifizierung

Sicheres Drucken basiert auf Authentifizierung. Um ein Dokument abzuholen, müssen Ihre Benutzer ihre Identität bestätigen, um sicherzustellen, dass sie es sind, die den Druckvorgang gestartet haben und das Dokument nun abholen. Sowohl die sichere Druckfreigabe als auch das Drucken per Such- oder Abruffunktion werden durch Benutzerauthentifizierung ermöglicht. Im Folgenden finden Sie verschiedene Möglichkeiten zur Konfiguration der Authentifizierung in Ihrer Druckumgebung.

Freigabe des Kartenlesers – Benutzer authentifizieren sich mit einer Sicherheitskarte/einem Schlüsselanhänger/einem Ausweis

PIN-Nummer freigeben – Benutzer verifizieren sich mit einem personalisierten Zahlencode

Mobiltelefon – Nutzer verifizieren sich durch Freigabe mit ihrem Mobiltelefon

Benutzername/Passwort – Benutzer verifizieren sich mit ihren vertraulichen, individuellen Daten. 

Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA)

Um die Sicherheit Ihrer Authentifizierung buchstäblich zu verdoppeln , können Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) einrichten. Diese Funktion ist bei vielen Telefon-, Bank- und Softwarediensten Standard. Zur Bestätigung Ihrer Identität müssen Sie zwei Authentifizierungsmethoden angeben, beispielsweise eine Kombination aus PIN und Sicherheitskarte/-anhänger/-ausweis.

4. Schützen Sie Ihr Multifunktionsdisplay mit integrierter Software.

Verbessern Sie die Benutzerfreundlichkeit Ihres Druckers mit integrierter Druckmanagement-Software. Diese automatisiert Funktionen wie die Benutzerauthentifizierung für sicheres Drucken und das Drucken per Such- und Abruffunktion. Die zentrale Druckmanagement-Software sichert Ihr Multifunktionsgerät und bietet Benutzern hohen Bedienkomfort, während Systemadministratoren eine zentrale Verwaltungskonsole zur Implementierung sicherer Gerätekonfigurationen und -protokolle erhalten.

5. Verschlüsselung

Verschlüsselung ist die Grundlage sicherer Kommunikationstechnologie. Deshalb nutzen wir mobiles Online-Banking ganz selbstverständlich. Alle Daten werden während des Druckvorgangs durch Druckmanagement-Software verschlüsselt, was Ihrer Druckumgebung eine zusätzliche Schutzebene hinzufügt. Unsere Cloud-nativen Lösungen Hive und Pocket sind mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung ausgestattet, bei der alle Metadaten sowohl im Ruhezustand als auch während der Übertragung mit einem dreiteiligen Schlüssel verschlüsselt werden. Mit unseren selbstgehosteten Lösungen NG und MF können sensible und vertrauliche Dokumente durch Spool-Datei-Verschlüsselung mit dem AES-256-GCM-Algorithmus geschützt werden, der ebenfalls mehrteilige Schlüssel verwendet – das heißt, jeder Druckauftrag hat einen eindeutigen Verschlüsselungsschlüssel.

6. Druckrichtlinien

Legen Sie Regeln und Richtlinien fest, um standardmäßig optimale Verfahren für sicheres Drucken zu gewährleisten. Systemadministratoren können einfache Pop-up-Erinnerungen einrichten oder Regeln wie Wasserzeichen und digitale Signaturen (siehe unten) automatisch durchsetzen. 

7. Dokumentation der Jenseitsvorsorge

Der Schutz Ihrer vertraulichen Informationen nach dem Drucken ist wohl der schwierigste Aspekt der Drucksicherheit. Druckmanagement-Software bietet Ihnen verschiedene Optionen, um Ihre gedruckten Dokumente zu schützen, sobald sie zu Papier geworden sind:

• Protokollierung – Anzeige von Ursprung, Zeit, Benutzer und Dokumentdetails eines Druckauftrags

• Archivierung – Originaldokument bei Bedarf anzeigen

• Berichtswesen – individuell anpassbare Einblicke in Ihre Druckumgebung

• Wasserzeichen und digitale Signaturen – Benutzer und Quelle des Druckauftrags nachverfolgen und identifizieren

Erfahren Sie mehr über die Drucktransparenz-Tools von PaperCut für die Dokumentensicherheit.

8. Sprechen Sie mit Ihrem Druckpartner

Wir empfehlen Ihnen dringend, mit Ihrem Druckpartner über die Sicherung Ihrer vertraulichen Dokumente zu sprechen. Er ist der Experte vor Ort, der regelmäßig Organisationen jeder Größe und Branche bei ihren vielfältigen Anforderungen an die Sicherung vertraulicher und sensibler Informationen unterstützt. 

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