9 Gründe, warum Druckmanagementlösungen im Bildungsbereich unerlässlich sind

Schulen haben ganz eigene Druckprobleme. 

Anders als in üblichen Büros verfügen Schulen oft über zwei Netzwerke, über die gedruckt werden muss. Es gibt ein Campusnetzwerk für Schüler und ein Lehrernetzwerk für Lehrkräfte und Schulpersonal. Die Druckgeräte befinden sich in der Regel entweder in einem der beiden Netzwerke oder sind auf beide verteilt, je nachdem, ob Schüler sie benötigen.

In beiden Netzwerken gibt es unzählige Nutzer . Viele von ihnen drucken nur selten. Und wenn Schüler drucken, dann fast immer in letzter Minute. Oft herrscht Stress. Sie sollten eigentlich schon vorher wissen, wie man druckt, bevor sie dringend etwas brauchen, aber Teenager sind ja nicht gerade für ihre ausgeprägten Planungsfähigkeiten bekannt! 

Die Kontrolle über diesen Druckbereich ohne eine Druckmanagementlösung zu übernehmen, ist eine beängstigende Aufgabe für IT-Teams.

Hier sind die 9 wichtigsten Gründe, warum Schulen eine Druckmanagement-Software benötigen.

1. BYOD-Druck

Das moderne Technologiezeitalter hat die Arbeitswelt grundlegend verändert. Und das gilt umso mehr für Schulen. Sie müssen nicht nur Nutzer in zwei verschiedenen Netzwerken bedienen, sondern auch nahezu jedes verfügbare Betriebssystem und jeden Gerätetyp unterstützen. 

Drucker sind nicht wie Computer. Ihre Rechenleistung ist begrenzt, und um alle Arten von BYOD-Geräten zu unterstützen, benötigen sie etwas Unterstützung. Hier kommt Druckmanagement-Software ins Spiel. PaperCut bietet seit über 15 Jahren plattformübergreifende Unterstützung und wächst stetig. Wir sorgen dafür, dass Ihre Benutzer unabhängig vom verwendeten Gerät drucken können: Windows, Mac, Chromebook, Apple, Android – alles ist möglich.

Lösungen wie PaperCut Mobility Print und Print Deploy ermöglichen BYOD (Bring Your Own Device) Drucken für alle Betriebssysteme und Geräte in Kombination mit PaperCut MF. 

2. Sichtbarkeit

Druckmanagement-Software bietet Ihnen sofortige Transparenz . Sie beseitigt die Unklarheiten für Ihre Systemadministratoren und ermöglicht ihnen den direkten Zugriff auf Daten, sodass sie fundierte Entscheidungen darüber treffen können, wo Ihre Druckumgebung verbessert werden muss. 

Etwas so Einfaches wie die Möglichkeit, Ihre Druckumgebung zu protokollieren, ist der erste Schritt, um das Druckchaos Ihrer Schule in ein Meisterwerk zu verwandeln. Wie? Mit einer Druckmanagement-Software können Ihre Systemadministratoren ihre Druckumgebung zentral steuern und überwachen. Dies ist besonders praktisch für Schulen mit mehreren Standorten und Geräten. Die Software ermöglicht es Ihren Systemadministratoren und IT-Managern, ihre Druckvorgänge über die Verwaltungskonsole ihrer Wahl zu verwalten. Sie müssen sich nur noch bei Bedarf physisch um die Drucker kümmern.

3. Benutzerfreundlichkeit

Früher war Drucken eine direkte Verbindung zwischen einem Computer und einem Drucker. Schulen haben heute mehrere Drucker. Schüler, Lehrer und Mitarbeiter bringen die unterschiedlichsten Geräte und Betriebssysteme mit. Doch alle erwarten, dass das Drücken der „Drucken“-Taste genauso einfach ist wie das Drücken der „Speichern“-Taste oder des „+“-Symbols auf TikTok.

Druckmanagement-Software bietet die von Nutzern erwartete und von Systemadministratoren geschätzte Einfachheit: Drucken mit so wenigen Klicks und so wenig Unterstützung durch die IT-Abteilung wie möglich. Eine der Schlüsselfunktionen für ein reibungsloses Druckerlebnis ist „Find-Me Printing“ . Dabei werden die Druckaufträge der Nutzer an eine zentrale virtuelle Druckwarteschlange gesendet und von dem Drucker freigegeben, der sich in der Nähe befindet. So können Lehrkräfte, Schüler und Mitarbeiter jederzeit und überall drucken.

Alle Druckvorgänge werden über eine einheitliche, in die Multifunktionsgeräte integrierte Software bereitgestellt, sodass das Druckerlebnis unabhängig vom verwendeten Gerät in Ihrer Schule immer identisch ist. 

4. Geld sparen 

Wenn unkontrolliert gedruckt wird, verbraucht das unnötig viele Verbrauchsmaterialien. Vergessene oder nicht abgeholte Druckaufträge, wahllos gedruckte Farbdokumente und doppelseitige Ausdrucke – all das kostet Ihre Schule wertvolles Papier, Tinte und Toner.  

Aber nichts davon geschieht absichtlich. Es ist ein unachtsamer Fehler, der uns allen passiert. Es ist ähnlich wie wenn man im Schlafzimmer das Licht anlässt oder nicht merkt, dass der Wasserhahn im Badezimmer leicht tropft. 

Eine Druckmanagement-Software ermöglicht Ihrer Schule die Festlegung von Druckrichtlinien , um unbeabsichtigte Verschwendung zu vermeiden. Sie können Einstellungen wie Graustufen (Schwarzweiß) oder Duplexdruck (beidseitiger Druck) automatisieren.  

Unsere Druckkontingente für Studenten verhindern übermäßiges Drucken und stellen sicher, dass die Studenten darauf achten, wie viel sie drucken können und es daher nicht übertreiben und Dinge drucken, die digital bleiben können.

5. Kosten decken

Abgesehen von der Kostenersparnis wollen Schulen auch keine Verluste bei Papier, Tinte, Toner, Stromverbrauch und allen anderen Verbrauchsmaterialien im Zusammenhang mit dem Drucken machen. 

Die Druckmanagement-Software integriert sich mit Zahlungsanbietern und Kiosksystemen, sodass die Nutzer die Kosten für Drucken und Kopieren in Ihrer Schule direkt begleichen. Dabei spielt es keine Rolle, ob Ihre Schüler bar, mit Karte, PayPal, Blackboard oder einem anderen Zahlungsdienst bezahlen. 

Tools für Druckmanagement , Druckabrechnung und Kostenverteilung sorgen dafür, dass Ihre Druckkosten direkt bezahlt werden und nicht ständig Ihr Betriebsbudget aufzehren.

6. Daten- und Dokumentensicherheit 

Schulen speichern viele sensible Daten. Lehrkräfte und Mitarbeiter müssen sich und ihre Schüler beim Drucken schützen. Drucksicherheit ist zwar ein wichtiger Bestandteil der gesamten Angriffsfläche, doch Druckmanagement-Software schützt Ihre Schule in erster Linie vor Datenverlust und -lecks. 

Eine der größten und einfachsten Sicherheitsverbesserungen für die Druckumgebung Ihrer Schule ist eine sichere Druckfreigabewarteschlange . Dank dieser Funktion werden Ihre Dokumente nicht automatisch gedruckt. Sie warten auf die Autorisierung und Bestätigung durch den Benutzer am Multifunktionsgerät. Dadurch wird das Risiko von vergessenen oder doppelt gedruckten Dokumenten und den damit verbundenen schwerwiegenden Sicherheitsrisiken ausgeschlossen.

Hinzu kommt ein ganzes System von Funktionen und Tools, die Ihre Daten und die Sicherheit Ihrer Dokumente in allen drei Phasen des Drucklebenszyklus schützen: sichere Informationen vor, während und nach dem Drucken.

7. Sicherheit der Schüler und der Schule

Das klingt zwar nach Sicherheit, ist aber etwas ganz anderes. COVID-19 hat die Bedeutung von Sicherheitsmaßnahmen an Schulen deutlich gemacht. Ihre Druckumgebung spielt eine wichtige Rolle für das physische und psychische Wohlbefinden Ihrer Schüler, Lehrer und Mitarbeiter. Druckmanagement-Software ermöglicht kontaktloses Drucken, sodass Ihre Schule nicht mehr unzählige Oberflächen berühren muss, um die Ausdrucke abzuholen. 

Administratoren können die Sicherheitsfunktionen von PaperCut wie Secure Print Release oder benutzerfreundliche Funktionen wie Find-Me Printing so konfigurieren, dass Benutzer ihren Auftrag mit einem Swipe-Badge freigeben können. 

8. Abfall und CO2-Fußabdruck reduzieren.

Nachhaltigkeit steht für viele Schulen und Universitäten an erster Stelle. Auch die Druckumgebung birgt ein gewisses Risiko für Umweltbelastungen. Die oben genannten Druckrichtlinien und -gebühren bieten zudem Vorteile für die Nachhaltigkeit. 

Die Mission von PaperCut ist die Abfallvermeidung in Druckumgebungen. Unsere Funktionen ermöglichen nicht nur intelligenteres Drucken, sondern garantieren auch durchdachtes Drucken. Unsere Druckmanagement-Software stellt sicher, dass Ihre Druckaufträge ressourcenschonend sind. So sparen Sie nicht nur Geld, sondern schonen auch die Umwelt. 

„Die Einführung von PaperCut hat den Papierverbrauch der Schüler um das Zehnfache reduziert.“ – Chris Hill, IT-Manager, Colchester Royal Grammar School, Großbritannien

9. Schafft mehr Zeit für IT-Teams

Wir haben bereits viel über Druckernutzer in Schulen gesprochen. Lehrer, Schüler und Mitarbeiter erwarten, dass ihre Ausdrucke sofort verfügbar sind. Dies zu gewährleisten, spart Zeit für die oft unbesungenen Helden der Arbeitswelt: Systemadministratoren und IT-Manager.

Druckmanagement-Software automatisiert viele zeitaufwändige Schritte bei der Wartung einer Druckumgebung. Je einfacher Ihr Drucksystem ist, desto zufriedener sind Ihre Benutzer und Ihre IT-Teams.

Das Bereitstellen von Treibern und Druckwarteschlangen gehört zu den manuellen Aufgaben, die Systemadministratoren gerne automatisieren würden. Mit der MF/NG-Funktion „Print Deploy“ (PaperCut) gehört dieser Wunsch der Vergangenheit an. Druckwarteschlangen und Treiber werden automatisch und sofort an alle Benutzer an jedem beliebigen Standort verteilt – für Mac, Windows, Chromebooks, Linux und viele weitere Plattformen. Drucker werden per Knopfdruck an die Benutzer verteilt, und die Anzahl der Support-Tickets halbiert sich.

Dieser Artikel wurde von Kieron Byatt, dem Tech-Journalisten von PaperCut Software, verfasst.
Den Originalartikel finden Sie hier.

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