9 razones por las que las soluciones de gestión de impresión son esenciales en la educación
Las escuelas tienen problemas de impresión únicos.
A diferencia de los entornos laborales convencionales, las escuelas suelen tener dos redes desde las que los usuarios necesitan imprimir. Existe una red del campus para los estudiantes y una red del profesorado para los docentes y el personal escolar. Los dispositivos de impresión normalmente se encuentran en una u otra red, o pueden estar distribuidos entre ambas, dependiendo de si los estudiantes necesitan utilizarlos.
En ambas redes hay muchísimos usuarios . Y muchos de ellos casi nunca imprimen. Y cuando los estudiantes imprimen, casi siempre es a última hora. A menudo hay estrés. Deberían haber aprendido a imprimir antes de tener una necesidad imperiosa, ¡pero los adolescentes no se caracterizan precisamente por su gran capacidad de planificación!
Gestionar este dominio de la impresión sin una solución de gestión de impresión es una tarea aterradora para los equipos de TI.
Aquí están las 9 razones esenciales por las que las escuelas necesitan un software de gestión de impresión.
1. Impresión BYOD
La era tecnológica moderna ha transformado por completo el mundo laboral. Y esto se multiplica exponencialmente en el ámbito educativo. Las escuelas no solo deben dar servicio a usuarios en dos redes distintas, sino que también deben ser compatibles con prácticamente todos los sistemas operativos y tipos de dispositivos disponibles.
Las impresoras no son como las computadoras. Tienen una capacidad de procesamiento limitada y, para ser compatibles con todo tipo de dispositivos personales (BYOD), necesitan cierta ayuda. Ahí es donde entra en juego el software de gestión de impresión. PaperCut lleva más de 15 años ofreciendo compatibilidad multiplataforma y seguimos creciendo. Nuestro objetivo es garantizar que sus usuarios puedan imprimir independientemente del dispositivo que utilicen: Windows, Mac, Chromebook, Apple, Android, etc.
Soluciones como Mobility Print y Print Deploy de PaperCut permiten la impresión BYOD (Traiga su propio dispositivo) para todos los sistemas operativos y dispositivos cuando se combinan con PaperCut MF.
2. Visibilidad
El software de gestión de impresión le proporciona visibilidad al instante. Elimina la incertidumbre para sus administradores de sistemas y les da acceso inmediato a los datos para que puedan tomar decisiones informadas sobre dónde se debe mejorar su entorno de impresión.
Algo tan sencillo como poder imprimir y registrar el entorno de impresión es el primer paso para transformar la gestión de impresión de su escuela, convirtiéndola de un caos a una solución impecable. ¿Cómo? El software de gestión de impresión permite a sus administradores de sistemas controlar y supervisar el entorno de impresión desde una fuente centralizada. Esto resulta especialmente útil para escuelas con varios campus y dispositivos. El software de gestión de impresión permite a sus administradores de sistemas y responsables de TI gestionar la impresión desde la consola de administración que prefieran. No necesitan atender físicamente las impresoras a menos que sea estrictamente necesario.
3. Facilidad de uso
Antes, imprimir era una conexión directa entre un ordenador y una impresora. Ahora, los colegios tienen varias impresoras. Alumnos, profesores y personal llegan al colegio con una gran variedad de dispositivos y sistemas operativos. Pero todos esperan que pulsar «Imprimir» sea tan sencillo como pulsar «Guardar» o el botón «+» en TikTok.
El software de gestión de impresión ofrece la simplicidad que los usuarios esperan y que los administradores de sistemas aprecian: imprimir con la menor cantidad de clics y la mínima asistencia posible de los equipos de TI. Una de las funciones clave que proporciona una experiencia de impresión fluida es la impresión localizada . Esta envía los trabajos de impresión de los usuarios a una única cola de impresión virtual, desde donde se imprimen en la impresora más cercana. Esto permite a profesores, estudiantes y personal imprimir desde cualquier lugar y en cualquier momento.
Todas se entregan a través de un software integrado y consistente en el MFD, por lo que, independientemente del dispositivo que utilicen los usuarios de su escuela, la experiencia de impresión es exactamente la misma.
4. Ahorra dinero
Si no se controla, el uso indiscriminado de la impresión consume rápidamente los consumibles. Los trabajos de impresión olvidados o no recogidos, los documentos a color sin distinción y las impresiones a doble cara pueden costarle a su escuela valioso papel, tinta y tóner.
Pero nada de esto es intencional. Es un descuido que todos cometemos. Es similar a dejar la luz encendida en el dormitorio o no darse cuenta de que el grifo del baño gotea un poquito.
El software de gestión de impresión permite a su centro educativo establecer políticas de impresión que actúan como barrera entre el usuario y el desperdicio involuntario. Puede automatizar ajustes como la escala de grises (blanco y negro) o la impresión a doble cara.
De esta forma, nuestros límites de impresión para estudiantes eliminan la impresión excesiva, asegurando que los estudiantes valoren cuánto pueden imprimir y, por lo tanto, no abusen de ello e impriman cosas que pueden permanecer digitales.
5. Recuperar los costos
Además de ahorrar dinero, las escuelas no quieren operar con pérdidas en papel, tinta, tóner, consumo de electricidad y todos los consumibles relacionados con la impresión.
El software de gestión de impresión se integra con las pasarelas de pago y los proveedores de quioscos para que los usuarios cubran directamente los costos de impresión y copiado en su escuela. No importa si sus estudiantes pagan en efectivo, con tarjeta, PayPal, Blackboard o cualquier otro servicio de pago.
Las herramientas de gestión de impresión , tarificación y asignación de costes permiten que sus gastos de impresión se paguen directamente, en lugar de agotar constantemente sus presupuestos operativos.
6. Seguridad de datos y documentos
Los centros educativos almacenan mucha información confidencial. Los docentes y el personal deben protegerse a sí mismos y a sus alumnos al imprimir. Si bien la seguridad de la impresión es un aspecto fundamental de la superficie de ataque general, el software de gestión de impresión protege principalmente al centro educativo de fugas y derrames de datos.
Una de las medidas de seguridad más importantes y sencillas para el entorno de impresión de su escuela es una cola de impresión segura . Con esta función, los documentos no se imprimen automáticamente, sino que esperan la autorización y confirmación del usuario en el equipo multifuncional. Esto elimina la posibilidad de que se olviden o dupliquen documentos, lo que podría generar graves problemas de seguridad.
Luego, existe todo un sistema de funciones y herramientas que protegen la seguridad de sus datos y documentos en las tres etapas del ciclo de vida de la impresión : información segura antes, durante y después de imprimir.
7. Seguridad de los estudiantes y de la escuela
Esto suena a seguridad, pero es un tema completamente distinto. La COVID-19 puso de manifiesto la importancia de los procesos para mantener la seguridad en las escuelas. El entorno de impresión es fundamental para el bienestar físico y mental de estudiantes, docentes y personal. El software de gestión de impresión permite la impresión sin contacto, evitando así que las personas tengan que tocar múltiples superficies para recoger sus documentos impresos.
Los administradores pueden configurar las funciones de seguridad de PaperCut, como la liberación segura de impresión, o funciones de facilidad de uso, como la impresión "Localizar", para que los usuarios puedan liberar su trabajo con una tarjeta de acceso.
8. Reducir los residuos y la huella de carbono
La sostenibilidad es una prioridad para muchas escuelas y universidades. El entorno de impresión es otro ámbito que puede generar residuos y tener un impacto negativo en el planeta. Las políticas y tarifas de impresión mencionadas anteriormente también ofrecen ventajas en materia de sostenibilidad.
La misión de PaperCut es eliminar el desperdicio en entornos de impresión. Todas nuestras funciones no solo permiten una impresión más inteligente, sino que garantizan una impresión responsable. El software de gestión de impresión asegura que todos tus trabajos de impresión sean eficientes. Esto significa que no solo ahorras dinero, sino que también contribuyes al cuidado del planeta.
«La implementación de PaperCut redujo el desperdicio de papel de los estudiantes en un 75%». - Chris Hill, Director de Informática, Colchester Royal Grammar School, Reino Unido
9. Libera tiempo para los equipos de TI
Hemos hablado mucho sobre los usuarios de impresoras en las escuelas. Profesores, alumnos y personal esperan imprimir al instante. Garantizarlo ahorra tiempo a los héroes anónimos del mundo laboral: los administradores de sistemas y los responsables de TI.
El software de gestión de impresión automatiza muchos de los procesos que consumen mucho tiempo en el mantenimiento de un entorno de impresión. Cuanto más sencillo sea su sistema de impresión, más satisfechos estarán sus usuarios y sus equipos de TI.
Implementar controladores y colas de impresión es una de esas tareas manuales que los administradores de sistemas desean automatizar constantemente. Con la función Print Deploy de PaperCut MF/NG, ya no tendrá que desearlo más. Implemente de forma automática e instantánea colas de impresión y controladores para todos los usuarios, en cualquier ubicación, para Mac, Windows, Chromebooks, Linux y una larga lista de plataformas. Asigne impresoras a los usuarios con un solo clic y reduzca a la mitad el número de incidencias.
Este artículo fue escrito por Kieron Byatt, periodista tecnológico de PaperCut Software.
Puedes leer el artículo original aquí.
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