7 amenazas a la seguridad de impresión que debes conocer

Cuando piensas en seguridad informática, quizá no pienses inmediatamente en tu impresora. Pero deberías. Las impresoras y los documentos impresos son la caja de Pandora de la información confidencial de la empresa. 

Las impresoras manejan gran cantidad de datos confidenciales. Además, transforman archivos digitales en archivos físicos. Y si algo se puede tener en las manos, también se puede perder o robar.

Pero los documentos impresos también son vulnerables en su formato digital. Los datos que viajan de los dispositivos a los ordenadores pueden ser interceptados por ciberdelincuentes.

¿Quién quiere tus trabajos de impresión? Desde empresas de la competencia hasta empleados descontentos, pasando por simples ladrones que quieren secuestrar tu información confidencial. 

1. Trabajos de impresión olvidados en la bandeja de la impresora.

Si olvidas tu trabajo de impresión en la bandeja de la impresora, alguien podría recogerlo accidentalmente y llevarlo a cualquier parte. O, en un escenario más preocupante, documentos extraviados podrían ser sustraídos intencionalmente y entregados a la persona equivocada. En casos leves, esto puede resultar embarazoso. En el peor de los casos, ¡puede ocasionar graves problemas para tu negocio!

2. Documentos impresos extraviados

Más allá de la bandeja de la impresora, es increíblemente común olvidar documentos confidenciales en un lugar público. Por ejemplo, dejarlos en un asiento del tren o del autobús. O junto a un café a medio terminar en la cafetería. Es un error muy humano. Pero un error que puede exponer los secretos de tu negocio al mundo entero. O quizás solo a ese tipo sospechoso de la cafetería. Igual de grave.

3. Ataques de datos en tránsito

Una vez que pulsas imprimir y el documento está en espera de entrar en la cola de impresión, los datos de impresión están en reposo. Durante el trayecto del dispositivo a la impresora, se considera que el documento está en tránsito. En esta fase del proceso de impresión, el trabajo puede ser interceptado por atacantes que utilizan malware o spyware. Estos atacantes pueden modificar o robar los datos para sus fines maliciosos. 

4. Trucos para impresoras

Si sus impresoras y equipos multifuncionales no cuentan con la seguridad física y digital adecuada, son vulnerables a ataques informáticos, tanto locales como remotos. Los hackers pueden aprovechar la infraestructura de red y sus vulnerabilidades mediante herramientas como la ejecución remota de código y la ingeniería social. Además, está la seguridad física de sus dispositivos, como el uso de cerrojos y candados. Si sus impresoras no están bien sujetas, los atacantes pueden acceder físicamente a sus instalaciones y piratear sus dispositivos directamente.

5. Robo de dispositivos

Ya hemos mencionado la seguridad física de su hardware. Esto implica asegurarse de que las impresoras y los equipos multifuncionales estén protegidos en sus instalaciones. Si su dispositivo se puede extraer fácilmente, los intrusos pueden acceder a la información almacenada, como nombres de usuario, contraseñas, datos de trabajos de impresión y otros detalles empresariales. Esta información almacenada puede ser utilizada para fines maliciosos, o los atacantes pueden aprovecharla para piratear su red.   

6. Eliminación inadecuada de documentos y/o dispositivos

¿Ya no necesitas ese documento? Pues tengo malas noticias… Si simplemente lo arrugas y lo tiras a la basura, esa bola de papel se convierte en una amenaza para la seguridad. Triturar los documentos es mejor, PERO, incluso los documentos triturados se pueden reconstruir. Es fundamental para la seguridad de tu empresa que las copias impresas que ya no se necesitan se destruyan adecuadamente para que no representen una amenaza.  

7. Atascos de papel

Esto no es muy obvio, pero permítanme explicarme. Imaginen que están imprimiendo un documento confidencial y la impresora se atasca, pero tienen prisa. Así que imprimen en otra impresora, recuperan su documento y cumplen con la fecha límite. Pero ese documento ya se imprimió. Y está en la impresora. Simplemente está enredado en las cintas de papel. Pero si alguien lo retirara con firmeza, aún sería legible. Y, por lo tanto, tienen un duplicado del documento que representa un riesgo de seguridad.

¿Cómo protege su lugar de trabajo de las amenazas a la seguridad?

Recién sacadas de la caja, las impresoras necesitan un poco de ayuda para rendir mejor. El software de gestión de impresión hace que sus impresoras sean más inteligentes y protege a su organización de posibles amenazas de seguridad. 

5 soluciones de impresión seguras para proteger sus documentos

1. Autorización de impresión segura

Las impresoras compartidas ya no se convierten en un foco de documentos olvidados o extraviados gracias a la introducción de una cola de retención y liberación automática. Los documentos no se imprimen hasta que el usuario se autentica en el dispositivo con una forma segura de identificación.

2. Cifrado

El cifrado es fundamental para la seguridad informática. ¿Qué significa? Tus datos se codifican en un código ilegible que solo se puede descifrar con una clave. Puedes usar el cifrado para proteger todos los datos transmitidos en tu red. Algunos programas también ofrecen cifrado de extremo a extremo, donde el código se codifica en el dispositivo emisor y solo se puede descifrar en el dispositivo receptor. Así, tus datos están protegidos en cada punto de su recorrido. 

3. Control de acceso

Gestiona el acceso a la impresora, tanto para usuarios autorizados por tu administrador como para usuarios con autorización de autenticación, de modo que solo puedan imprimir. Esto incluye herramientas posteriores a la impresión, como auditoría, registro y marcas de agua, para garantizar la trazabilidad de los documentos hasta su origen.

4. Seguridad física

¿Pensabas que bromeaba cada vez que mencionaba candados y cerrojos? Pero asegurar físicamente tus dispositivos en las instalaciones previene robos y accesos no autorizados. El software de impresión integrado también garantiza que cualquier interacción con tu dispositivo esté supervisada por una solución de impresión segura. 

5. Mantenimiento regular de software y firmware

Actualizar periódicamente el software y el firmware, así como realizar el mantenimiento regular de sus dispositivos, protege su sistema de impresión de amenazas de seguridad. Las actualizaciones de software incluyen parches para vulnerabilidades recientes y ofrecen nuevas funciones de seguridad. Además, eliminan funciones obsoletas e innecesarias que podrían ser vulnerables a ataques a la red o a los dispositivos.

Protección del ciclo de vida de la impresión

Las amenazas a la seguridad existen en tres etapas del ciclo de vida de un documento impreso. Sus datos e información pueden ser vulnerados antes de imprimir, durante el proceso de impresión y después de imprimir. 

Puedes leer el artículo original de Kieron Byatt aquí .