6 mitos sobre la impresión en la nube (Blog PaperCut)

La industria de la impresión suele hablar de “la nube” como si no fuera algo habitual en los negocios desde hace más de 10 años. Pero eso se debe a que la impresión es el “último bastión” de la nube.

Imprimir a través de la nube no es nada nuevo. Pero el tema de actualidad en la industria de la impresión es alojar el software de gestión de impresión en la nube, en lugar de en hardware local como un servidor de impresión.

Lo que hace que todo esto sea tan misterioso y casi mítico es que las impresoras, copiadoras y multifuncionales tienen una relación con la nube distinta a la de los ordenadores. Las impresoras son dispositivos mecánicos. Y para que el software en la nube gestione las impresoras, siempre habrá algún tipo de hardware local. Ya sea el software alojado en un ordenador, en la propia impresora o en un dispositivo dedicado como un servidor o una Raspberry Pi.

Debido a todos estos matices, existen muchos conceptos erróneos y trampas en las que los clientes pueden caer al considerar la impresión en la nube.

Así que vamos a desmentir algunos de los mitos más extendidos sobre la impresión en la nube.

Mito n.º 1: Trasladar toda la impresión a la nube es la mejor opción.

Como todo, la infraestructura local y los servicios en la nube tienen sus ventajas y desventajas. Según las necesidades de tu negocio, conviene aprovechar lo mejor de cada uno. No existe una solución universal. 

La administración en la nube es accesible desde cualquier lugar, sin necesidad de alojar un servidor. Sin embargo, en lo que respecta a la impresión, debemos considerarla en términos de IoT (Internet de las Cosas). La impresión no se limita por completo a la nube, como ocurre con Salesforce. Siempre existe un componente de hardware: el dispositivo físico y mecánico sobre el que se imprime. Por lo tanto, un enfoque intuitivo consiste en aprovechar las mejores soluciones tanto en la nube como en las instalaciones locales.  

Es una petición empresarial comprensible: tener la mayor cantidad de tecnología posible en la nube. Pero ese enorme equipo físico necesita que la tecnología local, en las instalaciones, facilite su funcionamiento.  

Puedes leer más sobre esto en nuestro blog sobre cómo funciona el software de gestión de impresión en la nube. Y escucha más sobre cómo "desmitificar la impresión sin servidor" en nuestro podcast .

Mito n.º 2: La impresión en la nube es menos segura que la impresión local.

Hablando de mitos, este malentendido en particular es una antigua interpretación popular sobre la seguridad en la nube. Aunque tu servidor de correo electrónico sea local, sigue comunicándose con internet. Así que, si no le das importancia a la seguridad de tu correo electrónico, ocurre lo mismo con cualquier otra infraestructura en la nube.

Una de las principales ventajas de los servicios en la nube es que las correcciones de seguridad están siempre actualizadas y gestionadas por el proveedor. Los parches se administran automáticamente. Su equipo de TI no tiene que mantener los servidores manualmente. Y lo más importante, cualquier vulnerabilidad se corrige constantemente gracias a la entrega continua de la nube. 

Mito n.º 3: El hardware de impresión local es más difícil de mantener en un entorno de nube.

La naturaleza de los productos en la nube permite que se actualicen y reparen automáticamente. De esta forma, su hardware local se mantiene seguro y con el mantenimiento adecuado gracias a la administración en la nube. Incluso con componentes locales, un producto SaaS puede brindarles soporte. Así, la nube facilita el mantenimiento de su hardware local.    

Mito n.º 4: Existe una solución de impresión en la nube universal

En lo que respecta al software de gestión de impresión, no existe una solución mágica que resuelva todos los problemas y se adapte a cualquier entorno laboral. Con las soluciones de impresión en la nube, no se trata de encontrar una única nube que lo abarque todo, sino de hallar una solución flexible que se integre con su infraestructura existente. 

Por ejemplo, si ha migrado todos sus servidores a Microsoft Azure, querrá asegurarse de que cualquier software de gestión de impresión en la nube se integre con Microsoft Azure. Desea encontrar una solución multiplataforma y compatible con varios sistemas operativos, que sea flexible y escalable para sus necesidades.

Mito nº 5: La impresión en la nube es más barata que la impresión local.

Los servicios en la nube pueden reducir la cantidad de hardware local, como servidores, pero no siempre son la opción drásticamente más económica que algunos proveedores afirman. El costo de una solución de gestión de impresión en la nube depende de muchos factores, incluyendo la cantidad de impresoras en su flota si utiliza aplicaciones integradas para su software, y la cantidad de usuarios.

También está el coste inicial de la migración a la nube. Un aspecto a considerar es cuántos años de vida útil le quedan a su hardware actual. Si sus servidores aún tienen entre 2 y 3 años de retorno de la inversión, quizás no sea la opción más rentable desecharlos y reemplazarlos con un servicio en la nube. Sin embargo, la buena noticia es que el software de gestión de impresión en la nube le ofrece la flexibilidad y la escalabilidad de la nube. Usted paga en función del volumen de impresión realizado por sus usuarios. De esta forma, puede ajustar los costes según sus necesidades. 

Mito n.º 6: La impresión en la nube necesita poco o ningún soporte técnico

Una de las ventajas de los servicios en la nube es la aplicación automática de parches y el mantenimiento, lo que permite a su equipo de TI dedicarse a otras tareas críticas para el negocio. Sin embargo, esto no significa que no necesite asistencia de soporte técnico o de expertos en servicios técnicos. 

El entorno de la nube para la impresión es complejo y está en constante evolución. A medida que algunas áreas se desarrollan y evolucionan, se requerirá experiencia técnica de vez en cuando. Los expertos en soporte técnico garantizan que los servicios en la nube estén configurados correctamente, funcionen de manera óptima y satisfagan las necesidades de su negocio. 

Si su organización tiene estrictos requisitos de seguridad y cumplimiento, los ingenieros de soporte técnico pueden ayudarle a garantizar que los datos estén respaldados y sean recuperables. Volviendo al primer mito, la mejor estrategia para la nube es aprovechar lo mejor de ambos mundos. Así, para los elementos locales, como las aplicaciones integradas, un sólido equipo de soporte técnico ayudará a su organización a minimizar los riesgos y garantizar una experiencia de usuario impecable.

Hay más de una forma de imprimir en la nube.

La clave para desmitificar estas ideas erróneas reside en los matices. Cada entorno laboral es diferente y no existe una solución mágica en la nube que sirva para todos. Nadie conoce mejor tu organización que tú, y si una solución de impresión en la nube no se ajusta a tus necesidades, debes encontrar la que sí lo haga. Tanto si buscas migrar completamente a la nube como si solo necesitas habilitar algunos dispositivos tecnológicos, existe una solución que puede funcionar para ti.

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Este artículo fue escrito por Kieron Byatt, periodista tecnológico de PaperCut Software. Lea el artículo original. aquí.

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