Die 8 wichtigsten Vorteile von Druckmanagement-Software (PaperCut Blog)

Sie haben also vor Kurzem etwas über Druckmanagement gehört. Und jetzt fragen Sie sich, was Druckmanagement-Software überhaupt bewirkt.

Ich verrate Ihnen das Geheimnis: Kein Unternehmer oder IT-Manager denkt sich: „Ich brauche eine Druckmanagement-Software.“ Vielmehr wissen sie, dass sie bestimmte Druckprobleme haben, die sie lösen möchten. Sie wissen nur nicht, wie.

Hier kommt die Druckmanagement-Software ins Spiel.

Hier sind die besten Lösungen, die Druckmanagement-Software bietet.

1. Sichtbarkeit von Printmedien: Erkenntnisse zum Nutzerverhalten und Überwachung

Moderne Druckmanagement-Software (Software wird ja nicht mehr in Kartons geliefert) bietet IT-Administratoren einen unternehmensweiten Überblick über das Druckverhalten. Sie können analysieren, wer was, wann, wo, warum und wie druckt.

Diese Daten ermöglichen es den IT-Mitarbeitern, ihre Druckumgebung besser zu verstehen. Anschließend können sie diese Daten nutzen, um einen durchdachten, sicheren, zuverlässigen und nachhaltigen Druckprozess am Arbeitsplatz zu gewährleisten.

2. Einfaches Drucken: BYOD und einfache Aktivierung

An jedem Arbeitsplatz gibt es Dutzende von Geräten und Betriebssystemen. Drucker sind zahlenmäßig unterlegen. Und sie befinden sich nicht immer direkt am Schreibtisch. Druckmanagement-Software bietet sowohl Endbenutzern als auch IT-Administratoren Benutzerfreundlichkeit und Einfachheit.

Die in Multifunktionsdruckern integrierte Software erweitert Ihre Druckmöglichkeiten. Um Endbenutzer optimal zu bedienen, ist es jedoch wichtig, den Druckvorgang so einfach wie möglich zu gestalten. Die Funktion „Drucken an jedem beliebigen Drucker“ bietet maximalen Komfort: Benutzer können an jedem Drucker drucken, indem sie sich mit ihrer ID authentifizieren.

Funktionen wie Print Deploy machen das Verteilen von Druckertreibern und Warteschlangen auf Geräte für Systemadministratoren zum Kinderspiel. BYOD (Bring Your Own Device) ermöglicht das Drucken von jedem Gerät aus und überall mit kostenlosen Tools wie Mobility Print .

3. Integriertes Scannen: Automatisierung und Optimierung digitaler Arbeitsabläufe

Scannen klingt einfach genug. Man legt das Dokument auf die Glasplatte, drückt den Knopf, und schon ist das physische Dokument digital und im Internet zu finden. Aber so einfach ist es dann doch nicht.

Scan-Standorte gibt es in vielen Formen und Größen. Die in Multifunktionsdruckern integrierte Druckverwaltungssoftware kann sich in Ihr lokales Netzwerk, E-Mail-Ziele und Cloud-Speicherdienste integrieren.

Die integrierte Scanfunktion erweitert Ihre MFD-Scanfunktionen und optimiert Ihre Arbeitsplatzautomatisierung. Ob Dropbox, Google Drive, SharePoint Online, Box oder Evernote – egal wo Sie in der Cloud scannen, die Druckmanagement-Software sorgt für sofortige Arbeitsabläufe.

4. Sicheres Drucken: Dokumenten- und Druckauftragssicherheit

Das einfache gedruckte oder gescannte Dokument ist ein wichtiger Bestandteil der Sicherheit Ihres Unternehmens. Gemeinsam genutzte Drucker können die Angriffsfläche für Datenlecks und Compliance-Verstöße in Ihrem Unternehmen potenziell vergrößern. Vergessene oder verworfene Druckaufträge sind üblich und verständlich, stellen aber dennoch Sicherheitsrisiken dar.

Druckmanagement-Software ermöglicht den Schutz Ihrer Dokumente vor, während und nach dem Druckvorgang. Funktionen wie die sichere Druckfreigabe erfordern eine Identitätsbestätigung, bevor ein Druckauftrag freigegeben wird. Wasserzeichen/digitale Signaturen und die Druckprotokollierung gewährleisten, dass der Weg jedes Druckdokuments jederzeit nachvollziehbar ist.

Druckmanagement-Software bietet grundlegende und erweiterte Sicherheitsfunktionen, sodass Ihre Vertraulichkeit absolut sicher ist und Ihre Datenwege den Vorschriften entsprechen.

5. Cloud-Druck: Private und öffentliche Cloud-Architektur

Das moderne Geschäftsleben findet in der Cloud statt. Viele Unternehmen benötigen zwar weiterhin Serverracks und lokale Infrastruktur, doch Cloud-Dienste werden branchenweit für Kreativität und Kommunikation genutzt.

Druckmanagement-Software kann sich in die Cloud-Umgebung Ihres Unternehmens integrieren und diese unterstützen. Es gibt Druckmanagement-Produkte für Kunden, die eine private Cloud-/selbstgehostete oder eine öffentliche Cloud-/vollständig gehostete Drucklösung suchen.

Wie bereits erwähnt, gibt es auch Integrationen mit Cloud-Speicherdiensten und Funktionen wie OCR . All dies bedeutet, dass die Vorteile eines funktionsreichen Druckmanagements in Cloud-Umgebungen unabhängig von der gewählten Cloud-Lösung verfügbar sind.

6. Kostenkontrolle: Rechnungen verkleinern und Geld sparen

Nicht abgeholte Druckaufträge werden dupliziert. Einseitiger Druck. Unbeabsichtigter Farbdruck. Es gibt viele Möglichkeiten, wie Ihre Druckkosten außer Kontrolle geraten können.

Druckmanagement-Software senkt Ihre Druckkosten und optimiert Ihre Ausgaben. Druckrichtlinien , die standardmäßig Duplexdruck und Graustufen-/Schwarzweißdruck ermöglichen, sparen Ihnen sofort Geld. Funktionen wie Druckkontingente und Zahlungsportale ermöglichen Ihnen die direkte Deckung Ihrer Druckkosten.

Sobald Sie mithilfe einer Druckmanagement-Software einen Überblick über Ihre Druckumgebung erlangt haben, können Sie Ihre Dokumentenausgabe steuern und ordnen, sodass alle Ausgaben sinnvoll sind und kein Abfall entsteht.

7. Abfallreduzierung: Verringerung des ökologischen Fußabdrucks

Gedankenloses Drucken hat nicht nur finanzielle Auswirkungen, sondern schadet auch der Umwelt.

Sichere Druckfreigabe und Find-me-Printing sind hervorragende Werkzeuge für sicheres und einfaches Drucken. Sie bieten zudem ökologische Vorteile. Dank Job-Timeouts wird – falls Sie den Drucker/das Multifunktionsgerät aus irgendeinem Grund nicht erreichen können – zwischen dem Drücken der Drucktaste und dem Abholen Ihres Dokuments kein Papier, keine Tinte und kein Strom verschwendet.

Weniger Druckabfall bedeutet eine geringere Umweltbelastung. Und mit unserem Programm PaperCut Grows pflanzen wir mit jedem Druckvorgang mehr Bäume – so wird Ihr Druckprozess waldpositiv . Nachhaltiges Wirtschaften wird heute immer wichtiger für Unternehmen.

Eine Druckmanagement-Software versetzt Ihren Arbeitsplatz in die Lage, sicherzustellen, dass Ihre Druckprozesse nicht nur die Umwelt schonen, sondern auch in deren Zukunft investieren.

8. Zeit sparen, Effizienz steigern und Produktivität erhöhen.

Druckmanagement-Software bietet zahlreiche Vorteile. Tools und Funktionen, die die Sicherheit Ihres Unternehmens verbessern, Kosten senken und Ihren Arbeitsplatz nachhaltiger gestalten, steigern letztendlich die Effizienz und Produktivität Ihres gesamten Unternehmens.

Selbst kleine Funktionen wie Schnellscans am Multifunktionsdrucker optimieren die Arbeitsabläufe für Ihre Endbenutzer. Die zentrale Verwaltung Ihrer Druckumgebung entlastet Ihr IT-Team, da es weniger Zeit mit der Druckerwartung verbringen und sich stattdessen auf zukunftsorientierte IT-Projekte konzentrieren kann.

Suchen Sie eine Druckmanagementlösung für Ihr Unternehmen?
Entdecke PaperCut

Dieser Artikel wurde von Kieron Byatt von PaperCut Software verfasst.
Den Originalbeitrag finden Hier.