Die Rolle des Druckmanagements beim nachhaltigen Drucken
Hier sind einige Hier einige erschreckende Zahlen : Zwischen 2010 und 2060 wird sich der weltweite Verbrauch von Zellstoff und Papier voraussichtlich verdoppeln. Papier macht derzeit etwa 26 % des gesamten Abfalls auf Deponien aus, und rund 42 % der weltweiten Holzernte werden für die Papierherstellung verwendet.
Mit anderen Worten: Wir drucken viel zu viel.
Das mag für ein Druckmanagementunternehmen eine seltsame Aussage sein, aber es stimmt. Wenn wir unseren Druckaufwand – und unser Druckbudget – reduzieren möchten, sollten wir nur die Dokumente drucken, die wir wirklich brauchen.
Die gute Nachricht ist, dass umweltfreundliches Drucken und nachhaltiges Drucken durchaus möglich sind. Mit der richtigen Druckverwaltungssoftware können Sie Kosten senken, den Papierverbrauch reduzieren, Abfall vermeiden und nächtliche Tabellenkalkulations-Migräne vermeiden. Klingt gut, oder? Hier erfahren Sie, wie Druckverwaltungssoftware nachhaltiges Drucken fördert.
Was ist nachhaltiges Drucken?
Nachhaltiges Drucken „Druckvermeidung“ ist der Sammelbegriff für Verfahren und Technologien, die die Umweltauswirkungen des Druckens minimieren. Dies umfasst alles von der Papierbeschaffung über Druckmanagement-Software bis hin zum ordnungsgemäßen Recycling im Büro. Im Allgemeinen geht es darum, Materialien effizienter zu nutzen, Büroabfälle zu reduzieren und nur dann zu drucken, wenn es unbedingt notwendig ist.
Am besten ist es, nachhaltiges Drucken als übergreifendes Ethos zu betrachten und nicht als einfache Kostensenkungsmaßnahme. Es geht darum, weniger zu verbrauchen, aber auch intelligenter und durchdachter zu arbeiten. Denken Sie bei jedem Schritt Ihres Druckprozesses: „Könnte dies noch nachhaltiger gemacht werden?“
Die Rolle von Druckmanagement-Software beim nachhaltigen Drucken
Welche Rolle spielt Druckmanagement-Software also für nachhaltiges Drucken? Ganz einfach: Wenn Sie Ihre Druckvorgänge besser im Blick haben, können Sie Ihre Druckgewohnheiten leichter ändern. Mithilfe von Druckmanagement-Software können IT-Manager und Büroangestellte das Druckverhalten verfolgen und analysieren , sehen, welche Abteilungen am meisten Papier verbrauchen, Nutzertrends erkennen und Einsparpotenziale durch unnötiges Drucken identifizieren.
Im Grunde handelt es sich dabei um eine Möglichkeit, umweltfreundliches Drucken effizienter zu gestalten: Durch Druckmanagement können Sie die Strategien mit dem besten Kosten-Nutzen-Verhältnis umsetzen. Keine Rätselraten mehr, nur noch verlässliche Daten.
Senkt eine Druckmanagement-Software auch die Kosten?
Kurze Antwort: Ja. Die Einrichtung eines guten Druckverwaltungssystems kann die Kosten definitiv senken. Ohne ein solches System kann das Drucken im Büro schnell zu einer Art Wildwest-Stil verkommen: Mitarbeiter können jeden Auftrag jederzeit auf jedem Drucker ausdrucken.
Es gibt keine Übersicht über den Druckverbrauch oder die Gewohnheiten, sodass eine Nachverfolgung Ihrer Ausgaben fast unmöglich ist. Die Mitarbeiter legen in der Regel keinen Wert auf umweltfreundliche Drucklösungen wie Duplexdruck, sodass Sie Papier verbrauchen, als ob es auf Bäumen wächst …
Entsprechend Laut „The World Counts“ bestehen 50 % des Geschäftsmülls aus Papier. Hier liegt ein enormes Einsparpotenzial. Und das ist nur die Spitze des Eisbergs. Umweltfreundliches Drucken ist ein ganzheitlicher Ansatz, und es gibt zahlreiche Möglichkeiten, das Budget optimal zu nutzen: Recyclingpapier, Papier mit niedrigerem Flächengewicht, nachhaltige Tonerkartuschen, Recyclingprogramme, Mitarbeiterschulungen und Richtlinien für das Druckmanagement. Die Liste ließe sich noch lange fortsetzen.
Tipps zum umweltfreundlichen Drucken für nachhaltigeres Drucken
Okay, schauen wir uns einige praktische Tipps für umweltfreundliches Drucken an. Dies sind einige Dinge, die jedes Büro schnell tun kann, um Kosten zu senken und sein Druckbudget zu verkleinern.
Messen Sie Ihren Druckaufwand – Der erste Schritt zur Behebung eines Problems besteht darin, herauszufinden, wo das Problem liegt. In diesem Fall müssen Sie wissen, wie viel Papier Sie verbrauchen. Verwenden Sie Ihre Druckverwaltungssoftware, um zu verfolgen, wie viel Papier Sie jede Woche und jeden Monat verbrauchen. Erstellen Sie Berichte über diesen Verbrauch und legen Sie diese dem Management vor.
Sichere Druckfreigabe hinzufügen – diese Funktion hat ein Unternehmen groß gemacht (falls Sie sich das gefragt haben: PaperCut). Die sichere Druckfreigabe stellt sicher, dass Dokumente nur gedruckt werden, wenn sich der Benutzer am Drucker mit einer Karte, einer PIN oder Ähnlichem authentifiziert. Dadurch wird verhindert, dass unzählige unerwünschte Dokumente gedruckt und weggeworfen werden.
Duplexdruck – Duplex- oder beidseitiger Druck ist der schnellste Weg, Ihren Papierverbrauch buchstäblich zu halbieren. Mit einer Druckverwaltungssoftware können Sie Duplex schnell als Standardeinstellung für alle Ihre Bürodrucker konfigurieren oder den Benutzern sogar beim Drucken Hinweise geben.
Bleiben Sie bei Schwarzweiß – Hätte dieses Farbdokument auch in Schwarzweiß sein können? In 99 % der Fälle lautet die Antwort ja. Beim Farbdruck werden teurere Toner und Tinten verwendet. Wenn Sie also in Graustufen oder Schwarzweiß drucken, können Sie Kosten sparen und Ihr Druckbudget schonen.
Setzen Sie Druckkontingente um – Legen Sie mit Ihrer Druckverwaltungssoftware individuelle Druckkontingente fest, die jedem Mitarbeiter zugewiesen werden. Wenn Mitarbeiter zu viele Dokumente ausdrucken möchten, können Sie sogar eine kleine Gebühr dafür einführen. Kontingente und Gebühren fördern gute Druckgewohnheiten – und weniger Abfall.
Schulung und Kontext – Mit einer Druckmanagementsoftware, die jeden Auftrag verfolgt, können Sie Ihren Fortschritt beim umweltfreundlichen Drucken ganz einfach mit dem gesamten Team teilen. Je mehr Sie über nachhaltiges Drucken sprechen, je mehr Tipps und Fortschritte Sie teilen, desto größer sind Ihre Chancen, das Verhalten zu ändern.
Erfahren Sie hier mehr über die PaperCut-Software .