Darum sollten Sie auf Workflow-Automatisierung umsteigen.

Jedes Unternehmen nutzt Arbeitsabläufe. Dabei handelt es sich um Abfolgen von Aufgaben, die den Arbeitsalltag organisieren und die Erreichung bestimmter Ziele sicherstellen. Sie können in Form einer Checkliste oder einer Reihe aufeinanderfolgender Aufgaben vorliegen. Arbeitsabläufe werden regelmäßig für die routinemäßigen oder sich wiederholenden Prozesse eingesetzt, die täglich in Unternehmen anfallen.

Es geht aber nicht nur um die Nutzung von Arbeitsabläufen, sondern auch um deren Automatisierung.

Einem Bericht aus dem Jahr 2021 zufolge gaben 94 % der befragten Beschäftigten in kleinen und mittelständischen Unternehmen an, repetitive und zeitaufwändige Aufgaben zu erledigen. Der Bericht stellte außerdem fest, dass 90 % der Wissensarbeiter angaben, die Automatisierung habe ihre Arbeit verbessert, und 66 % sagten, sie seien dadurch produktiver geworden.

In Unternehmen kann jede Abteilung ein Workflow-Automatisierungssystem nutzen – darunter Marketing, Finanzen, Personalwesen, Produktion und Vertrieb. Es wird typischerweise zur Automatisierung von Aufgaben eingesetzt, die sich wiederholen und keine umfangreichen Entscheidungen erfordern.

Was ist Workflow-Automatisierung?

Kurz gesagt, bezeichnet Workflow-Automatisierung den Einsatz von Software zur Erledigung von Aufgaben und Aktivitäten ohne menschliches Eingreifen. Die Umstellung auf automatisierte Workflows ist eine hervorragende Möglichkeit, Zeit und Geld zu sparen, indem sowohl manuelle, sich wiederholende Aufgaben als auch die Fehlerquote dabei reduziert werden. Im Wesentlichen wird die Arbeit dadurch schneller, einfacher und konsistenter. Hier sind vier überzeugende Gründe, warum Sie auf Workflow-Automatisierung umsteigen sollten.

1. Optimierung der Prozesse

Manuelle Arbeitsabläufe können den ständigen Austausch vieler Dokumente zwischen Mitarbeitern erfordern. Sind diese elektronisch, kann dies zu einem hohen E-Mail-Aufkommen führen. Das ist nicht nur verschwenderisch und ineffizient, sondern beeinträchtigt auch die Arbeit der beteiligten Mitarbeiter in anderen Bereichen. Automatisierte Arbeitsabläufe reduzieren diesen Papierkram und tragen durch die Optimierung von Prozessen zu einer Leistungssteigerung bei. Mit Willow360 beispielsweise könnten Lieferanten Verträge elektronisch signieren und diese anschließend in SharePoint hochladen.

2. Verringerung des Fehlerpotenzials

Automatisierte Arbeitsabläufe benötigen keine menschlichen Eingriffe und sind daher deutlich weniger fehleranfällig als manuelle. Viele Unternehmen, die auf automatisierte Arbeitsabläufe umsteigen, sind überrascht, wie viel genauer und fehlerfreier die Ergebnisse im Vergleich zu manuellen Prozessen sind. Die drastische Fehlerreduzierung wirkt sich enorm positiv auf das Unternehmen aus: Nicht nur Zeit und Aufwand werden durch Fehler eingespart, sondern auch Produktivität, Umsatz und Kundenzufriedenheit steigen.

3. Sicherheit und Compliance verbessern

Durch die Überwachung der operativen und zugriffsbezogenen Aspekte von Arbeitsabläufen können automatisierte Systeme Compliance und Sicherheit in allen Geschäftsbereichen verbessern. Dank der Automatisierung wird die Sicherheit bei der Informationsverarbeitung und der Verwaltung sensibler Daten, die über die richtigen Kanäle geleitet werden müssen, deutlich erhöht. Zudem ist es weniger notwendig, dass einzelne Mitarbeiter wissen, wo Informationen gespeichert und wie sie zu handhaben sind – stattdessen gibt es klare Anweisungen, was wann zu tun ist, was den Druck auf alle Beteiligten deutlich reduziert.

4. Mitarbeiter in ihrer Arbeit befähigen

Wo die richtigen Prozesse etabliert sind, wissen die Mitarbeiter, was von ihnen erwartet wird und können Aufgaben proaktiv erledigen und die nächsten Schritte einleiten. Automatisierte Arbeitsabläufe schaffen Klarheit und geben den Mitarbeitern die nötigen Werkzeuge an die Hand, um ihre Aufgaben proaktiv zu erfüllen. Der Zeit- und Arbeitsaufwand für die Informationsverarbeitung wird deutlich reduziert, sodass sich die Mitarbeiter auf die optimale Kundenbetreuung konzentrieren können.

Weitere Informationen zur Workflow-Automatisierung finden Sie unter Willow360 .