Umfassendes Cloud-natives Druckmanagement für Unternehmen

Fernarbeit bedeutet, dass wir von überall aus arbeiten können. Doch lange Zeit, selbst mit dem Aufkommen von WLAN zu Hause und sicheren Cloud-basierten Netzwerken, bedeutete das Drucken eines physischen Dokuments in der Regel, dass man an einem Drucker stehen musste.

Das war lästig. Nicht nur für diejenigen, die extra zum Drucken pendeln mussten, sondern auch aus betrieblicher Sicht. Es gab keine zentrale, einfache Möglichkeit, mobiles Drucken und Remote-Drucken zu verwalten, keine Möglichkeit, Treiber und Sicherheitsupdates schnell in einem großen Netzwerk bereitzustellen, keine Möglichkeit, BYOD-Kollaboration zu handhaben oder veraltete Druckserver abzuschaffen.

Diese Zeiten sind endgültig vorbei. Cloud-basierte Druckverwaltung und Lösungen für mobiles Arbeiten haben die Art und Weise, wie Unternehmen mit Dokumenten und Mitarbeitern umgehen, grundlegend verändert. Diese Technologie ist auf dem Vormarsch. Heute wickeln 70 % der Unternehmen mehr als die Hälfte ihrer Arbeitsabläufe über die Cloud ab, und die Nutzung von Cloud-Druck wird voraussichtlich bis 2025 auf 55 % steigen.

Sehen wir uns also die Cloud-Druckverwaltung an und wie Sie sie zur Beschleunigung Ihrer Organisation nutzen können.

Die Print-Mobilität ist da

Jahrelang war mobiles Drucken das fehlende Puzzleteil für die Remote-Arbeit. Mitarbeiter mussten weiterhin physische Dokumente bearbeiten, und es gab keine einfache oder sichere Möglichkeit, Aufgaben remote zu erfassen, insbesondere nicht auf privaten Geräten. Das hat sich nun grundlegend geändert. In der Zeit nach der COVID-Pandemie sind Remote-Arbeitsplattformen weit verbreitet, und Unternehmen suchen nach Technologien, die es Nutzern ermöglichen, alles zu tun, was sie auch vor Ort tun können – einschließlich Drucken.

Vorteile der Cloud-Druckverwaltung für die Remote-Arbeit

Bei Lösungen für mobiles Arbeiten dreht sich alles um zwei Dinge: Flexibilität und Sicherheit. Sind diese gegeben, läuft alles andere wie von selbst. Glücklicherweise ermöglicht Cloud-Druckmanagement sowohl sicheres Drucken als auch flexible Bürogestaltung. So profitieren Sie von den Vorteilen beider Welten.

Drucken Sie von überall . Mit Internetanschluss und kompatiblem Drucker stehen Ihnen alle Möglichkeiten offen. Das ist der Vorteil von Cloud-Druck. Unternehmen verschiedenster Branchen können ihre Dokumente jetzt von zu Hause, aus Coworking-Spaces oder von jedem anderen Ort mit Internetzugang drucken. Das bietet ihnen maximale Flexibilität.

Geräteunabhängig . Cloud-Druckmanagement ist in der Regel geräteunabhängig (und falls nicht, sollten Sie einen anderen Anbieter suchen). Das bedeutet, es funktioniert praktisch mit jedem Gerät, einschließlich Mobiltelefonen, Tablets, Laptops und Desktop-Computern. Sie benötigen lediglich eine Internetverbindung.

Verzichten Sie auf VPN . Herkömmliche Drucksysteme boten zwar einige Fernzugriffsfunktionen, basierten aber meist auf umständlichen VPNs. Cloud-Druck benötigt kein VPN, was den gesamten Prozess für Mitarbeiter im Homeoffice deutlich vereinfacht.

Integration mit Cloud-Speicher . Cloud-Printing lässt sich nahtlos in Cloud-Speicherdienste wie Google Drive, Dropbox und Microsoft OneDrive integrieren. Mitarbeiter im Homeoffice können nun direkt in der Cloud auf ihre Dokumente zugreifen, sie prüfen und drucken. Lokale Dateiübertragungen gehören der Vergangenheit an!

Zentralisiertes Druckmanagement . Beim Cloud-Druckmanagement dreht sich alles um die zentrale Steuerung. Richtig implementiert, bietet es Ihren IT-Managern eine zentrale Plattform, auf der sie Trends, Druckernutzung, Verbrauchsmaterialstände, Druckerdaten, Zugriffskontrollen und Geräteeinstellungen verfolgen können. Dies wiederum entlastet die IT-Abteilung. Immer von Vorteil.

Sicherheit . Ihr erster Gedanke beim Begriff „Cloud-Druck“ ist vielleicht „Sicherheitsrisiko“. Das trifft aber nur zu, wenn die Implementierung mangelhaft ist. Cloudbasierte Druckverwaltungssysteme wie PaperCut bieten eine durchgängige WebRTC-Verschlüsselung , sodass Ihre Druckmetadaten sicher sind.

Herausforderungen beim Remote-Drucken

Das Drucken aus der Ferne hat eine neue Ära der Arbeit eingeläutet, bringt aber auch gewisse Nachteile mit sich. Diese sind nicht unbedingt ausschlaggebend und lassen sich größtenteils mit den richtigen Systemen beheben. Dennoch sollten sie erwähnt werden:

Internetabhängigkeit . Daran führt kein Weg vorbei. Das Internet ist die größte Stärke und zugleich die Achillesferse des Cloud-Drucks. Fällt die Internetverbindung aus, ist auch das Drucken aus der Ferne nicht mehr möglich.

Sicherheitsbedenken . Die Übertragung sensibler Druckaufträge über die Cloud ist eine ernste Angelegenheit. Deshalb verwenden die meisten Cloud-Druckmanagementlösungen eine Kombination aus Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, Benutzerauthentifizierung, sicherer Druckfreigabe und biometrischen Anmeldeinformationen.

Datenschutz und Compliance . Wenn Sie in einer regulierten Branche wie dem Gesundheits- oder Finanzwesen tätig sind, gelten in der Regel strenge Gesetze für die Nutzung der Cloud. Unternehmen müssen sich daher mit diesen Bestimmungen vertraut machen und Cloud-Drucklösungen auswählen, die allen relevanten Gesetzen entsprechen .

Anwenderschulung . Die Umstellung einer großen Organisation auf die Cloud ist immer eine Herausforderung, insbesondere wenn Mitarbeiter lange Zeit mit veralteten Systemen gearbeitet haben. Das gilt auch für den Druckbereich. Die meisten sind sich einig, dass Cloud-Lösungen insgesamt einfacher sind, aber Sie werden wahrscheinlich Zeit und Energie in Schulungen investieren müssen, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.

Passen Sie Ihre Einstellungen an

Ein wesentlicher Vorteil einer leistungsstarken Cloud-Druckmanagementlösung ist die Möglichkeit, die Druckeinstellungen einzelner Benutzer individuell anzupassen. Das bedeutet: volle Kontrolle für Ihre IT-Manager. Je nach Bedarf des Unternehmens können Benutzern Drucklimits, Druckbudgets oder unterschiedliche Sicherheitsfreigaben zugewiesen werden.

Remote-Arbeit und Produktivität

Da haben wir es wieder: das drängende Problem, das alle beschäftigt. Obwohl zahlreiche Studien belegen, dass mobiles Arbeiten die Produktivität der Mitarbeiter steigert, glauben 85 % der Führungskräfte das Gegenteil. Dieser unüberbrückbare Unterschied muss überwunden werden, wenn mobiles Arbeiten bzw. hybrides Arbeiten eine Zukunft haben soll.

Es ist festzuhalten, dass mobiles Drucken die Produktivität der Mitarbeiter deutlich steigert , allein schon deshalb, weil sie nun mehr Arbeit in kürzerer Zeit erledigen können. Ein weiterer Grund, in die Cloud zu wechseln.

Erfahren Sie hier mehr über die PaperCut-Software .