10 unverzichtbare Drucker für die hybride Büroumgebung (PaperCut Blog)

Drucken in einem hybriden Büro ist eine dieser Aufgaben, die IT-Managern Kopfzerbrechen bereiten. Das liegt nicht an technischen Hürden, sondern vielmehr an der drohenden Flut an Support-Tickets. Genau darüber wird beim Drucken in hybriden Umgebungen oft wenig gesprochen. Es gilt, die Zugänglichkeit für die Nutzer mit Sicherheit und Kontrolle in Einklang zu bringen. Man kann es sich wie Kleinkinder im Sandkasten vorstellen: Sie sollen sicher darin spielen können (ohne ständige Aufsicht), aber die Grenzen des Sandkastens müssen klar definiert sein. Niemand kann einfach so hinein- und hinausspazieren.

Was benötigen Sie also für ein reibungslos funktionierendes hybrides Büroarbeitsumfeld? Betrachten Sie dies als Ihre Einkaufsliste.

Cloudbasierte Druckverwaltungssoftware

Wie funktioniert das Drucken in hybriden Umgebungen reibungslos? Ganz einfach: mit Cloud-basierten Druckdiensten. Sie benötigen eine Cloud-native Druckmanagement-Software, die Benutzern komfortablen Zugriff ermöglicht und gleichzeitig Systemadministratoren maximale Transparenz und umfassende Kontrolle über das gesamte Netzwerk bietet. Die Idee ist ein zentrales Dashboard, das alles von der Treiberbereitstellung über die Endpunktsicherheit bis hin zur Fehlerbehebung abdeckt. So können Sie Ihre Cloud-Druckumgebung skalieren, ohne Ihre IT-Abteilung mit Tausenden von Support-Tickets zu überlasten.

Sichere Drucklösungen

In den meisten Druckumgebungen startet der Druckvorgang automatisch, sobald ein Druckauftrag an den Drucker gesendet wird. Dies ist für hybrides Arbeiten ungeeignet, da nicht garantiert werden kann, dass sich der Benutzer am Multifunktionsgerät befindet oder überhaupt im Gebäude ist. Daher ist eine sichere Druckfreigabe erforderlich, die es nur autorisierten Benutzern ermöglicht, Druckaufträge am Drucker freizugeben. Hierfür gibt es verschiedene Möglichkeiten, üblicherweise wird jedoch eine Kombination aus Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) mit PINs und Chipkarten verwendet. Alternativ lässt sich auch eine mobile Druckfreigabe einrichten, falls eine flexiblere Lösung gewünscht ist.

Mobile Druckfunktionen

BYOD ist gekommen, um zu bleiben, und die Zeiten, in denen man nur über den Desktop-Computer drucken konnte, sind endgültig vorbei. Mitarbeiter müssen von jedem Gerät und von jedem Ort aus drucken können, sogar von Tablets oder Smartphones. Hier kommt mobiles Drucken ins Spiel. Lösungen wie Mobility Print von PaperCut bieten Netzwerkdruckdienste in heterogenen Geräteumgebungen und ermöglichen es sowohl verwalteten als auch nicht verwalteten Geräten, sicher über jeden Drucker im Netzwerk zu drucken.

Beachten Sie, dass Sie diese Technologie mit einer Strategie zur Verwaltung mobiler Geräte (MDM) kombinieren müssen. Dies hilft Ihnen, Druckaktivitäten zu verfolgen und zu verwalten und gleichzeitig die Kontrolle über Geräte und Daten zu behalten.

Druckerflottenmanagement

Wenn Sie ein hybrides Büro betreiben, benötigt Ihr IT-Team eine Lösung zur Verwaltung Ihrer Druckerflotte. Diese ermöglicht die zentrale Verwaltung mehrerer Drucker an verschiedenen Standorten über eine einzige Benutzeroberfläche. Zudem sollte sie nützliche Funktionen wie Druckerstatus, prädiktive Analysen, Nutzungsdaten, Füllstände von Verbrauchsmaterialien, Wartungspläne und automatische Benachrichtigungen bei Sicherheitsvorfällen und Papierstaus bieten. Weitere Informationen finden Sie in diesem Leitfaden zur Verwaltung einer Druckerflotte in einer Multi-Site-Umgebung .

Merkmale der ökologischen Nachhaltigkeit

Die meisten Unternehmen verfolgen heutzutage ESG-Ziele. Da Drucken einen erheblichen Anteil des Elektroschrotts ausmacht, ist es eine äußerst effektive Methode, Ihr hybrides Büro nachhaltiger zu gestalten. Stellen Sie zunächst Duplexdruck und Schwarzweißdruck als Standard ein. Wenn Sie mit Kontingenten arbeiten, berechnen Sie Nutzern höhere Gebühren für ressourcenintensive Druckaufträge. Sie können außerdem Druckermodelle mit guter Energieeffizienz auswählen, Nutzungsdaten analysieren, um Drucker zu konsolidieren, und Lastverteilung nutzen, um die optimale Leistung Ihrer Druckerflotte sicherzustellen.

Automatisierte Lösungen für das Lieferkettenmanagement

Automatisiertes Verbrauchsmaterialmanagement bedeutet im Grunde die Optimierung des gesamten Prozesses rund um Toner, Papier und Verbrauchsmaterialien. Mit PaperCut beispielsweise können Sie Druckerverbrauchsmaterialien nach Benutzer, Abteilung oder Gerät verfolgen, Ihre Tinten- und Tonerstände in Echtzeit überwachen und automatisch nachbestellen, um Überbestände zu vermeiden – alles bequem von Ihrem Arbeitsplatz aus. Dies reduziert zudem Systemausfallzeiten: Sie geraten nie in einen Lieferengpass, wenn einem Gerät die Tinte ausgeht.

Kostenmanagement- und Tracking-Tools

In einem hybriden Büro, wo die Hardware möglicherweise nicht direkt zugänglich ist, ist es wichtig, die Druckkosten im Blick zu behalten, um ein Ausufern zu verhindern. Am einfachsten gelingt dies durch die Einführung von Druckkontingenten und die Erstellung einfacher Nutzungsberichte . So erkennen Sie schnell, wer was druckt und welche Benutzer oder Abteilungen den größten Ressourcenverbrauch haben. Wie immer empfehlen wir außerdem, wo immer möglich, digitale Dokumentenmanagement-Tools einzusetzen, um den Druckaufwand insgesamt zu reduzieren. Drucken sollte die letzte Option sein, nicht die erste. Nicht alles muss in Papierform vorliegen.

Benutzerfreundliche Druckschnittstellen

Um die Zufriedenheit Ihrer Nutzer zu gewährleisten und Ihre IT-Abteilung zu entlasten, benötigen Sie eine hybride Drucklösung, die vor allem benutzerfreundlich ist. Ziel ist es, den Nutzern alles Notwendige zum Drucken zu bieten – und nicht mehr. Der Druckprozess soll reibungslos verlaufen. Ein neuer Nutzer sollte die App installieren, einen Drucker finden, ein Dokument laden, die Druckoptionen auswählen und anschließend sicher drucken und freigeben können – alles ohne einen einzigen Anruf bei der IT-Abteilung.

Integration mit Kollaborationstools

Wenn Sie ein hybrides Büro betreiben, nutzen Sie wahrscheinlich bereits diverse Kollaborationstools, Projektmanager, Chat-Plattformen und Dokumentenmanagement-Lösungen. Die gute Nachricht: Die meisten Druckmanagement-Dienste (einschließlich PaperCut) synchronisieren sich mit bekannten Anbietern wie Teams oder Slack . So können Sie Dokumente direkt in Ihrer bestehenden Kollaborationsumgebung teilen und drucken. Außerdem können Sie Aufträge direkt in Ihre bevorzugten Kanäle einscannen.

Benutzerfreundlich, nicht vergessen?

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