Las 8 principales ventajas del software de gestión de impresión (Blog PaperCut)
Así que recientemente has oído hablar de algo llamado gestión de impresión . Y ahora estás investigando qué demonios hace exactamente el software de gestión de impresión.
Te voy a contar un secreto a voces. Ningún empresario ni responsable de informática piensa: «Necesito un software de gestión de impresión». En realidad, saben que tienen problemas de impresión específicos que quieren solucionar. Simplemente no saben cómo hacerlo.
Ahí es donde entra en juego el software de gestión de impresión.
Estas son las principales soluciones que ofrece el software de gestión de impresión.
1. Visibilidad de la impresión: información y supervisión del comportamiento del usuario
El software de gestión de impresión, recién instalado (bueno, el software ya no viene en cajas), proporciona a los administradores de TI una visión general de los hábitos de impresión en toda la organización. Pueden analizar quién imprime qué, cuándo, dónde, por qué y cómo.
Esto proporciona al personal de TI los datos necesarios para comprender mejor su entorno de impresión. De esta forma, podrán utilizar estos datos para que todas las impresiones en su lugar de trabajo sean eficientes, seguras, fiables y sostenibles.
2. Impresión sencilla: BYOD y activación simple
En cualquier lugar de trabajo hay decenas de dispositivos y sistemas operativos. Las impresoras son superadas en número y no siempre están a mano. El software de gestión de impresión facilita el uso y simplifica las tareas tanto para los usuarios finales como para los administradores de TI.
El software integrado en el MFD mejora sus capacidades de impresión. La mejor manera de lograr la satisfacción del usuario final es simplificar el proceso de impresión, es decir, facilitar la impresión desde el principio, de la forma más sencilla posible. La impresión "Localizar usuario" ofrece una gran comodidad: los usuarios pueden imprimir en cualquier impresora autenticando la autorización con su identificación.
Funciones como Print Deploy automatizan la tarea de enviar controladores de impresora y colas de impresión a los dispositivos para los administradores de sistemas. La impresión BYOD (Traiga su propio dispositivo) se puede realizar desde cualquier lugar y con cualquier dispositivo gracias a herramientas gratuitas como Mobility Print .
3. Escaneo integrado: automatización y optimización del flujo de trabajo digital
Escanear parece bastante sencillo. Basta con pegar el documento al cristal, pulsar el botón y ¡listo!, tu documento físico ahora es digital y está en internet. Pero la cosa no termina ahí.
Los centros de escaneo pueden tener diversas formas y tamaños. El software de gestión de impresión integrado en las impresoras multifuncionales (MFD) se puede integrar con su red local, destinos de correo electrónico y servicios de almacenamiento en la nube.
El escaneo integrado mejora las acciones de escaneo de su impresora multifuncional y optimiza la automatización de su espacio de trabajo. Dropbox, Google Drive, SharePoint Online, Box, Evernote: sin importar dónde escanee en la nube, el software de gestión de impresión agiliza sus flujos de trabajo.
4. Impresión segura: seguridad de documentos y trabajos de impresión
El simple documento impreso o escaneado es una parte crucial de la seguridad de su organización. Las impresoras compartidas pueden aumentar la superficie de ataque de su lugar de trabajo, facilitando las fugas de datos y los riesgos de incumplimiento normativo. Es común y comprensible que se olviden o desechen trabajos de impresión, pero esto representa un riesgo para la seguridad.
El software de gestión de impresión permite proteger los documentos antes, durante y después de que los usuarios seleccionen «Imprimir». Funciones como la liberación segura de impresión requieren la confirmación de la identidad antes de que se pueda liberar un trabajo. Las marcas de agua/firmas digitales y el registro de impresión garantizan la trazabilidad del proceso de impresión en todo momento.
El software de gestión de impresión proporciona funciones de seguridad básicas y avanzadas para que su confidencialidad sea hermética y sus rutas de datos cumplan con la normativa.
5. Impresión en la nube: arquitectura de nube privada y pública
Las empresas modernas operan en la nube. Muchas organizaciones aún requieren servidores físicos e infraestructura local. Sin embargo, en general, los entornos laborales utilizan servicios en la nube para impulsar la creatividad y la comunicación empresarial.
El software de gestión de impresión puede integrarse y ser compatible con el entorno de nube de su empresa. Existen productos de gestión de impresión disponibles para clientes que buscan una solución de impresión en la nube privada/autogestionada o en la nube pública/totalmente alojada .
Como se mencionó anteriormente, también existen integraciones con servicios de almacenamiento en la nube y funciones como el OCR . Todo esto significa que la gestión de impresión con múltiples funciones está disponible en entornos de nube, independientemente de la nube que utilice.
6. Control de costes: reduzca el tamaño de las facturas impresas y ahorre dinero.
Los trabajos de impresión no recogidos se convierten en duplicados. Imprimir a una sola cara. Imprimir a color sin querer. Hay muchas maneras en que tus facturas de impresión pueden dispararse.
El software de gestión de impresión reduce costes y recupera la inversión realizada. Las políticas de impresión que configuran por defecto la impresión a doble cara y en escala de grises/blanco y negro permiten ahorrar dinero al instante. Algunas funciones, como las cuotas de impresión y las pasarelas de pago, permiten cubrir directamente los costes de impresión.
Una vez que haya obtenido visibilidad de su entorno de impresión con un software de gestión de impresión, podrá controlar y ordenar la salida de sus documentos para que todos los gastos sean esenciales y sin desperdicio.
7. Reducción de residuos: reducir el impacto ambiental
La impresión irreflexiva no solo tiene un impacto financiero, sino que también es perjudicial para el planeta.
La liberación segura de impresión y la impresión "Localizarme" son herramientas increíbles para imprimir de forma segura y sencilla. Además, ofrecen beneficios medioambientales. Gracias a los tiempos de espera entre el momento en que pulsas imprimir y recoges el documento, si algo te impide acceder a la impresora/multifunción, no se desperdicia papel, tinta ni electricidad.
Menos residuos de impresión significan un menor impacto ambiental. Y con nuestro programa PaperCut Grows , cuanto más imprimas, más árboles plantarás, convirtiendo tu impresión en una actividad forestal positiva . Hoy en día existe una creciente demanda de que las empresas operen de forma sostenible.
El software de gestión de impresión permite a su empresa garantizar que sus impresiones no solo salven el planeta, sino que también inviertan en su futuro.
8. Ahorra tiempo, mejora la eficiencia y aumenta la productividad
El software de gestión de impresión ofrece múltiples ventajas transversales. Las herramientas y funciones que mejoran la seguridad de su organización, reducen costes y hacen que su entorno de trabajo sea más sostenible, en definitiva, aumentan la eficiencia y la productividad de toda su organización.
Incluso pequeñas herramientas como las acciones de escaneo rápido en el MFD agilizan los flujos de trabajo para los usuarios finales. Además, la administración centralizada del entorno de impresión permite que el equipo de TI dedique menos tiempo a solucionar problemas con las impresoras y más tiempo a invertir en proyectos de TI de alto impacto a largo plazo.
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Este artículo fue escrito por Kieron Byatt de PaperCut Software.
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