Aquí te explicamos por qué deberías pasarte a la automatización de flujos de trabajo.

Todas las empresas utilizan flujos de trabajo. Se trata de secuencias que se llevan a cabo para organizar las tareas diarias y garantizar el logro de un objetivo específico. Pueden presentarse en forma de lista de verificación o como una serie de tareas que se realizan una tras otra. Se utilizan habitualmente para los procesos más rutinarios o repetitivos que tienen lugar a diario en las organizaciones.

Pero no se trata solo de utilizar flujos de trabajo, sino de automatizarlos.

Un informe de 2021 reveló que el 94 % de los trabajadores de pymes encuestados afirmaron realizar tareas repetitivas y que consumen mucho tiempo. El informe también señaló que el 90 % de los trabajadores del conocimiento consideraron que la automatización mejoró sus empleos y el 66 % afirmó que la automatización aumentó su productividad.

En las organizaciones, todos los departamentos pueden utilizar un sistema de automatización de flujos de trabajo, incluidos marketing, finanzas, recursos humanos, operaciones y ventas. Normalmente se utiliza para automatizar tareas repetitivas que no requieren un alto nivel de toma de decisiones.

¿Qué es la automatización de flujos de trabajo?

En resumen, la automatización de flujos de trabajo se refiere al uso de software para completar tareas y actividades sin intervención humana. Adoptar flujos de trabajo automatizados es una excelente manera de ahorrar tiempo y dinero, ya que reduce las tareas manuales repetitivas y los errores en ellas. En definitiva, agiliza, facilita y uniformiza el trabajo. Aquí te presentamos cuatro razones importantes para automatizar tus flujos de trabajo.

1. Optimización de procesos

Los flujos de trabajo manuales pueden implicar el intercambio de numerosos documentos entre los empleados. Si son electrónicos, pueden generar un alto volumen de correos electrónicos. Esto no solo resulta ineficiente y supone un desperdicio de recursos, sino que también afecta al desempeño de otras funciones del personal. Los flujos de trabajo automatizados reducen la comunicación innecesaria y mejoran el rendimiento de los procesos al optimizarlos. Por ejemplo, con Willow360 , se podría aprovechar la oportunidad para que los proveedores firmen electrónicamente los contratos, que luego se cargan en SharePoint.

2. Reducir la posibilidad de error

Los flujos de trabajo automatizados no dependen de la intervención humana para su ejecución, por lo que son mucho menos propensos a errores que los flujos de trabajo manuales. Muchas empresas que adoptan la automatización se sorprenden al comprobar la mayor precisión y la ausencia de errores en los resultados en comparación con los procesos manuales. La drástica reducción de errores supone una gran ventaja para la empresa: no solo se reduce el tiempo y el esfuerzo perdidos, sino que también mejoran la productividad, los ingresos y la satisfacción del cliente.

3. Mejorar la seguridad y el cumplimiento

Al supervisar tanto los aspectos operativos como de acceso de los flujos de trabajo, los sistemas automatizados mejoran el cumplimiento normativo y la seguridad en todas las áreas de la empresa. Con la automatización, la seguridad mejora considerablemente en el procesamiento de información y la gestión de datos confidenciales que deben canalizarse correctamente. Además, se reduce la dependencia de que cada empleado sepa dónde almacenar la información y cómo manejarla; ahora existen instrucciones claras sobre qué hacer y cuándo, lo que alivia la carga de trabajo de todos.

4. Empoderar a los empleados en su trabajo

Cuando se han establecido los procesos adecuados, los empleados comprenden lo que se espera de ellos y están mucho mejor preparados para ser proactivos a la hora de completar tareas y dar los siguientes pasos. Los flujos de trabajo automatizados aportan claridad y les brindan las herramientas necesarias para ser proactivos en lo que se les exige. El tiempo y el esfuerzo necesarios para procesar la información se reducen considerablemente, de modo que el personal puede centrarse en ofrecer el mejor servicio al cliente posible.

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