Gestión completa de impresión nativa en la nube para empresas

El teletrabajo nos permite trabajar desde cualquier lugar. Pero durante mucho tiempo, incluso con la llegada del wifi doméstico y las redes seguras en la nube, imprimir un documento físico generalmente implicaba estar frente a una impresora.

Esto era un fastidio. No solo para quienes tenían que desplazarse para imprimir, sino también desde la perspectiva de la eficiencia empresarial. No existía una forma centralizada y sencilla de gestionar la movilidad de la impresión y la impresión remota, ni de implementar rápidamente controladores y actualizaciones de seguridad en una red extensa, ni de gestionar la colaboración con dispositivos personales (BYOD), ni de abandonar los servidores de impresión tradicionales.

Bueno, esos tiempos ya pasaron. La gestión de impresión en la nube y las soluciones para el trabajo remoto han transformado radicalmente la forma en que las organizaciones gestionan sus documentos y a su personal. Esta tecnología está en auge. Hoy en día, el 70 % de las empresas gestionan más de la mitad de su flujo de trabajo a través de la nube, y se prevé que la adopción de la impresión en la nube alcance el 55 % para 2025 .

Ahora, exploremos la gestión de la impresión en la nube y cómo puede usarla para agilizar su organización.

La movilidad de la impresión ha llegado

Durante años, la impresión móvil fue la pieza que faltaba en el rompecabezas del teletrabajo. Los empleados aún necesitaban manejar documentos físicos y no existía una forma fácil ni segura de registrar las tareas de forma remota, especialmente con dispositivos personales. Todo eso ha cambiado. En un mundo pospandémico, las plataformas de teletrabajo son habituales y las organizaciones buscan tecnología que permita a los usuarios hacer todo lo que hacen en la oficina, incluida la impresión.

Beneficios de la gestión de impresión en la nube para el trabajo remoto

Las soluciones para el teletrabajo se basan en dos pilares fundamentales: flexibilidad y seguridad. Si se logran estos dos objetivos, todo lo demás se soluciona. Afortunadamente, la gestión de impresión en la nube facilita tanto la impresión segura como la flexibilidad en la oficina. Así, se obtienen las ventajas de ambos mundos.

Imprime desde cualquier lugar . Si tienes conexión a internet y una impresora compatible, las posibilidades son infinitas. Esa es la ventaja de la impresión en la nube. Ahora, diversas organizaciones pueden imprimir sus documentos desde casa, espacios de coworking o cualquier lugar con acceso a internet. Esto les brinda a las empresas una enorme flexibilidad.

Compatible con cualquier dispositivo . La gestión de impresión en la nube suele ser compatible con cualquier dispositivo (y si no lo es, busque otro proveedor). Esto significa que funciona con prácticamente cualquier dispositivo, incluidos teléfonos móviles, tabletas, portátiles y ordenadores de sobremesa. Solo necesita conexión a internet.

Olvídate de la VPN . Los sistemas de impresión tradicionales ofrecían algunas funciones remotas, pero solían basarse en redes privadas virtuales (VPN) engorrosas. La impresión en la nube no necesita VPN, lo que simplifica todo el proceso para los empleados que trabajan a distancia.

Integración con almacenamiento en la nube . La impresión en la nube se integra perfectamente con servicios de almacenamiento en la nube como Google Drive, Dropbox y Microsoft OneDrive. Los trabajadores remotos ahora pueden acceder a sus documentos, revisarlos e imprimirlos sin salir de la nube. ¡Se acabaron las transferencias de archivos locales!

Gestión centralizada de la impresión . La gestión de la impresión en la nube se basa en centralizar el control. Si se implementa correctamente, proporciona a los responsables de TI un único lugar donde pueden supervisar las tendencias, el uso de las impresoras, los niveles de consumibles, los datos de impresión, los controles de acceso y la configuración de los dispositivos. Esto, a su vez, reduce la carga de trabajo del departamento de TI. Sin duda, una ventaja.

Seguridad . Al oír hablar de «impresión en la nube», lo primero que suele venir a la mente es el riesgo de seguridad. Pero esto solo es cierto si la implementación es deficiente. La gestión de impresión en la nube, como PaperCut, incluye cifrado WebRTC de extremo a extremo , por lo que los metadatos de impresión están completamente protegidos.

Desafíos de la impresión remota

La impresión remota ha inaugurado una nueva era laboral, pero también presenta ciertos inconvenientes. No son necesariamente obstáculos insalvables, y la mayoría pueden mitigarse con los sistemas adecuados. Sin embargo, conviene mencionarlos:

Dependencia de internet . Es inevitable. Internet es la mayor fortaleza de la impresión en la nube, y también su talón de Aquiles. Si se cae internet, se pierde la capacidad de imprimir de forma remota.

Preocupaciones de seguridad . Transmitir trabajos de impresión confidenciales a través de la nube es un asunto serio, por lo que la mayoría de las soluciones de gestión de impresión en la nube utilizan alguna combinación de cifrado de extremo a extremo, autenticación de usuario, liberación de impresión segura y credenciales biométricas.

Privacidad de datos y cumplimiento normativo . Si trabaja en un sector regulado, como la sanidad o las finanzas, probablemente existan leyes estrictas sobre el uso de la nube. Las organizaciones deben estar al tanto de estos aspectos y elegir soluciones de impresión en la nube que cumplan con la legislación vigente .

Capacitación de usuarios . La migración de una gran organización a la nube siempre supone un reto, sobre todo si se han utilizado sistemas heredados durante mucho tiempo. La impresión no es una excepción. La mayoría coincide en que las soluciones en la nube son más sencillas en general, pero probablemente sea necesario invertir tiempo y recursos en la capacitación para facilitar una migración sin problemas.

Personaliza tu configuración

Una de las principales ventajas de una solución robusta de gestión de impresión en la nube es la posibilidad de personalizar la configuración de impresión de cada usuario. En otras palabras, un control granular total para los responsables de TI. Los usuarios pueden tener límites de impresión, presupuestos de impresión o diferentes niveles de seguridad asignados, según las necesidades de la organización.

Trabajo remoto y productividad

Ah, el elefante en la habitación: la pereza y la indisciplina. No importa cuántos estudios (y hay muchos ) demuestren que el teletrabajo mejora la productividad de los empleados, el 85% de los líderes empresariales creen lo contrario. Parece una diferencia irreconciliable que habrá que solucionar si se quiere que el teletrabajo o el trabajo híbrido tengan alguna posibilidad de sobrevivir.

Por ahora, cabe destacar que la impresión remota sin duda aumenta la productividad de los trabajadores , aunque solo sea porque ahora pueden realizar más trabajo en menos tiempo. Una razón más para dar el salto a la nube.

Aquí encontrará más información sobre el software PaperCut .