5 maneras de prevenir el desperdicio con la impresión sostenible

Por qué la impresión sostenible es importante

Las empresas modernas tienen una mentalidad sostenible. El mercado actual está cada vez más impulsado por comportamientos de consumo motivados por prácticas empresariales respetuosas con el medio ambiente . La impresión es una vía evidente de creatividad y comunicación que puede volverse más sostenible y ecológica en el lugar de trabajo. Imprimir consume muchos recursos: papel, tinta, tóner y energía eléctrica. Imprimir menos significa consumir menos estos materiales y reducir el impacto ambiental. 

Uno de los recursos naturales que la impresión impacta enormemente son los bosques del mundo. Esto no significa que debas sentirte culpable al imprimir… siempre y cuando lo hagas con criterio. Al imprimir, esa hoja debe ser para un documento esencial y no para un desperdicio de papel, es decir, documentos innecesarios, fáciles de olvidar, ya impresos o que no necesitan imprimirse completos.

El desperdicio de papel daña directamente el planeta. El 30% de los árboles talados se convierten en productos de papel y el 20% de los gases de efecto invernadero actuales se deben a la destrucción de los bosques tropicales. Vale la pena proteger los árboles porque un árbol maduro absorbe más de 22 kilos de dióxido de carbono al año. Esto contribuye de manera fundamental a combatir el cambio climático. Por lo tanto, es crucial que no desperdiciemos árboles. Y la impresión es una parte importante de esta ecuación. Al transformar tu lugar de trabajo en un entorno de impresión responsable, contribuyes directamente al cuidado del medio ambiente.

Cinco pasos para una oficina con menos papel

PaperCut Software se fundó con el objetivo de lograr la sostenibilidad . Un contenedor de reciclaje repleto inspiró a nuestro fundador y director ejecutivo a escribir un código para reducir el desperdicio de impresión. Llevamos más de 20 años haciéndolo con herramientas de impresión inteligentes, como recordatorios de comportamiento del usuario y políticas de impresión. Ofrecemos una gama de soluciones de gestión de impresión para todo tipo de industrias e infraestructuras de impresión, para que la impresión sea más inteligente y ecológicamente eficiente. 

Para las empresas que desean acercarse lo más posible a la oficina sin papel y ampliar sus prácticas de impresión sostenible con inversiones ecológicas directas, ofrecemos a los clientes de PaperCut MF y PaperCut Hive nuestro programa de plantación de árboles , PaperCut Grows, para garantizar que la impresión sea positiva para los bosques . Aunque "sin papel" sea una fantasía, puede lograr una oficina "con menos papel" implementando PaperCut como su solución de gestión de impresión y siguiendo estos 5 pasos.

1. Mide tu impresión

Lo primero que ofrece un software de gestión de impresión es visibilidad. Su negocio ya no estará envuelto en misterio. Tendrá acceso a datos e información que le permitirán controlar su entorno de impresión, en lugar de reaccionar cada vez que vea la factura de consumibles. 

Una vez instalado el software de gestión de impresión, dedique tiempo a analizar y medir su volumen de impresión. Conocer la cantidad y la ubicación del uso del papel es un paso importante para reducirlo. Además, al controlar la impresión, los usuarios tienden a imprimir de forma más consciente, ya que el desperdicio de papel se vuelve una prioridad.

2. Utilice la función de impresión Find-Me (o la opción de liberación de impresión segura).

La función Secure Print Release es fundamental para una impresión más inteligente. En lugar de imprimirse automáticamente, los trabajos de impresión entran en un estado de espera y liberación hasta que se autentican en una estación de liberación o impresora. 

La impresión localizada es una extensión de la función de Impresión Segura que ofrece mayor comodidad, seguridad y reduce el desperdicio: los usuarios pueden imprimir sus trabajos desde cualquier impresora de su organización. Por lo tanto, la solución de impresión localizada representa una triple ventaja. Los usuarios disfrutan de una experiencia de impresión fluida. Se reduce significativamente el desperdicio causado por impresiones no deseadas. Además, se ahorra una cantidad considerable en costos de consumibles. 

Incluso hemos llamado a la función "Encuéntrame" "mágica" para imprimir. Y mantenemos nuestra firme afirmación de que mejora tus impresiones... igual que un unicornio mejora un arcoíris.

3. Reduzca drásticamente el consumo de papel con la impresión a doble cara.

La forma más fácil de reducir literalmente el consumo de papel (PaperCut, ¿lo pillas?) a la mitad es regular la impresión dúplex. El software de gestión de impresión puede automatizar esta función y, por lo tanto, hacerla algo natural. En concreto, los scripts de impresión de los productos PaperCut te permiten dar indicaciones a los usuarios al imprimir. También puedes configurarlo como predeterminado en algunas marcas de impresoras.  

4. Imprima en color solo cuando sea necesario.

Hay una razón por la que tu padre no te deja imprimir a color en casa: es carísimo. La impresión a color utiliza tóneres y tintas más caros. Además, se necesita más tóner para mezclar los colores. Al igual que con la impresión a doble cara, puedes recordar a los usuarios que impriman principalmente en blanco y negro, o puedes establecer una opción predeterminada. De esta forma, la tinta y el tóner de color se reservan para trabajos de impresión a color importantes para la empresa.

5. Implementar cuotas o cobros

Algunos sectores tienen la posibilidad de asignar los costos de impresión a cada usuario, lo que los incentiva a ser más conscientes de sus hábitos de impresión. Esto se observa con frecuencia en el ámbito educativo, desde la educación primaria y secundaria hasta instituciones de educación superior como universidades e incluso bibliotecas. Este enfoque permite a los usuarios tomar decisiones informadas sobre la cantidad de impresiones que necesitan, lo que se traduce en una experiencia educativa que, además, ahorra papel. 

Los sistemas de cuotas y cobros ponen el coste de la impresión en primer plano para el usuario. De este modo, comprenden que no existe una fuente inagotable de dinero que financie la impresión, ni un árbol mágico que suministre hojas sin fin. Esas páginas son literalmente trozos de árboles, por lo que la impresión debe ser considerada y respetuosa, y no suponer una carga para la organización ni para el planeta.

Cómo empezar con la impresión sostenible con el software PaperCut…

Estos cinco pasos son fácilmente implementables en cualquier entorno laboral. Sin embargo, es fundamental que los usuarios se sientan parte de la solución, no del problema. Recomendamos encarecidamente que los administradores de sistemas de impresión inviten a sus usuarios a participar en este proceso, para que todos trabajen juntos hacia el mismo objetivo: la impresión sostenible.

Para optimizar la eficiencia de impresión, es fundamental involucrar a los usuarios en el proceso. Por lo tanto, sugerimos un enfoque gradual para implementar los cinco pasos anteriores:

• Comience activando la solución PaperCut elegida en modo pasivo. Esto le permitirá conocer las actividades de su entorno de impresión sin interrumpir la experiencia de sus usuarios.

• A continuación, presentamos la función de impresión Find-Me, un método fiable para evitar el desperdicio de papel y mejorar la seguridad de la impresión.

• Para las políticas de impresión a doble cara y en blanco y negro, puede resultar útil proporcionar indicaciones sencillas para guiar a los usuarios inicialmente.

• Finalmente, una vez que los usuarios se hayan acostumbrado a prácticas de impresión más sostenibles, puede intentar implementar políticas de impresión activas y establecer estos comportamientos como predeterminados. Asegúrese de que esto sea compatible con su marca de impresora.

Entonces, si la sostenibilidad no es suficiente y desea hacer más, los clientes de PaperCut MF y PaperCut Hive pueden ingresar al programa PaperCut Grows y plantar árboles, además de reducir el desperdicio de papel para que la impresión sea positiva para los bosques.

Obtenga más información sobre cómo PaperCut hace realidad la impresión sencilla o encuentre el producto PaperCut adecuado para usted.