10 artículos imprescindibles de impresión para el entorno de oficina híbrido (Blog PaperCut)
Imprimir en una oficina híbrida es una de esas cosas que ponen nerviosos a los responsables de TI. No se debe a obstáculos técnicos, sino más bien a la avalancha de incidencias que se avecina… Y este es un aspecto del que no se habla mucho cuando se trata de imprimir en un entorno híbrido. Es necesario equilibrar la accesibilidad del usuario con la seguridad y el control. Imagínese a niños pequeños en un arenero: queremos que puedan jugar dentro con seguridad (sin supervisión constante), pero los límites del espacio deben estar claramente definidos. No se puede entrar y salir libremente.
¿Qué necesitas, entonces, para un entorno de trabajo híbrido que funcione sin problemas? Considera esta tu lista de la compra.
Software de gestión de impresión basado en la nube
¿Cómo se puede imprimir sin problemas en entornos híbridos? La respuesta es sencilla: servicios de impresión en la nube. Necesita un software de gestión de impresión nativo de la nube que permita a los usuarios un acceso cómodo y, al mismo tiempo, proporcione a los administradores de sistemas la máxima visibilidad y un control sólido de toda la red. La idea es contar con un panel de control centralizado que gestione todo, desde la implementación de controladores hasta la seguridad de los endpoints y la resolución de problemas. Esto le permite escalar su entorno de impresión en la nube sin saturar al departamento de TI con miles de incidencias.
Soluciones de impresión seguras
En la mayoría de los entornos de impresión, cuando se envía un trabajo a la impresora, esta comienza a imprimir automáticamente. Esto no es práctico para el trabajo híbrido, ya que no hay garantía de que el usuario esté presente en el equipo multifuncional o incluso en el edificio. Por ello, se necesita una liberación de impresión segura , lo que significa que solo los usuarios autorizados pueden liberar los trabajos de impresión en la impresora. Existen varias maneras de implementar esta medida, pero lo habitual es utilizar una combinación de autenticación de dos factores (2FA) con PIN y tarjetas de proximidad. También se puede configurar la liberación de impresión móvil como una alternativa más portátil.
Capacidades de impresión móvil
El uso de dispositivos personales en el trabajo (BYOD) ha llegado para quedarse, y la impresión exclusiva desde ordenadores de escritorio ha quedado obsoleta. Los empleados necesitan poder imprimir desde cualquier dispositivo y lugar, incluso desde tabletas o móviles. Aquí es donde entra en juego la impresión móvil . Soluciones como Mobility Print de PaperCut ofrecen servicios de impresión en red en entornos con flotas mixtas, permitiendo que tanto dispositivos gestionados como no gestionados impriman de forma segura desde cualquier impresora de la red.
Recuerda que debes combinar esta tecnología con una estrategia de gestión de dispositivos móviles (MDM). Esto te ayudará a controlar y gestionar la actividad de impresión, manteniendo el control sobre los dispositivos y los datos.
Gestión de flota de impresoras
Si vas a implementar una oficina híbrida, tu equipo de TI necesita una solución de gestión de impresoras. Esto les permite supervisar varias impresoras en diferentes ubicaciones desde una única interfaz. También debería incluir herramientas útiles como el estado de las impresoras, análisis predictivos, datos de patrones de uso, niveles de consumibles, programas de mantenimiento y alertas automáticas para incidencias como intrusiones de seguridad y atascos de papel. Consulta esta guía para gestionar una flota de impresoras en un entorno multisitio para obtener más información.
Características de sostenibilidad ambiental
Actualmente, la mayoría de las organizaciones tienen objetivos ESG, y dado que la impresión puede representar una parte importante de los residuos electrónicos , es una forma muy eficaz de hacer que la oficina híbrida sea más sostenible. Para empezar, asegúrese de configurar la impresión a doble cara y en blanco y negro como predeterminadas. Si utiliza cuotas , cobre más a los usuarios por las impresiones que consumen más recursos. También puede elegir impresoras con buena eficiencia energética, aprovechar la información sobre el uso para consolidar impresoras y utilizar el balanceo de carga para garantizar que su parque de impresoras funcione con la máxima eficiencia.
Soluciones automatizadas de gestión de suministros
La gestión automatizada de consumibles consiste básicamente en optimizar todo el proceso de tóner, papel y demás consumibles. Con PaperCut , por ejemplo, puede controlar los consumibles de impresora por usuario, departamento o dispositivo, supervisar los niveles de tinta y tóner en tiempo real y reabastecerlos automáticamente para evitar el exceso de existencias, todo ello sin moverse de su escritorio. Esto tiene la ventaja añadida de reducir el tiempo de inactividad del sistema: no habrá riesgo de quedarse sin tinta cuando una máquina se quede sin consumibles.
Herramientas de gestión y seguimiento de costes
En una oficina híbrida donde quizás no tengas acceso directo al hardware, es importante controlar los costos de impresión para evitar que se disparen. La forma más sencilla de hacerlo es implementar cuotas de impresión y generar informes básicos de uso . Así podrás ver rápidamente quién imprime qué e identificar a los usuarios o departamentos que consumen más recursos. Como siempre, también recomendamos usar herramientas de gestión documental digital siempre que sea posible para reducir al máximo la impresión. Imprimir debe ser el último recurso, no la primera opción. No todo tiene que ser un documento físico.
Interfaces de impresión fáciles de usar
Para que los usuarios estén satisfechos y el equipo de TI no tenga que preocuparse, necesita una solución de impresión híbrida que, ante todo, sea fácil de usar. La idea es darles a los usuarios todo lo necesario para imprimir, y nada más. El proceso debe ser fluido. Un nuevo usuario debería poder instalar la aplicación, encontrar una impresora, cargar un documento, seleccionar las opciones de impresión y, a continuación, imprimir y liberar de forma segura, todo ello sin necesidad de contactar con el departamento de TI.
Integración con herramientas de colaboración
Si gestionas una oficina híbrida, es muy probable que ya uses diversas herramientas de colaboración, gestores de proyectos, plataformas de chat y soluciones de gestión documental. La buena noticia es que la mayoría de los servicios de gestión de impresión (incluido PaperCut) se sincronizan con las plataformas más populares, como Teams o Slack . Esto significa que puedes compartir e imprimir documentos dentro de tu entorno de colaboración actual. También puedes escanear trabajos directamente a tus canales más utilizados.
Fácil de usar, ¿recuerdas?
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