10 elementos de impresión imprescindibles para el entorno de oficina híbrido (blog PaperCut)

Imprimir en una oficina híbrida es una de esas cosas que ponen nerviosos a los responsables de TI. No se debe a obstáculos técnicos, sino más bien a la avalancha de incidencias que se avecina… Y este es un aspecto del que no se habla mucho cuando se trata de imprimir en un entorno híbrido. Es necesario equilibrar la accesibilidad del usuario con la seguridad y el control. Imagínese a niños pequeños en un arenero: queremos que puedan jugar dentro con seguridad (sin supervisión constante), pero los límites del espacio deben estar claramente definidos. No se puede entrar y salir libremente.

¿Qué necesitas, entonces, para un entorno de trabajo híbrido que funcione sin problemas? Considera esta tu lista de la compra.

Software de gestión de impresión basado en la nube

¿Cómo se puede imprimir sin problemas en entornos híbridos? La respuesta es sencilla: servicios de impresión en la nube. Necesita un software de gestión de impresión nativo de la nube que permita a los usuarios un acceso cómodo y, al mismo tiempo, proporcione a los administradores de sistemas la máxima visibilidad y un control sólido de toda la red. La idea es contar con un panel de control centralizado que gestione todo, desde la implementación de controladores hasta la seguridad de los endpoints y la resolución de problemas. Esto le permite escalar su entorno de impresión en la nube sin saturar al departamento de TI con miles de incidencias.

Soluciones de impresión seguras

En la mayoría de los entornos de impresión, al enviar un trabajo a la impresora, esta comienza a imprimirse automáticamente. Esto no es recomendable para el trabajo híbrido, ya que no hay garantía de que el usuario esté frente al dispositivo multifunción ni siquiera en el edificio. En su lugar, se necesita una liberación de impresión segura , lo que significa que solo los usuarios autorizados pueden liberar trabajos de impresión en la impresora. Hay varias opciones, pero normalmente vemos una combinación de autenticación de dos factores (2FA) con PIN y tarjetas magnéticas. Incluso se puede configurar la liberación de impresión móvil si se busca una alternativa más portátil.

Capacidades de impresión móvil

BYOD llegó para quedarse, y la era de imprimir solo desde el ordenador de escritorio ha quedado atrás. El personal necesita poder imprimir desde cualquier dispositivo y lugar, incluso desde su tableta o móvil. Aquí es donde la impresión móvil entra en juego. Un servicio como Mobility Print de PaperCut ofrece servicios de impresión en red en entornos de flotas mixtas, permitiendo que dispositivos administrados y no administrados impriman de forma segura desde cualquier impresora de la red.

Tenga en cuenta que debe combinar esta tecnología con algún tipo de estrategia de gestión de dispositivos móviles (MDM). Esto le ayudará a rastrear y gestionar la actividad de impresión, a la vez que controla los dispositivos y los datos.

Gestión de flota de impresoras

Si va a gestionar una oficina híbrida, su equipo de TI necesita una solución de gestión de flotas de impresoras. Esto les permite supervisar varias impresoras en diferentes ubicaciones, todo desde una única interfaz. También debe incluir herramientas útiles como el estado de la impresora, análisis predictivo, datos de patrones de uso, niveles de consumibles, programas de mantenimiento y alertas automatizadas para problemas como intrusiones de seguridad y atascos de papel. Consulte esta guía para gestionar una flota de impresoras en un entorno multisitio para obtener más información.

Características de sostenibilidad ambiental

Hoy en día, la mayoría de las organizaciones tienen objetivos ESG, y considerando que la impresión puede representar una parte significativa de sus residuos electrónicos , es una forma muy eficaz de hacer que su oficina híbrida sea más sostenible. Para empezar, asegúrese de configurar la impresión dúplex y en blanco y negro como predeterminada. Si utiliza cuotas , cobre más a los usuarios por las impresiones que consumen más recursos. También puede elegir modelos de impresora con buenas calificaciones energéticas, aprovechar la información de uso para consolidar impresoras y utilizar el equilibrio de carga para garantizar que su flota de impresoras funcione a la máxima eficiencia.

Soluciones automatizadas de gestión de suministros

La gestión automatizada de suministros consiste básicamente en optimizar todo el proceso de tóner, papel y consumibles. Con PaperCut , por ejemplo, puede realizar un seguimiento de los consumibles de la impresora por usuario, departamento o dispositivo, controlar los niveles de tinta y tóner en tiempo real y reabastecer automáticamente para evitar el exceso de existencias, todo ello sin tener que moverse de su escritorio. Esto tiene la ventaja adicional de reducir el tiempo de inactividad del sistema: no hay riesgo de quedarse sin tinta cuando una máquina se quede sin ella.

Herramientas de gestión y seguimiento de costes

En una oficina híbrida, donde es posible que no tenga a la vista el hardware, es importante controlar los costos de impresión para evitar que se descontrolen. La forma más sencilla de hacerlo es implementar cuotas de impresión y generar informes básicos de uso . De esta forma, podrá ver rápidamente quién imprime qué e identificar a los usuarios o departamentos que consumen más recursos. Como siempre, también recomendamos usar herramientas de gestión documental digital siempre que sea posible para reducir la impresión por completo. Imprimir debería ser el último recurso, no la primera opción. No todo tiene que ser un documento físico.

Interfaces de impresión fáciles de usar

Para que los usuarios estén satisfechos y el equipo de TI no tenga que preocuparse, necesita una solución de impresión híbrida que, ante todo, sea fácil de usar. La idea es darles a los usuarios todo lo necesario para imprimir, y nada más. El proceso debe ser fluido. Un nuevo usuario debería poder instalar la aplicación, encontrar una impresora, cargar un documento, seleccionar las opciones de impresión y, a continuación, imprimir y liberar de forma segura, todo ello sin necesidad de contactar con el departamento de TI.

Integración con herramientas de colaboración

Si gestionas una oficina híbrida, es probable que ya uses diversas herramientas de colaboración, gestores de proyectos, plataformas de chat y soluciones de gestión documental. La buena noticia es que la mayoría de los servicios de gestión de impresión (incluido PaperCut) se sincronizan con las plataformas más populares, como Teams o Slack . Esto significa que puedes compartir e imprimir documentos dentro de tu entorno de colaboración actual. También puedes escanear trabajos directamente en tus canales favoritos.

Fácil de usar, ¿recuerdas?

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