Das Druckerdilemma in Coworking Spaces lösen
Coworking-Spaces schießen weltweit wie Pilze aus dem Boden. Prognosen zufolge wird die Coworking-Branche weiterhin rasant wachsen , da die Nachfrage nach flexiblen Arbeitsplätzen wie denen beliebter Anbieter wie WeWork, The Wing und Industrious stetig steigt.
Es gibt jedoch eine klitzekleine Sache, die die Benutzer frustriert – das Drucken.
Heute werde ich dieses winzige Problem ein für alle Mal lösen. Aber zuerst ein paar Hintergrundinformationen…
Coworking-Spaces gibt es überall.
Laut coworker.com gibt es in den USA 1.794 verschiedene Coworking-Spaces. In Großbritannien sind es über 500 und in Australien 300. Das Angebot reicht von spontanen Besuchen bis hin zu langfristigen, entspannten und professionellen Büroräumen. Gitnux berichtet , dass es weltweit rund 18.700 Coworking-Spaces gibt und diese Zahl bis Ende 2024 auf 41.975 ansteigen könnte.
Ich habe ein paar Mal in einem Coworking Space in Neuseeland gearbeitet und es hat mir sehr gefallen! Es war ein Traum von Zusammenarbeit, Lernen und Nachhaltigkeit. Coworking Spaces bieten nicht nur einen Arbeitsplatz, sondern oft auch Vergünstigungen. Es herrschte ein echtes Gemeinschaftsgefühl. Ich habe an der Kaffeemaschine ein paar interessante Leute kennengelernt und es gab einen süßen Hund, Roxy.
Ich habe im Coworking-Space nie einen Drucker benutzt. Es war mir einfach zu kompliziert. Oft kannte ich mich mit den Druckereinstellungen nicht aus. Das führte zu Druckfehlern wie doppelseitigem Druck, falscher Seitenausrichtung oder falschen Druckeinstellungen. Selbst etwas so Simples wie das Ausdrucken von Besprechungsprotokollen konnte sich für mich, den Drucker, und die Systemadministratoren zum Albtraum entwickeln. Und wenn ich als Endnutzer schon so große Probleme hatte, kann ich mir nur vorstellen, wie frustrierend das Drucken für die arme IT-Abteilung/die Systemadministratoren sein muss!
Druckprobleme in Coworking-Spaces lösen
Womit genau haben Benutzer beim Drucken in Coworking Spaces zu kämpfen? Zu den häufigsten Druckproblemen gehören:
Verbindungsprobleme: Manchmal ist der Drucker nicht richtig mit dem Netzwerk verbunden, was zu Druckfehlern führt.
Treiberbereitstellung: Wenn die Druckertreiber nicht richtig installiert oder veraltet sind, kann es zu Druckproblemen kommen.
Wenig Tinte oder Toner: In Coworking-Bereichen ist die Druckernutzung häufig hoch, was zu niedrigen Tinten- oder Tonerständen führen kann. Dies kann zu Ausdrucken von schlechter Qualität führen oder das Drucken ganz verhindern.
Druckerkompatibilität: In Coworking-Spaces können Drucker verschiedener Hersteller vorhanden sein und beim Drucken von unterschiedlichen Geräten aus können Kompatibilitätsprobleme auftreten.
Zum Glück funktioniert PaperCut auch in Coworking-Spaces einwandfrei. Hier erfährst du, wie PaperCut allen das Leben in einem Coworking-Space erleichtern kann.
Kostenrückgewinnung
In diesen Umgebungen ist die Verwaltung des Drucks ein Muss, um die Kosten wieder hereinzuholen. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Personen/Unternehmen die von ihnen geleisteten Druckvorgänge in Rechnung zu stellen.
Ein Beispiel: Sie können jedem Benutzer/Unternehmen ein Kontingent zuweisen und die Kosten mit den monatlichen Gebühren verrechnen. Wenn das Limit erreicht ist, können Sie zusätzliche Druckaufträge abrechnen. Mit über 50 Berichten mit nur einem Klick haben Sie vollständige Übersicht über alle Druckvorgänge in Ihrer Umgebung.
Es besteht auch die Möglichkeit, PaperCut in die Coworking-Space-Management-Software zu integrieren, um die Abrechnung mit Nutzern und den Zahlungseingang noch einfacher zu gestalten, was mich zu folgendem Punkt bringt…
Integrationen
Integrieren Sie PaperCut mit Abrechnungssystemen oder Zahlungsgateways von Drittanbietern, wie z. B. PayPal.
Beispielsweise kennen Sie vielleicht Nexudus , eine gängige Plattform zur Verwaltung von Coworking-Spaces. Nexudus hat seinen Kunden die komplexe Arbeit abgenommen und eine Integration in die PaperCut-Software entwickelt. Sie können Nutzern erlauben, ein negatives Guthaben auf ihrem PaperCut-Konto zu haben. Diese Daten werden dann automatisch zur Rechnungsstellung verwendet, nicht nur für Druckkosten, sondern auch für die Raummiete. Die manuelle Berechnung der Druckkosten über PaperCut entfällt somit.
Offiziell gibt es mehr als 50 PaperCut-Integrationen (inoffiziell sind es Hunderte).
Mobiles Drucken und Drucken mit eigenen Geräten (BYOD)
Mobility Print – unsere BYOD-Lösung – ist in Coworking-Spaces ein absoluter Lebensretter. Sie können buchstäblich von jedem Gerät drucken, das Sie mitbringen. Smartphones, Tablets, Laptops, Chromebooks – alles ist möglich.
Mit ein paar einfachen Schritten können Benutzer schnell jeden Drucker finden und darauf drucken, ohne die Hilfe eines Technikers zu benötigen. Sie müssen keine Treiber suchen, keine Domänen beitreten und das Beste daran ist, dass jeder Benutzer seine Identität bestätigen muss, bevor er drucken kann. So wird sichergestellt, dass alle Druckvorgänge genau verfolgt und abgerechnet werden, was die Berichterstellung und Kostenerstattung zu einem Kinderspiel macht. So einfach ist das.
Für Nutzer, die regelmäßig Coworking-Spaces besuchen und von zu Hause aus drucken möchten, um die Dokumente vor Ort abzuholen, bietet die Cloud-Print-Funktion die Möglichkeit, remote zu drucken. Drucken Sie von Windows-, Chromebook- und Mac-Geräten außerhalb Ihres Netzwerks. Starten Sie den Druckvorgang zu Hause auf Ihrem Gerät, holen Sie sich einen Kaffee im Café und holen Sie Ihr Dokument bei Ihrer Ankunft im Coworking-Space ab. Cloud-Print für unterwegs.
Eingebettete Lösung und sichere Druckfreigabe
Haben Sie schon mal CRL+P gedrückt und sind schnell zum Drucker gerannt, damit niemand sieht, was Sie drucken? Mit PaperCut MF und der sicheren Druckfreigabe gehören diese Zeiten der Vergangenheit an. Sie können Ihren Druckauftrag sicher freigeben, während Sie am Drucker stehen – per Passwort, PIN oder Chipkarte. Das ist besonders praktisch, wenn Sie sich ein Gebäude mit anderen Unternehmen teilen und geheime Start-up-Ideen besprechen möchten.
Die integrierte Lösung verfolgt außerdem Kopiervorgänge und eröffnet völlig neue Möglichkeiten des Scannens . Scannen Sie Dokumente einfach per E-Mail, in Ordner oder in die Cloud und wandeln Sie Scans in durchsuchbare und bearbeitbare Smart Documents um – so finden Sie Informationen einfacher denn je.
PaperCut ist für Coworking-Spaces einfach sinnvoll. Weniger Zeitaufwand fürs Drucken, mehr Zeit zum Arbeiten.
Blog geschrieben von
Jess Graves: PaperCut Software
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