Sorgen Sie mit den Druckern Ihrer Schule für die Sicherheit von Lehrern und Schülern
Sicherheit war für Schulen schon immer wichtig. Dabei geht es um Datensicherheit (die wir hier ausführlicher behandelt haben), aber auch um das physische Wohlbefinden von Schülern, Lehrern und Mitarbeitenden.
Da COVID größtenteils überstanden ist, müssen wir über das Drucken und seinen Zusammenhang mit der öffentlichen Gesundheit nachdenken. Schließlich ist das Drucken einer der letzten physischen Berührungspunkte in einer digitalen Welt. Wir brauchen es weiterhin, und wir müssen es weiterhin sicher tun.
Beim Drucken gibt es drei Schwerpunktbereiche zum Schutz Ihrer Schule:
Berührungsloses Drucken
Staus am Drucker vermeiden
Einfache Aktivierung für den Druck von zu Hause
Egal wo Sie sind und wo Sie arbeiten, Systemadministratoren benötigen Tools, um Sicherheitsmaßnahmen je nach den individuellen Anforderungen ihrer Schule schnell und flexibel umzusetzen.
PaperCut-Funktionen wie Find-Me-Druck und Werkzeuge wie PaperCut Mobility Print erfüllen alle drei dieser Sicherheitsanforderungen. Aber schauen wir uns noch andere Dinge an, die Sie tun können, um die Druckumgebung Ihrer Schule sicherer zu machen.
Die Risiken der Drucksicherheit verstehen
Die beiden großen Risiken beim Schuldruck sind Datenpannen und Keimübertragung am MFD. Beide stellen ein Risiko für Studierende und Mitarbeitende dar und erfordern leicht unterschiedliche Lösungen. Wenn deine Schule einen 3D-Drucker hat, besteht auch das Risiko von Verbrennungen, Emissionen und ultrafeinen Partikeln. ( 3D-Druck ist eine ganz eigene Dose harzbasierter Würmer.)
Wichtig ist, sich darüber im Klaren zu sein, dass Druckräume und Multifunktionsgeräte in Schulen Risiken bergen können. Der Trick besteht darin, die Risiken vorherzusehen und Kontrollmaßnahmen zu ergreifen.
Implementierung sicherer Druckpraktiken in Schulen
IT-Sicherheit in Schulen ist Standard, und wir gehen davon aus, dass bereits ein IT-Team den Netzwerkzugriff überwacht. Vernachlässigen Sie jedoch nicht Ihre Druckumgebung, insbesondere wenn Sie Cloud-Druck über das Internet nutzen. Sie ist ein offensichtlicher Angriffspunkt für Hacker und eine häufige Schwachstelle in Schulsystemen, insbesondere bei Hunderten von Benutzern, verschiedenen Geräten, die überall verteilt sind, und Schülern, die von zu Hause über ihren WLAN-Router drucken.
Hier sind einige Tipps zur Implementierung sicherer Druckpraktiken in Schulen:
1. Implementieren Sie Zugriffskontrollen. Zunächst müssen Sie den Druckzugriff durch die Implementierung von Benutzerauthentifizierungssystemen einschränken. Idealerweise bei jedem Schritt – bei der Erstellung von Druckaufträgen und der Druckfreigabe. So stellen Sie sicher, dass nur autorisierte Studierende und Mitarbeiter auf die Druckressourcen zugreifen können.
2. Vermitteln Sie die Grundlagen. Das ist in einer Schule sinnvoll, oder? Eine Druckumgebung ist nur so sicher wie ihre Benutzer. Stellen Sie daher sicher, dass Schüler und Mitarbeiter in sicheren Druckpraktiken geschult sind. Dazu gehören Datensicherheit und physische Sicherheit. Erstellen Sie Poster für Ihren Druckraum mit einfachen Hinweisen, die den Schülern leicht verständlich sind.
3. Nutzen Sie Druckkontingente. Das ist aus mehreren Gründen (nicht zuletzt wegen der Kosten!) sinnvoll, aber auch eine praktische Sicherheitsmaßnahme. Druckkontingente helfen, übermäßiges Drucken zu vermeiden und verringern so das Risiko, dass vertrauliche Informationen am Multifunktionsgerät unbeachtet bleiben. Sie können auch Studierende und Mitarbeiter schulen, unnötige Druckaufträge zu minimieren.
4. Digital denken. Es ist sinnvoll, die Nutzung digitaler Dokumente zu fördern, wo immer es möglich ist. Das kann die Investition in digitale Kollaborationstools wie Slack oder Google Classroom bedeuten. Manchmal ist Ausdrucken notwendig, aber für alles andere lässt sich meist einfach eine App nutzen.
Verbesserung der Drucksicherheit durch Druckverwaltungssoftware
Wie trägt Druckmanagement-Software zur Drucksicherheit bei? Auf verschiedene Weise. Mit Druckmanagement-Software erhalten Sie die Kontrolle über Ihren Druck-Workflow. Und je mehr Kontrolle Sie haben, desto besser können Sie die Risiken des Schuldrucks minimieren – sowohl digital als auch physisch.
So kann das Druckmanagement das Drucken in der Schule sicherer machen:
1. Berührungsfreie Druckveröffentlichung. In einer Welt nach COVID ist eine berührungsfreie, sichere Druckveröffentlichung wichtiger denn je. MFD-Touchpads sind ein großer Kanal für Keimübertragungen – denken Sie nur daran, wie viele Finger sie täglich berühren – also finden wir einen besseren Weg. Mit Druckmanagement-Software können Sie Aufträge sicher mit einer Swipe-Karte, mobilen Druckfreigaben oder Schnellfreigabe-Terminals freigeben. Viel sauberer.
2. Vermeiden Sie Engpässe am Multifunktionsdrucker. Mit Druckmanagement-Software wie PaperCut können Sie die Lastverteilung implementieren, um Ihre Druckaufträge gleichmäßig zu verteilen. Dies verhindert, dass ein einzelner Drucker überlastet wird oder sich Druckaufträge an demselben Multifunktionsdrucker stauen. Die Lastverteilung kann entweder manuell erfolgen, indem jeder Benutzer einen freien Drucker auswählt, oder automatisch über [Software/Tool einfügen]. Find-Me Printing .
3. Drucken Sie, wenn möglich, von zu Hause aus . Mit Pocket oder Hive können Sie Druckaufträge sowohl am Arbeitsplatz als auch zu Hause erfassen. Die Einrichtung ist einfach und zum Drucken von zu Hause benötigen Sie lediglich die mobile App.
Drucksicherheit in Schulen ist keine statische Sache. Sie sollte sich mit den Bedürfnissen der Organisation und den neuesten Trends in der Drucktechnologie anpassen. Daher ist es gut, sich eine kontinuierliche Bewertung anzugewöhnen. Jährliche Prüfungen sind gut, aber vierteljährliche oder monatliche Überprüfungen sind noch besser. Mehr über Druckprüfungen können Sie hier lesen, aber im Grunde sollten Sie prüfen: wie viel Ihre Nutzer drucken, ob sie effizient drucken, wie viel es Sie kostet und was (falls überhaupt) Sie tun können, um Ihre Druckumgebung sicherer zu machen.
Erfahren Sie hier mehr über die PaperCut-Software .